Einen Informationstag Schritt für Schritt organisieren

Ein Informationstag steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum, Zielgruppe und Programm fest, dann sicherst du Räume, Referenten und Technik. Die Anmeldung sollte früh starten, damit du Besucherzahlen, Fragen und Ernährungswünsche rechtzeitig kennst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Präsentationen, Beschilderung, Namensschilder und Cateringmengen. Plane außerdem einen vollständigen Techniktest und einen Rundgang durch den Ort ein – dort zeigen sich die häufigsten Lücken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Referenten und Begleiter ansprechen
2 Personen
3
Räume und Präsentationsflächen reservieren
2 Personen
4
Genehmigungen und Hausregeln prüfen
2 Personen
5
Einladungstext erstellen
2 Personen
6
Anmeldeformular erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Informationstag online veröffentlichen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Besucherfragen beantworten
2 Personen
12
Programm finalisieren
2 Personen
13
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
14
Präsentationen entgegennehmen
15
Infotafeln gestalten
2 Personen
16
Flyer und Programmhefte drucken
2 Personen
17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
18
Anmeldeliste aktualisieren
19
Cateringmengen bestellen
2 Personen
20
Technik testen
2 Personen
21
Materialien zusammenstellen
3 Personen
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
3 Personen
25
Ort überprüfen
2 Personen
26
Tische aufstellen
4 Personen
27
Stühle aufstellen
4 Personen
28
Informationsstände einrichten
4 Personen
29
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
30
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
31
Dekoration aufhängen
2 Personen
32
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
33
Programme bereitlegen
34
Namensschilder bereitlegen
35
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
36
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
37
Technik erneut testen
2 Personen
38
Einweisung für Freiwillige geben
2 Personen

Event

39
Besucher empfangen
4 Personen
40
Anmeldungen erfassen
3 Personen
41
Programme ausgeben
2 Personen
42
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
43
Informationen an Ständen geben
8 Personen
44
Präsentationen betreuen
2 Personen
45
Referenten empfangen
46
Mikrofon bedienen
47
Präsentationen vorbereiten
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
2 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Toiletten kontrollieren
53
Bestand prüfen
54
Letzte Besucher informieren
2 Personen
55
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

56
Infotafeln abbauen
3 Personen
57
Technik ausschalten
2 Personen
58
Catering aufräumen
3 Personen
59
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
60
Dekoration entfernen
2 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Abfall sammeln
3 Personen
63
Räume reinigen
4 Personen
64
Materialien inventarisieren
2 Personen
65
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
66
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
67
Fundsachen sichern
68
Besucherfragen nachverfolgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 100
BarhockerAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
ProspektständerAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 6

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadestationenAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermokannenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonbündelAnz. 8
Roll-Up-BannerAnz. 6
Wegweiser-SchilderAnz. 10
KlebestiftAnz. 4
TischdekorationAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Catering

WasserspenderAnz. 2
GetränkespenderAnz. 4
TablettsAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
ZuckerschälchenAnz. 4
MilchkännchenAnz. 4
KühlelementeAnz. 16
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmoppsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
PutzlappenAnz. 20
HanddesinfektionsspenderAnz. 6

Registrierung

Registrierungstheke
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
NotizblöckeAnz. 120
KarteikästenAnz. 4

Informationen

InformationsbroschürenAnz. 500
ProgrammflyerAnz. 150
UmfragenAnz. 120
StiftehalterAnz. 8
PräsentationsständerAnz. 12
KlebebandAnz. 6
SchreibstifteAnz. 24

Tipps

Lege Programm und Räume fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane für jeden Vortrag mindestens 10 Minuten Wechsel- oder Fragerunde ein und prüfe, ob Präsentationsflächen und Sitzplätze zur erwarteten Gruppengröße passen.
Starte die Anmeldung spätestens 3 bis 4 Wochen vorher. Frage neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und Besucherfragen ab, damit du Catering und Antworten nicht am Veranstaltungstag improvisieren musst.
Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen spätestens 5 Werktage vor dem Informationstag an. So kannst du Dateien auf dem Laptop öffnen, Bildformat und Ton prüfen und fehlende HDMI- oder Verlängerungskabel noch besorgen.
Bestelle Getränke und Snacks erst nach einer belastbaren Anmeldezahl, aber nicht später als 3 Werktage vorher. Rechne für den ersten Empfang mit etwa 2 Getränken pro Person und stelle Kaffeetassen, Gläser, Teller und Besteck vor Beginn bereit.
Mache am Vortag einen Rundgang durch alle Räume. Prüfe Sitzordnung, Projektor, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, Ladestationen, Infotafeln, Prospektständer und den Weg zur Anmeldung – gerade Stromanschlüsse und gut sichtbare Hinweise werden oft vergessen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Informationstag organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Datum, Räume, Referenten, Genehmigungen, Einladung und Anmeldeformular klären, ohne dass die letzten Aufgaben gleichzeitig anfallen.
Wann sollte die Einladung für einen Informationstag verschickt werden?: Verschicke die Einladung etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist 5 bis 7 Tage vorher, damit du Teilnehmerliste, Namensschilder, Ernährungswünsche und Cateringmengen abschließen kannst.
Wie viele Getränke braucht man für einen Informationstag?: Plane für den ersten Empfang ungefähr 2 Getränke pro Person und zusätzlich Wasser für die Vorträge ein. Bei einem halben Tag solltest du pro Person insgesamt etwa 3 bis 4 Getränke kalkulieren und Kaffee in Thermoskannen nach Bedarf nachfüllen.
Wann sollte die Technik für einen Informationstag getestet werden?: Teste die komplette Technik spätestens am Vortag und wiederhole den Kurzcheck 60 Minuten vor Einlass. Öffne jede Präsentation, prüfe Bild und Ton und lege Ersatzkabel sowie geladene Powerbanks bereit.

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