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Checklist pour organiser un spectacle de conte de fées

Un spectacle de conte de fées demande une coordination précise entre les inscriptions, la scène, les costumes, le décor et l’accueil du public. Commence par fixer la date et le programme, puis réserve le lieu, le traiteur et la technique avant d’envoyer les invitations. Les dernières semaines servent à confirmer les participants, l’équipe et les besoins alimentaires. La veille, vérifie les accessoires, les panneaux, les badges, les boissons et le chargement du décor.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Inscrire le spectacle

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir les inscriptions

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Réserver le catering

  • Réserver la technique

  • Imprimer le programme

    2 personnes

  • Vérifier la liste des participants

    2 personnes

  • Confirmer le cast et l'équipe

  • Vérifier les textes et les indications

    3 personnes

  • Essayer les costumes

    4 personnes

  • Rassembler les accessoires

    2 personnes

  • Vérifier les éléments de décor

    2 personnes

  • Préparer les panneaux d’itinéraire

  • Créer des badges nominatifs

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer les produits frais

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Charger le décor

    3 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Dégager la zone de chargement

    2 personnes

  • Vérifier le plancher de la scène

    2 personnes

  • Monter la décoration

    4 personnes

  • Suspendre le fond de scène

    3 personnes

  • Installer l’éclairage

    2 personnes

  • Installer le son

    2 personnes

  • Tester l'éclairage et le son

    3 personnes

  • Installer les sièges du public

    4 personnes

  • Installer les tables d’accueil

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Mettre en place le service traiteur

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Aménager les vestiaires

    2 personnes

  • Installer les accessoires

    2 personnes

  • Tenir le bureau d’inscription

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Distribuer les programmes

    2 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Accompagner le public à la salle

    3 personnes

  • Assurer le suivi technique du spectacle

    3 personnes

  • Servir les en-cas de pause

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Reconduire le public dans la salle

    2 personnes

  • Encadrer la deuxième partie

    3 personnes

  • Accueillir les artistes après l’événement

    2 personnes

  • Servir le repas d'après-soirée

    3 personnes

  • Animer les questions du public

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

Suivi

  • Éteindre la lumière et le son

    2 personnes

  • Emballer les accessoires

    3 personnes

  • Démonter le décor

    4 personnes

  • Ranger les chaises et les tables

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Récupérer les stocks

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Nettoyer et ranger les costumes

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaises pour le publicqté 140
  • Tables pliantesqté 10
  • Table d’accueilqté 2
  • Tabourets de barqté 4
  • Portants à vêtementsqté 3
  • Tables hautesqté 6
  • Éléments de podiumqté 8

Décoration

  • Fond de décor de conte de fées
  • Arbres décoratifsqté 4
  • Fleurs artificiellesqté 30
  • Guirlandesqté 12
  • Appliques murales LEDqté 8
  • Lanternes décorativesqté 10
  • Étoiles doréesqté 40
  • Mousse artificielleqté 6
  • Château de conte de fées
  • Couronne décorativeqté 3
  • Rideauxqté 4
  • Ballonsqté 100

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Microphones sans filqté 3
  • Pieds de microqté 3
  • Lecteur audio
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6

Éclairage

  • Projecteurs de scèneqté 6
  • Pieds d’éclairageqté 3
  • Contrôleur d'éclairage

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 160
  • Tasses à caféqté 100
  • Assiettes à dessertqté 150
  • Fourchettes à gâteauqté 150
  • Cuillères à caféqté 100
  • Louchesqté 8
  • Thermosqté 8
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8

Cuisine

  • Glacièresqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Verres doseursqté 3
  • Plateauxqté 6
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 2
  • Bacs à glaçonsqté 4
  • Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

  • Courses

Matériel de théâtre

  • Caisses de accessoiresqté 4
  • Baguettes magiquesqté 6
  • Épées en plastiqueqté 3
  • Livres de contesqté 4
  • Miroirs à mainqté 3
  • Clés décorativesqté 5
  • Couronnes artificiellesqté 6
  • Bijoux fantaisieqté 2
  • Coffre au trésor
  • Bouquets de fleurs artificiellesqté 5

Vêtements

  • Robes de princesseqté 3
  • Costumes de princeqté 2
  • Capes de sorcièreqté 2
  • Capes de sorcierqté 2
  • Couronnesqté 6
  • Chapeaux de conte de féesqté 6
  • Ailesqté 4
  • Gantsqté 8
  • Housses de costumesqté 15

Nettoyage

  • Balaiqté 2
  • Aspirateur
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Seauxqté 3
  • Poubellesqté 8
  • Chiffons de nettoyageqté 12
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
  • Essuie-toutqté 6

Inscription

  • Liste des visiteursqté 2
  • Stylosqté 20
  • Badges nominatifsqté 150
  • Brochures du programmeqté 150
  • Billetsqté 150
  • Presse-papiersqté 4
  • Caisse
  • Ruban adhésifqté 6
  • Ciseauxqté 4

Informations

  • Panneaux d’orientationqté 12
  • Cartes pictogrammesqté 8
  • Panneau de pause
  • Panneau du programme

Sécurité

  • Passe-câblesqté 12
  • Gafferqté 6
  • Tapis antidérapantsqté 8
  • Lampes de pocheqté 6
  • Pilesqté 24

Transport

  • Bacs de transportqté 12
  • Diablesqté 2
  • Sangles d'arrimageqté 8

Conseils

  • Bloque le lieu et la technique avant l’ouverture des inscriptions : il faut connaître la capacité de la salle, l’emplacement des chaises et la disponibilité des haut-parleurs, micros et projecteurs.
  • Envoie les invitations dès que la date, le programme et le lieu sont confirmés. Prévois une relance 7 à 10 jours avant le spectacle pour obtenir une liste de participants exploitable.
  • Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le nombre final au traiteur au moins 5 à 7 jours avant l’événement. Garde une marge pour les changements de dernière minute.
  • Planifie une répétition des costumes, des textes et des indications au plus tard la veille. Vérifie aussi les accessoires, le fond de décor, les éléments du château et les raccords électriques.
  • Prépare l’accueil avant l’arrivée du public : imprime le programme, crée les badges, installe les panneaux d’itinéraire et refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un spectacle de conte de fées ?
Envoie-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant le spectacle. Prévois une relance 7 à 10 jours avant pour finaliser les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer le décor et la technique ?
Réserve au moins 3 à 4 heures le jour même pour les éléments de décor, les chaises, les projecteurs et la sonorisation. Ajoute 30 à 45 minutes pour un test des micros, du lecteur audio et de l’éclairage avant l’arrivée du public.
Quand confirmer le nombre de participants au traiteur ?
Transmets un premier nombre dès la clôture des inscriptions, puis confirme le chiffre final 5 à 7 jours avant le spectacle. Vérifie séparément les allergies et les régimes particuliers recueillis à l’inscription.
Que vérifier la veille d’un spectacle de conte de fées ?
Contrôle les textes, les costumes, les accessoires, le décor, les badges et les panneaux d’itinéraire. Prépare aussi les courses, récupère les produits frais, refroidis les boissons et charge le décor pour éviter les retards le jour J.

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