Cómo organizar una jornada informativa paso a paso

Una jornada informativa necesita más coordinación que una simple reunión: hay que reunir ponentes, gestionar inscripciones, preparar salas y asegurar que cada presentación funcione. Empieza por fijar la fecha, el programa provisional y los espacios; después organiza la comunicación y recoge los datos de los asistentes. Durante las dos semanas previas, cierra contenidos, catering y necesidades técnicas. El día anterior, comprueba el lugar, prepara los materiales y deja una lista clara de responsables.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Contactar a ponentes y coordinadores
2 personas
3
Reservar salas y espacios de presentación
2 personas
4
Comprobar permisos y normas de la casa
2 personas
5
Redactar el texto de invitación
2 personas
6
Crear formulario de inscripción
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar la jornada informativa en línea
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
12
Definir el programa final
2 personas
13
Recopilar información de los ponentes
2 personas
14
Recibir presentaciones
15
Diseñar los paneles informativos
2 personas
16
Imprimir folletos y programas
2 personas
17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
18
Actualizar la lista de inscripción
19
Pedir las cantidades de catering
2 personas
20
Probar la técnica
2 personas
21
Reunir los materiales
3 personas
22
Hacer la compra
2 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos
3 personas
25
Comprobar el lugar
2 personas
26
Montar mesas
4 personas
27
Colocar las sillas
4 personas
28
Montar los puestos de información
4 personas
29
Montar el mostrador de registro
2 personas
30
Preparar el espacio de presentación
3 personas
31
Colgar la decoración
2 personas
32
Colocar los paneles informativos
2 personas
33
Preparar los programas
34
Preparar tarjetas con nombres
35
Preparar café y té
2 personas
36
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
37
Probar de nuevo la técnica
2 personas
38
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

39
Recibir a los visitantes
4 personas
40
Registrar inscripciones
3 personas
41
Repartir programas
2 personas
42
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
43
Dar información en los puestos
8 personas
44
Coordinar presentaciones
2 personas
45
Recibir a los ponentes
46
Manejar el micrófono
47
Preparar las presentaciones
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Comprobar los baños
53
Comprobar el inventario
54
Informar a los últimos visitantes
2 personas
55
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

56
Desmontar los paneles informativos
3 personas
57
Apagar la técnica
2 personas
58
Recoger el catering
3 personas
59
Desmontar mesas y sillas
4 personas
60
Retirar la decoración
2 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Recoger la basura
3 personas
63
Limpiar espacios
4 personas
64
Inventariar materiales
2 personas
65
Devolver los objetos prestados
2 personas
66
Recoger el catering sobrante
2 personas
67
Asegurar los objetos perdidos
68
Dar seguimiento a las preguntas de los visitantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 8
Mantelescant. 12
Expositores para folletoscant. 8
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 6

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Estaciones de cargacant. 2
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Cucharonescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Jarras térmicascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 6
Racimos de globoscant. 8
Banners enrollablescant. 6
Señales de orientacióncant. 10
Masilla adhesivacant. 4
Decoración de mesacant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnalda de lucescant. 4

Catering

Dispensadores de aguacant. 2
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejascant. 8
Cestas de pancant. 6
Azucareroscant. 4
Jarras de lechecant. 4
Acumuladores de fríocant. 16
Compras

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6

Registro

Mostrador de registro
Tarjetas de nombrecant. 120
Portabadgescant. 120
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Bloc de notascant. 120
Cajas para fichascant. 4

Información

Folletos informativoscant. 500
Folletos del programacant. 150
Encuestascant. 120
Portalápicescant. 8
Soportes de presentacióncant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Rotuladorescant. 24

Consejos

Fija la fecha y un programa provisional al menos 4 semanas antes. Reserva las salas en ese momento y confirma también permisos, normas del edificio y horarios de acceso.
Pide a cada ponente su información y presentación como máximo 7 días antes. Así todavía tendrás tiempo para revisar formatos, preparar los paneles y resolver cambios en el programa.
Cierra las inscripciones 3 o 4 días antes de la jornada. Usa la lista final para calcular el catering, registrar preferencias dietéticas y preparar tarjetas de nombre sin trabajar con cifras desactualizadas.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables HDMI, alargadores y regletas. Comprueba cada sala con el mismo equipo que usarás durante las ponencias.
Prepara bebidas, aperitivos y materiales la víspera. Enfría las bebidas, reúne folletos y programas, coloca los expositores y reserva tiempo para comprobar mesas, sillas, percheros y la circulación de los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada informativa?: Empieza al menos 4 semanas antes para fijar fecha, reservar salas, contactar con ponentes y abrir las inscripciones. Deja la última semana para cerrar presentaciones, catering y técnica.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de asistentes?: Cierra las inscripciones entre 3 y 4 días antes. Ese margen permite calcular las cantidades de catering, revisar las preferencias dietéticas y preparar las tarjetas de nombre.
¿Cuándo hay que probar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa el día anterior, no solo unas horas antes. Comprueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables y puntos de carga en cada sala.
¿Cuándo se deben entregar las presentaciones de los ponentes?: Solicítalas como fecha límite 7 días antes de la jornada. Con ese plazo puedes revisar los archivos, unificar el material y solucionar problemas de formato o conexión.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.