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Checklist pour organiser une journée d’information sur le cancer

Une journée d’information sur le cancer demande une préparation précise, car le contenu, l’accueil et la confidentialité doivent être cohérents. Commencez par définir le programme, le thème et les intervenants, puis réservez une salle accessible et adaptée aux échanges. Les inscriptions permettent d’anticiper les besoins alimentaires, l’accessibilité et le nombre de supports à imprimer. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au briefing des animateurs et aux derniers rappels envoyés aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir le programme et le thème

    2 personnes

  • Contacter les intervenants et les animateurs d’information

    2 personnes

  • Réserver le lieu et l’agencement de la salle

    2 personnes

  • Vérifier l’accessibilité du site

    2 personnes

  • Créer le formulaire d’inscription

  • Rédiger le texte de confidentialité pour les inscriptions

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Recueillir les besoins d’accessibilité

  • Envoyer le programme aux participants

  • Demander les présentations et le matériel

  • Sélectionner les brochures d’information

    2 personnes

  • Préparer les informations de suivi

    2 personnes

  • Briefing des animateurs de discussion

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Commander la restauration et les courses

    2 personnes

  • Réserver la technique et les microphones

  • Concevoir la signalétique

  • Créer les badges nominatifs et la feuille d'émargement

    2 personnes

  • Envoyer un rappel aux participants

  • Traiter les dernières annulations

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Imprimer les brochures et les formulaires

    2 personnes

  • Préparer les tables d’information

    2 personnes

  • Stocker le catering au frais

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir la salle

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Aménager le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Installer les tables d’information

    4 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Tester les présentations

    2 personnes

  • Tester les microphones

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    3 personnes

  • Préparer les amuse-bouches et les fruits

    3 personnes

  • Accueillir les bénévoles

    2 personnes

  • Accueillir les intervenants

    2 personnes

  • Briefer les intervenants

    2 personnes

  • Enregistrer les participants

    3 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Présenter le programme

  • Assurer la présentation d’ouverture

    2 personnes

  • Animer la séance d’information médicale

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Animer l'espace de discussion

    3 personnes

  • Ravitailer les brochures d'information

    2 personnes

  • Servir le repas chaud

    4 personnes

  • Distribuer séparément les repas spéciaux

    2 personnes

  • Animer le débat

    3 personnes

  • Recueillir les questions de la salle

    2 personnes

  • Maintenir le calme dans la salle de pause

  • Assurer la présentation du soir

    2 personnes

  • Distribuer les coordonnées de suivi

    2 personnes

  • Assurer la clôture

    2 personnes

  • Reconduire les participants

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Démonter les tables d'information

    3 personnes

  • Éteindre la technique

    2 personnes

  • Emballer les brochures et le matériel

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Remettre les tables et les chaises en place

    4 personnes

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement aux participants

  • Partager les présentations numériquement

  • Répondre aux demandes d’information en attente

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 12
  • Chaisesqté 90
  • Bureaux d’informationqté 6
  • Fauteuils loungeqté 6
  • Porte-manteauxqté 3

Équipement

  • Ordinateur portableqté 2
  • Projecteurqté 2
  • Écran de projectionqté 2
  • Microphones sans filqté 3
  • Pieds de microqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Batteries externesqté 4
  • Cliques de présentationqté 2
  • Destructeur de documents

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 100
  • Verres à boireqté 100
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Louchesqté 8
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Thermosqté 8
  • Carafes d’eauqté 8

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteauxqté 6
  • Pincesqté 6
  • Saladiersqté 12
  • Glacièresqté 4
  • Bacs de maintien au chaudqté 6
  • Plaques à inductionqté 2
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 3

Décoration

  • Sets de nappesqté 12
  • Badges nominatifsqté 100
  • Porte-nomsqté 10
  • Pieds pour panneaux d’informationqté 8
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Cartes des intervenantsqté 10
  • Toiles de fond en tissuqté 2

Éclairage

  • Lampadairesqté 4
  • Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

  • Seau de nettoyageqté 2
  • Serpillièresqté 3
  • Sets de balaiqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Poubellesqté 8
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
  • Distributeurs de désinfectantqté 6
  • Brosses de toilettesqté 4

Catering

  • Courses

Papeterie

  • Brochures d’informationqté 300
  • Flyers du programmeqté 120
  • Cartes de suiviqté 120
  • Formulaires d’évaluationqté 100
  • Listes de présenceqté 6
  • Blocs-notesqté 100
  • Papier A4qté 3
  • Enveloppesqté 120

Fournitures de bureau

  • Stylos à billeqté 150
  • Marqueursqté 12
  • Marqueurs permanentsqté 12
  • Rouleaux de ruban adhésifqté 8
  • Ruban de masquageqté 8
  • Notes adhésivesqté 12
  • Presse-papiersqté 10
  • Ciseauxqté 6
  • Agrafeusesqté 3
  • Trombonesqté 3
  • Porte-nomsqté 100

Sécurité

  • Lampes de pocheqté 4
  • Tapis antidérapantsqté 8
  • Passe-câblesqté 12
  • Masquesqté 100
  • Tabliers jetablesqté 20

Conseils

  • Réservez la salle plusieurs semaines à l’avance et vérifiez sur place les accès, les sanitaires, les places assises et la circulation pour les personnes à mobilité réduite. Une salle accessible ne suffit pas si la signalétique ou l’agencement crée des obstacles.
  • Demandez les présentations et le matériel aux intervenants au moins 7 jours avant la journée. Testez ensuite l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises avec les fichiers définitifs.
  • Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement pour consolider les besoins alimentaires, les demandes d’accessibilité et la liste des badges. Gardez une procédure pour traiter les annulations de dernière minute sans perdre les informations utiles.
  • Prévoyez les brochures, formulaires de suivi et feuilles d’émargement avec une marge de 10 % par rapport au nombre d’inscrits. Les documents d’information et les présentations ne remplacent pas des indications claires sur la confidentialité des inscriptions.
  • Envoyez un rappel avec le programme, l’horaire, l’adresse, les indications d’accès et les modalités d’accueil 48 à 72 heures avant la journée. Le jour même, répartissez les bénévoles entre l’accueil, les bureaux d’information, la salle et l’orientation des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’information sur le cancer ?
Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les intervenants, réserver une salle accessible, ouvrir les inscriptions, commander la restauration et préparer les supports.
Quand envoyer les invitations pour une journée d’information sur le cancer ?
Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, puis un rappel 48 à 72 heures avant. Indiquez dès le départ le programme, les modalités d’inscription et les besoins alimentaires ou d’accessibilité à signaler.
Combien de brochures faut-il imprimer ?
Imprimez le nombre d’inscrits plus environ 10 % de marge. Pour 80 participants, prévoyez donc environ 88 exemplaires, en séparant les brochures d’information des formulaires à remplir.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée d’information sur le cancer ?
La veille, vérifiez la liste des inscrits, les dernières annulations, les badges, la signalétique, les supports imprimés et le matériel technique. Prévoyez aussi 30 à 60 minutes pour tester les microphones, la projection et les présentations dans la salle.

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