Que faut-il prévoir pour une journée d’information sur l’autisme ?

Une journée d’information sur l’autisme demande plus qu’une salle et un programme. Il faut prévoir un accueil identifiable, du matériel de présentation testé et des espaces adaptés aux différents niveaux de stimulation. Cette liste vous aide à rassembler le mobilier, l’équipement, la vaisselle et les fournitures nécessaires, sans oublier les détails souvent réglés trop tard. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits et aux ateliers prévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 150
Tabourets de barqté 6
Comptoir d'inscription
Tables d’informationqté 8
Tabouretsqté 12
Fauteuils loungeqté 4
Paravents de vestiaireqté 3
Porte-manteauxqté 4
Caisses de rangementqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Stations de rechargeqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 16
Cuillères de serviceqté 16
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Bouilloiresqté 4
Filtres à caféqté 200
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 180
Nappesqté 16
Panneaux indicateursqté 20
Plaques de porteqté 12
Panneaux du programmeqté 8
Chevalets de conférenceqté 6
Papier pour chevaletqté 6
Marqueursqté 24
Stylosqté 100
Ruban adhésifqté 8
Pâte à modelerqté 6
Numéros de tableqté 20

Espace de repos

Poufsqté 6
Couverturesqté 8
Casques audioqté 10
Bouchons d'oreillesqté 30
Matériel antistressqté 20
Lunettes de soleilqté 10
Minuteries visuellesqté 4
Rideaux occultantsqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes LEDqté 8
Filtres de lumièreqté 8

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Stations de désinfectionqté 6
Poubellesqté 12
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Sets de balaiqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 10
Autocollants pictogrammesqté 40

Catering

Courses
- Café - 5 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Bière sans alcool - 4 packs de six
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 6 kilo
- Mandarines - 50 pièces
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 4 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Crackers à teneur réduite en sel - 8 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Galettes de riz - 6 paquets
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage jeune - 3 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Tartinade végétarienne - 12 pots
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 150 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Mélange d'épices - 2 pots
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Gants sans latex - 2 boîtes

Conseils

Prévoyez une chaise pour chaque participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de sièges supplémentaires pour les accompagnants et les intervenants arrivant sans inscription préalable.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et le micro au moins 24 heures avant l’ouverture. Gardez deux rallonges et une multiprise de secours à proximité.
Installez l’espace de repos avec des fauteuils lounge et des paravents avant l’arrivée du public. Prévoyez au moins une zone calme clairement signalée, éloignée des haut-parleurs et du passage principal.
Pour les boissons, comptez environ 2 à 3 verres par personne sur la journée, plus une carafe d’eau par table. Refroidissez les boissons la veille et préparez les thermos de café juste avant l’accueil.
Préparez les badges, le programme et les panneaux d’information au minimum 48 heures à l’avance. Gardez une réserve d’environ 10 % de badges vierges pour les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour une journée d’information sur l’autisme ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 80 participants, préparez donc environ 84 à 88 chaises, sans compter les fauteuils réservés à l’espace de repos.
Combien de boissons acheter pour une journée d’information sur l’autisme ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne, dont de l’eau disponible en continu. Pour 80 participants, cela représente environ 160 à 240 verres ou portions, selon la durée et la présence d’un service de café.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant l’événement, puis vérifiez à nouveau les branchements 60 minutes avant l’arrivée du public. Testez chaque présentation, le son, le micro et le cliqueur.
Quand préparer l’espace de repos et l’itinéraire calme ?: Définissez l’itinéraire à faible stimulation et installez l’espace de repos avant le jour J, idéalement 24 à 48 heures à l’avance. Vous pourrez ainsi corriger le bruit, l’éclairage ou la circulation avant l’accueil des participants.

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