Zo organiseer je een kankerinformatiedag

Begin met een helder programma en een thema dat de hele dag richting geeft. Leg daarna sprekers, voorlichters en een toegankelijke locatie vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel bij de aanmelding niet alleen dieetwensen, maar ook toegankelijkheidswensen en toestemming voor communicatie. Werk in de laatste week met een vaste controle van presentaties, folders, techniek, vrijwilligers en nazorginformatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en thema vastleggen
2 personen
2
Sprekers en voorlichters benaderen
2 personen
3
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
4
Toegankelijkheid van locatie controleren
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Privacytekst voor aanmeldingen maken
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Toegankelijkheidswensen verzamelen
12
Programma naar deelnemers sturen
13
Presentaties en materialen opvragen
14
Informatiefolders selecteren
2 personen
15
Nazorginformatie samenstellen
2 personen
16
Gespreksbegeleiders instrueren
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Catering en boodschappen bestellen
2 personen
19
Techniek en microfoons reserveren
20
Bewegwijzering ontwerpen
21
Naamkaartjes en presentielijst maken
2 personen
22
Herinnering naar deelnemers sturen
23
Laatste afmeldingen verwerken
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Folders en formulieren printen
2 personen
26
Informatietafels voorbereiden
2 personen
27
Catering gekoeld opslaan
2 personen

Event

28
Zaal openen
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
31
Informatietafels inrichten
4 personen
32
Bewegwijzering ophangen
2 personen
33
Presentaties testen
2 personen
34
Microfoons testen
2 personen
35
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
36
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
37
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
38
Sprekers ontvangen
2 personen
39
Sprekers instrueren
2 personen
40
Deelnemers registreren
3 personen
41
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
42
Programma toelichten
43
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
44
Medische informatiesessie begeleiden
3 personen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Gespreksruimte begeleiden
3 personen
48
Informatiefolders aanvullen
2 personen
49
Warme maaltijd uitserveren
4 personen
50
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
51
Panelgesprek begeleiden
3 personen
52
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
53
Pauzeruimte rustig houden
54
Avondpresentatie verzorgen
2 personen
55
Contactgegevens nazorg uitdelen
2 personen
56
Afsluiting verzorgen
2 personen
57
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

58
Servies verzamelen
3 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Informatietafels afbouwen
3 personen
61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Folders en materialen inpakken
2 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Zaal schoonmaken
4 personen
65
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
66
Locatie afsluiten
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Deelnemersbedankje versturen
69
Presentaties digitaal delen
70
Openstaande informatieverzoeken beantwoorden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Informatiebaliesaantal 6
Loungefauteuilsaantal 6
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikkersaantal 2
Papierversnipperaar

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Schalenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductieplatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3

Decoratie

Tafelkleedsetsaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Naambordhoudersaantal 10
Informatiebordstandaardsaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Sprekerskaartjesaantal 10
Stoffen achtergronddoekenaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiedispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Informatiefoldersaantal 300
Programmaflyersaantal 120
Nazorgkaartenaantal 120
Evaluatieformulierenaantal 100
Presentielijstenaantal 6
Notitieblokkenaantal 100
A4-papieraantal 3
Enveloppenaantal 120

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 150
Markeerstiftenaantal 12
Permanente markersaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Schilderstapeaantal 8
Plaknotitiesaantal 12
Klembordenaantal 10
Scharenaantal 6
Nietmachinesaantal 3
Paperclipsaantal 3
Naamkaartjeshoudersaantal 100

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Antislipmattenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Mondmaskersaantal 100
Wegwerpschortenaantal 20

Tips

Plan eerst de inhoud en tijdsindeling en vraag presentaties uiterlijk 2 weken vooraf op. Zo kun je het programma naar deelnemers sturen en ontbrekende materialen nog vervangen.
Controleer toegankelijkheid vóór je de zaal reserveert: kijk naar entree, toiletten, looproutes en zitplaatsen. Vraag toegankelijkheidswensen bij de aanmelding uit en verwerk ze uiterlijk 1 week voor de dag.
Stuur uitnodigingen zodra programma, locatie en aanmeldformulier klaar zijn. Sluit de aanmelding bijvoorbeeld 7 dagen vooraf, zodat je naamkaartjes, presentielijst, catering en dieetwensen tijdig kunt afronden.
Test techniek niet pas bij aanvang. Controleer projector, scherm, laptop, presentatieklikker, microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen minstens 1 dag eerder en leg reservekabels klaar.
Maak ruimte voor rustige gesprekken en nazorg. Instrueer gespreksbegeleiders vooraf, zet folders en formulieren per onderwerp klaar en stuur nazorginformatie binnen 2 werkdagen na de informatiedag na.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren organiseer je een kankerinformatiedag?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je thema, programma, sprekers en locatie vast; daarna volgen aanmeldingen, materialen, vrijwilligers en catering.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een kankerinformatiedag versturen?: Stuur uitnodigingen zodra locatie, programma en aanmeldformulier definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Stuur 7 dagen voor de dag een herinnering en verwerk daarna de laatste afmeldingen.
Hoe regel je toegankelijkheid bij een kankerinformatiedag?: Controleer minimaal 6 weken vooraf entree, toiletten, looproutes, zaalindeling en zitplaatsen. Vraag toegankelijkheidswensen direct bij de aanmelding en controleer 1 week vooraf of elke wens is verwerkt.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een kankerinformatiedag?: Tel het aantal definitieve aanmeldingen 7 dagen vooraf en bestel daarna de catering. Reken voor een programma van een halve dag minimaal 2 drinkmomenten per deelnemer en houd dieetwensen apart herkenbaar bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.