Organiser une journée d’information, étape par étape

Une journée d’information réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le programme et les intervenants, puis les salles, les inscriptions et la communication. Prévoyez ensuite l’accueil, les supports de présentation, la technique et la restauration. Les oublis surviennent souvent dans les dernières 48 heures : présentations non reçues, badges incomplets, câbles manquants ou besoins alimentaires non vérifiés. Ce plan vous aide à avancer jusqu’au contrôle final du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les intervenants et les accompagnateurs
2 personnes
3
Réserver les salles et les espaces de présentation
2 personnes
4
Vérifier les autorisations et le règlement intérieur
2 personnes
5
Rédiger le texte de l’invitation
2 personnes
6
Créer le formulaire d’inscription
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la journée d’information en ligne
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
12
Finaliser le programme
2 personnes
13
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
14
Recevoir les présentations
15
Concevoir des panneaux d’information
2 personnes
16
Imprimer les flyers et le programme
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Mettre à jour la liste d’inscription
19
Commander les quantités de restauration
2 personnes
20
Tester la technique
2 personnes
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Vérifier le lieu
2 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Aménager les stands d’information
4 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
31
Installer la décoration
2 personnes
32
Placer les panneaux d’information
2 personnes
33
Préparer les programmes
34
Préparer les badges nominatifs
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
37
Revérifier la technique
2 personnes
38
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

39
Accueillir les visiteurs
4 personnes
40
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
41
Distribuer les programmes
2 personnes
42
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
43
Fournir des informations aux stands
8 personnes
44
Animer les présentations
2 personnes
45
Accueillir les intervenants
46
Gérer le micro
47
Préparer les présentations
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Vérifier les stocks
54
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
55
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

56
Démonter les panneaux d'information
3 personnes
57
Éteindre la technique
2 personnes
58
Ranger le service traiteur
3 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
60
Retirer la décoration
2 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Nettoyer les espaces
4 personnes
64
Inventorier le matériel
2 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
67
Sécuriser les objets trouvés
68
Répondre aux questions des visiteurs après l’événement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 12
Présentoirs à dépliantsqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Louchesqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Bouquets de ballonsqté 8
Bannières enroulablesqté 6
Panneaux directionnelsqté 10
Pâte adhésiveqté 4
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Distributeurs d'eauqté 2
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateauxqté 8
Corbeilles à painqté 6
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4
Pains de glaceqté 16
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Inscription

Comptoir d'inscription
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Blocs-notesqté 120
Bacs à fichesqté 4

Informations

Brochures d’informationqté 500
Flyers du programmeqté 150
Enquêtesqté 120
Pots à stylosqté 8
Présentoirsqté 12
Ruban adhésifqté 6
Marqueursqté 24

Conseils

Bloquez la date, le programme et les salles avant d’envoyer l’invitation. Demandez aux intervenants leur titre, leur horaire et leur présentation au moins 10 jours avant la journée.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable. Exportez la liste chaque semaine, puis tous les jours pendant les 3 derniers jours pour suivre les désistements et les besoins alimentaires.
Testez chaque ordinateur, projecteur, écran, microphone et câble HDMI dans la salle prévue au plus tard la veille. Gardez au moins une rallonge, une multiprise et une batterie externe de rechange sur place.
Préparez les badges, panneaux, flyers et programmes à partir de la dernière liste d’inscription. Imprimez-les la veille et gardez quelques badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Commandez la restauration selon le nombre confirmé, avec une marge de 5 à 10 %. Refroidissez les boissons la veille et préparez séparément les tasses, verres, assiettes, couverts et ustensiles de service pour éviter un accueil désordonné.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée d’information ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Laissez les inscriptions ouvertes pendant au moins 14 jours afin d’avoir le temps de répondre aux questions et d’ajuster la restauration.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez-les au moins 10 jours avant l’événement et fixez une date limite claire, par exemple 5 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les formats, les vidéos et la compatibilité avec le projecteur.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée du public pour disposer les tables et les chaises, installer le balisage, préparer les badges et tester la technique. Ajoutez 30 minutes si plusieurs espaces de présentation sont utilisés.
Quand finaliser le nombre de repas et de boissons ?: Faites un premier calcul 5 à 7 jours avant, puis confirmez les quantités 48 heures avant la journée. Utilisez la liste d’inscription actualisée et ajoutez une marge de 5 à 10 % pour les arrivées non prévues.

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