Journée d’information : la liste de courses complète

Une journée d’information demande plus que des chaises et du café. Il faut aussi prévoir l’accueil, les badges, les supports imprimés, la signalétique et le matériel nécessaire aux présentations. Cette liste vous aide à acheter ou rassembler les bons éléments avant l’arrivée des visiteurs. Pour les boissons et les pauses, basez les quantités sur le nombre d’inscrits et gardez une petite marge pour les accompagnateurs et les intervenants.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 12
Présentoirs à dépliantsqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Louchesqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Bouquets de ballonsqté 8
Bannières enroulablesqté 6
Panneaux directionnelsqté 10
Pâte adhésiveqté 4
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Distributeurs d'eauqté 2
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateauxqté 8
Corbeilles à painqté 6
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4
Pains de glaceqté 16
Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilo
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 bouteilles
- Jus d’orange - 6 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains précuits - 160 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Beurre aux herbes - 8 barquettes
- Concombres - 10 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mandarines - 60 pièces
- Chips nature - 10 sachets
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips tortilla - 8 sachets
- Bâtonnets salés - 8 sacs
- Galettes de riz - 8 paquets
- Biscuits - 12 paquets
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Mini-muffins - 160 pièces
- Biscuits au beurre - 8 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sambal - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 boîte
- Paprika - 1 boîte
- Poudre d’ail - 1 boîte
- Serviettes - 600 pièces
- Gobelets en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Contenants alimentaires - 20 pièces
- Étiquettes - 2 paquets
- Nettoyant multi-usage - 3 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Liquide de rinçage - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Gants en nitrile - 3 boîtes
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 30 pièces
- Désodorisant pour toilettes - 4 pièces

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Inscription

Comptoir d'inscription
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Blocs-notesqté 120
Bacs à fichesqté 4

Informations

Brochures d’informationqté 500
Flyers du programmeqté 150
Enquêtesqté 120
Pots à stylosqté 8
Présentoirsqté 12
Ruban adhésifqté 6
Marqueursqté 24

Conseils

Prévoyez au moins un badge nominatif par participant inscrit, intervenant et accompagnateur, puis imprimez 5 à 10 % de badges supplémentaires pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Pour le premier accueil, comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure. Ajoutez de l’eau, du café ou du thé selon la durée du programme et gardez les boissons au frais dans les glacières.
Préparez environ 1,5 portion d’en-cas par participant si une seule pause est prévue. Les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions doivent être séparés et clairement identifiés le jour même.
Testez chaque ordinateur portable, projecteur, écran, microphone et enceinte au moins 24 heures avant l’ouverture. Prévoyez plusieurs câbles HDMI, rallonges et multiprises, car les prises disponibles sont rarement placées au bon endroit.
Imprimez les flyers, le programme et les panneaux d’information au plus tard 2 jours avant l’événement. Gardez une réserve de 10 % pour remplacer les exemplaires abîmés et orienter les visiteurs dès leur arrivée.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il préparer pour une journée d’information ?: Prévoyez un badge pour chaque personne inscrite, chaque intervenant et chaque accompagnateur. Ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires vierges ou corrigés, surtout si les inscriptions restent ouvertes jusqu’au jour de l’événement.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une journée d’information ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et prévoyez assez de verres, tasses, pichets à café et thermos pour éviter les ruptures pendant les pauses.
Quand acheter et refroidir les boissons ?: Achetez les boissons au plus tard la veille et mettez-les au frais plusieurs heures avant l’accueil. Pour une journée complète, préparez aussi une réserve non réfrigérée afin de réapprovisionner les glacières sans interrompre le service.
Combien d’exemplaires du programme faut-il imprimer ?: Imprimez un programme par visiteur attendu, intervenant et accompagnateur, puis ajoutez 10 % de réserve. Faites l’impression au moins 2 jours avant la journée d’information pour pouvoir corriger une erreur ou relancer une petite quantité.

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