Comment organiser une formation sans rien oublier

Organiser une formation demande surtout de respecter le bon ordre. Commencez par confirmer la date, réserver la salle et le formateur, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent à vérifier les besoins des participants, préparer les supports et tester la présentation. Le jour J, prévoyez environ 60 à 90 minutes pour ouvrir, aérer et installer la salle avant l’arrivée du premier participant.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date de l’entraînement
2
Réserver le lieu
3
Réserver le formateur
4
Établir le programme d’entraînement
2 personnes
5
Établir la liste des participants
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répondre aux questions des participants
10
Vérifier le matériel de formation
2 personnes
11
Imprimer les handouts
12
Préparer les badges nominatifs
13
Tester la présentation
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Imprimer la liste des participants
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Ouvrir la salle
18
Aérer la salle
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
21
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
22
Mettre en place le point café
2 personnes
23
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
24
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

25
Accueillir les participants
3 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Présenter le programme
28
Encadrer les ateliers d’entraînement
2 personnes
29
Assurer la pause café
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Servir le dîner
3 personnes
32
Rassembler la vaisselle
2 personnes
33
Animer la séance de questions-réponses
34
Assurer la clôture

Suivi

35
Rassembler le matériel de formation
2 personnes
36
Éteindre l’équipement
2 personnes
37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Faire la vaisselle
3 personnes
39
Nettoyer l’espace
3 personnes
40
Remettre le mobilier en place
3 personnes
41
Fermer le lieu
42
Ranger les restes de nourriture
2 personnes
43
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
44
Archiver les informations des participants
45
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 35
Table d’accueil
Nappeqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallonge électriqueqté 3
Multipriseqté 3
Cliqueur de présentation

Matériel de formation

Paperboardqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 24
Post-itqté 12
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 35
Dossiers de formationqté 35

Papeterie

Badges nominatifsqté 35
Porte-badgesqté 35
Papier d’impressionqté 250
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 3
Ruban de papierqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Glacièreqté 2

Vaisselle

Tassesqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 6

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Seauqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le lieu et le formateur, puis finalisez le programme avant d’envoyer les invitations. Sans ces quatre éléments, les inscriptions génèrent souvent des questions et des changements de dernière minute.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et fixez une date limite de réponse, idéalement 7 jours avant la formation. Vous pourrez ainsi prévoir le déjeuner, le café et les boissons sans improviser.
Testez la présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le cliqueur au moins 24 heures avant. Gardez une rallonge et une multiprise disponibles : elles sont souvent oubliées jusqu’au branchement.
Préparez un dossier complet par participant avec les handouts, un bloc-notes, un stylo et un badge nominatif. Imprimez aussi la liste des participants pour la table d’accueil, avec quelques exemplaires supplémentaires en cas de modification.
Le matin, arrivez 60 à 90 minutes avant le début pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, brancher l’équipement et préparer le café. Mettez les boissons au frais avant l’accueil et vérifiez que le buffet du déjeuner est prêt avant la première pause.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines pour réserver le lieu et le formateur, établir le programme et gérer les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les besoins alimentaires et l’impression des supports.
Quand envoyer les invitations à une formation ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, idéalement 3 semaines avant la session. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant afin de finaliser les badges, les dossiers et le déjeuner.
Que faut-il vérifier la veille d’une formation ?: Vérifiez la présentation, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et le matériel de formation la veille. Contrôlez aussi la liste des participants, les besoins alimentaires et le nombre de dossiers imprimés.
À quelle heure arriver le jour d’une formation ?: Arrivez 60 à 90 minutes avant le début prévu. Ce délai permet d’aérer la salle, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil, brancher la présentation et mettre en place le café et le déjeuner.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.