Checklist pour organiser un forum de l’emploi
Un forum de l’emploi se prépare dans un ordre précis : réserver le lieu, confirmer les employeurs, ouvrir les inscriptions, puis organiser les espaces et l’accueil. Les oublis surviennent souvent dans les dernières semaines : informations incomplètes, besoins alimentaires non recueillis, câbles manquants ou badges imprimés trop tard. Cette checklist regroupe 71 tâches et 89 fournitures pour suivre la préparation jusqu’au jour J. Utilisez-la pour répartir le travail entre l’équipe, les bénévoles et les partenaires participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Faire les réservations
Contacter les employeurs participants
3 personnes
Inscrire les employeurs
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Collecter les informations des employeurs
2 personnes
Finaliser le programme
2 personnes
Élaborer le plan
Confirmer les employeurs
2 personnes
Commander le catering
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer les consignes de sécurité
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Composer les packs employeurs
3 personnes
Imprimer les plans
Impression de la signalétique
Rassembler les présentations
Tester la technique
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Monter les stands des employeurs
6 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager le point de restauration
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Événement
Accueillir les employeurs
3 personnes
Accompagner les employeurs jusqu’aux stands
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Soutenir les stands employeurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Gérer les micros
Résoudre les questions techniques
2 personnes
Distribuer des documents d’information supplémentaires
2 personnes
Faciliter des échanges calmes
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire ses adieux aux employeurs
3 personnes
Suivi
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler le matériel des stands
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rendre le matériel loué
2 personnes
Envoyer les remerciements aux employeurs
Traiter les données de présence
Rapporter les affaires en attente
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 32
- Chaisesqté 110
- Tabourets de barqté 8
- Table d'inscription
- Tabouretsqté 12
- Portants à vêtementsqté 2
- Poubellesqté 8
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 3
- Antivols pour ordinateur portableqté 3
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphones sans filqté 2
- Conférencierqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallonges électriquesqté 6
- Multiprisesqté 12
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs USB-Cqté 3
- Câbles de rechargeqté 6
- Télécommande de présentationqté 2
- Routeur Wi-Fi
Décoration
- Bannières sur piedqté 6
- Nappesqté 32
- Présentoirs pour cartes nominativesqté 35
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneau d’accueil
- Toiles de fond avec logoqté 6
- Bandes adhésivesqté 4
- Goulottes de câblesqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 120
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Louchesqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Balais à mainqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Balaiqté 2
- Lave-vitres
Catering
- Courses
Papeterie
- Brochures du programmeqté 250
- Plansqté 200
- Brochures pour employeursqté 300
- Formulaires d'inscriptionqté 250
- Formulaires d’évaluationqté 200
- Blocs-notesqté 120
- Enveloppesqté 120
- Papier pour imprimanteqté 2
- Badges nominatifsqté 180
- Housses de badgeqté 180
- Stylosqté 150
- Marqueursqté 24
- Notes adhésivesqté 24
- Presse-papiersqté 12
- Classeursqté 12
- Cartes d’enquêteqté 150
Fournitures de bureau
- Ciseauxqté 8
- Rouleaux de ruban adhésifqté 12
- Agrafeusesqté 4
- Boîtes d’agrafesqté 8
- Trombonesqté 4
- Élastiquesqté 4
- Autocollants d’étiquettesqté 8
- Serre-câblesqté 100
- Attaches-câblesqté 100
- Mètres rubansqté 2
- Ruban adhésifqté 4
- Marqueurs pour tableau blancqté 12
- Tableau blanc
- Blocs pour chevaletqté 3
- Feutres pour paperboardqté 12
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lampes de bureauqté 6
- Veilleusesqté 4
Sécurité
- Passe-câblesqté 12
- Panneaux d'avertissementqté 6
- Lampes de pocheqté 4
- Gilets réfléchissantsqté 8
Conseils
- Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant le forum. Réservez aussi les tables, les chaises, la table d’inscription et l’équipement audiovisuel avant de lancer les invitations.
- Demandez aux employeurs leurs informations, leurs besoins techniques et leur nombre de représentants au moment de l’inscription. Prévoyez une relance 10 jours avant la clôture pour éviter un plan d’implantation incomplet.
- Traitez les inscriptions au fil de l’eau plutôt qu’à la dernière semaine. Préparez les badges nominatifs, les packs employeurs et les plans dès que la liste des participants est stabilisée, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement.
- Testez la technique au moins 2 heures avant l’ouverture : vidéoprojecteur, écran, microphones, câbles HDMI, adaptateurs USB-C, rallonges et routeur Wi-Fi. Gardez plusieurs câbles de recharge et adaptateurs disponibles à l’accueil.
- Faites une visite complète du parcours visiteur la veille. Vérifiez le panneau d’accueil, les panneaux indicateurs, les bannières, les goulottes de câbles, les poubelles, les tasses à café et l’accès aux stands pour les employeurs.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un forum de l’emploi ?
- Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation du lieu, la fixation de la date et le contact des employeurs participants.
- Quand envoyer les invitations aux employeurs ?
- Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant le forum, avec un formulaire d’inscription et une date limite claire. Prévoyez une relance 10 jours avant cette échéance.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un forum de l’emploi ?
- Prévoyez au moins 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, la signalétique, les badges et le matériel technique. Ajoutez 30 minutes pour tester les présentations, les microphones et les connexions.
- Quand finaliser le plan des stands et les badges ?
- Finalisez le plan 5 à 7 jours avant l’événement, après confirmation des employeurs et de leurs besoins. Imprimez les badges, les plans et les consignes de sécurité au plus tard la veille.
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