Journée d’information : la checklist pour tout préparer

Une journée d’information réussie repose sur un enchaînement précis : programme, intervenants, inscriptions, salles et accueil doivent avancer ensemble. Commencez par fixer la date et réserver les espaces, puis ouvrez rapidement les inscriptions pour connaître le nombre de visiteurs. Les présentations, badges, panneaux et supports imprimés prennent souvent plus de temps que prévu. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs jusqu’au test technique et à la vérification finale du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les intervenants et les accompagnateurs
2 personnes
Réserver les salles et les espaces de présentation
2 personnes
Vérifier les autorisations et le règlement intérieur
2 personnes
Rédiger le texte de l’invitation
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée d’information en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Finaliser le programme
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
Recevoir les présentations
Concevoir des panneaux d’information
2 personnes
Imprimer les flyers et le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre à jour la liste d’inscription
Commander les quantités de restauration
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager les stands d’information
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Préparer les programmes
Préparer les badges nominatifs
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Revérifier la technique
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Fournir des informations aux stands
8 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Accueillir les intervenants
Gérer le micro
Préparer les présentations
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter les panneaux d'information
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Sécuriser les objets trouvés
Répondre aux questions des visiteurs après l’événement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 12
Présentoirs à dépliantsqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Louchesqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Bouquets de ballonsqté 8
Bannières enroulablesqté 6
Panneaux directionnelsqté 10
Pâte adhésiveqté 4
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Distributeurs d'eauqté 2
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateauxqté 8
Corbeilles à painqté 6
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4
Pains de glaceqté 16
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Inscription

Comptoir d'inscription
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Blocs-notesqté 120
Bacs à fichesqté 4

Informations

Brochures d’informationqté 500
Flyers du programmeqté 150
Enquêtesqté 120
Pots à stylosqté 8
Présentoirsqté 12
Ruban adhésifqté 6
Marqueursqté 24

Conseils

Fixez la date, le programme provisoire et les salles au moins 6 à 8 semaines avant la journée. Vérifiez dès ce moment les autorisations nécessaires et le règlement intérieur du lieu.
Envoyez les invitations dès que le formulaire d’inscription est prêt, idéalement 4 semaines à l’avance. Demandez aussi les besoins alimentaires afin d’ajuster les quantités de restauration avant la commande.
Demandez les présentations des intervenants 7 jours avant l’événement et testez chaque fichier sur l’ordinateur et le projecteur utilisés sur place. Prévoyez les câbles HDMI, rallonges, multiprises et batteries de secours au même endroit.
Préparez les badges, la liste d’inscription, les panneaux d’information et les flyers la veille. Installez les tables, chaises, présentoirs et poteaux de balisage en suivant le parcours réel d’un visiteur.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même, en gardant une marge pour les arrivées anticipées. Comptez séparément les tasses à café, verres, assiettes et couverts pour éviter de manquer de vaisselle pendant les pauses.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée d’information ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour une journée avec plusieurs intervenants et espaces. Lancez les inscriptions environ 4 semaines avant, puis finalisez le programme et les supports la dernière semaine.
Quand envoyer les invitations pour une journée d’information ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu, les horaires et le formulaire d’inscription sont confirmés, idéalement 4 semaines avant. Une relance 7 à 10 jours avant aide à obtenir un nombre de participants fiable.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez les fichiers au plus tard 7 jours avant la journée d’information. Gardez 2 jours pour vérifier les formats, les vidéos, les polices et la compatibilité avec le projecteur.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Faites un premier test complet 2 à 3 jours avant, puis contrôlez les branchements sur place le matin même. Testez notamment les ordinateurs portables, projecteurs, écrans, microphones sans fil et enceintes.

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