Zo organiseer je een informatiedag zonder losse eindjes

Begin met het doel, de datum en een programma met duidelijke tijdvakken. Leg daarna ruimtes, sprekers en techniek vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Gebruik het aanmeldformulier om aantallen, vragen en dieetwensen te verzamelen; die gegevens bepalen je catering en indeling. In de laatste week draait alles om controleren: presentaties ontvangen, techniek testen, materialen klaarzetten en bezoekers op locatie de juiste weg wijzen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sprekers en begeleiders benaderen
2 personen
3
Ruimtes en presentatieplekken reserveren
2 personen
4
Vergunningen en huisregels controleren
2 personen
5
Uitnodigingstekst opstellen
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Informatiedag online publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
12
Programma definitief maken
2 personen
13
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
14
Presentaties ontvangen
15
Informatieborden ontwerpen
2 personen
16
Flyers en programma's drukken
2 personen
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Aanmeldlijst bijwerken
19
Cateringhoeveelheden bestellen
2 personen
20
Techniek testen
2 personen
21
Materialen verzamelen
3 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Locatie controleren
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Informatiekraampjes inrichten
4 personen
29
Registratiebalie inrichten
2 personen
30
Presentatieruimte inrichten
3 personen
31
Decoratie ophangen
2 personen
32
Informatieborden plaatsen
2 personen
33
Programma's klaarleggen
34
Naamkaartjes klaarleggen
35
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
36
Hapjes op schalen leggen
2 personen
37
Techniek opnieuw testen
2 personen
38
Briefing voor vrijwilligers geven
2 personen

Event

39
Bezoekers ontvangen
4 personen
40
Aanmeldingen registreren
3 personen
41
Programma's uitdelen
2 personen
42
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
43
Informatie bij stands geven
8 personen
44
Presentaties begeleiden
2 personen
45
Sprekers ontvangen
46
Microfoon bedienen
47
Presentaties klaarzetten
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten controleren
53
Voorraad controleren
54
Laatste bezoekers informeren
2 personen
55
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

56
Informatieborden afbreken
3 personen
57
Techniek uitschakelen
2 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
60
Decoratie verwijderen
2 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Ruimtes schoonmaken
4 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Overgebleven catering opruimen
2 personen
67
Gevonden voorwerpen veiligstellen
68
Bezoekersvragen naberichten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Folderrekkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenbundelsaantal 8
Rolbannersaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 10
Kleefgumaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Snoerverlichtingaantal 4

Catering

Waterdispensersaantal 2
Drankdispensersaantal 4
Dienbladenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Suikerbakjesaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Koelelementenaantal 16
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handdesinfectiehoudersaantal 6

Registratie

Registratiebalie
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Notitieblokkenaantal 120
Kaartbakkenaantal 4

Informatie

Informatiefoldersaantal 500
Programmaflyersaantal 150
Enquêtesaantal 120
Pennenbakjesaantal 8
Presentatiestandaardsaantal 12
Plakbandaantal 6
Schrijfstiftenaantal 24

Tips

Plan naast presentaties ook vaste inloop- en wisselmomenten. Reken per onderdeel minimaal 10 minuten voor vragen en verplaatsing, anders loopt het programma snel uit.
Vraag sprekers uiterlijk 7 dagen vooraf om hun definitieve presentatie en benodigde aansluitingen. Test elke laptop, projector, HDMI-kabel, microfoon en speaker daarna samen op de locatie.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de informatiedag af of werk met een dagelijkse peildatum. Zo kun je naamkaartjes, programma’s, stoelen en catering op aantallen voorbereiden.
Maak de bezoekersroute zichtbaar vanaf de ingang. Plaats informatieborden en afzetpalen bij kruisingen en vermeld op het programma waar registratie, presentaties en pauzes zijn.
Controleer de locatie de dag ervoor op stroompunten, tafelopstelling en koeling. Zet dranken in koelboxen of thermoskannen klaar en leg serveerschalen, tangen, borden en bestek per pauzemoment bij elkaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een informatiedag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de ruimtes en benader sprekers; verstuur de uitnodigingen daarna zodra datum en programma-opzet vaststaan.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een informatiedag?: Stuur ze ongeveer 4 tot 6 weken vooraf, met een aanmeldtermijn van 7 tot 10 dagen voor de bijeenkomst. Zo heb je nog tijd om dieetwensen, vragen, naamkaartjes en catering te verwerken.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor een presentatie op een informatiedag?: Plan meestal 30 tot 45 minuten per presentatie, inclusief 10 minuten voor vragen. Houd tussen twee ruimtes of onderdelen 10 tot 15 minuten vrij voor uitloop en verplaatsing.
Wanneer test je de techniek voor een informatiedag?: Test de volledige opstelling uiterlijk 1 dag vooraf en controleer op de ochtend zelf nog één keer beeld, geluid en stroom. Leg reserve-HDMI-kabels, verlengkabels en een opgeladen powerbank klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.