Cómo organizar un entrenamiento sin dejar nada para el último día
Organizar un entrenamiento empieza mucho antes de preparar la sala. Primero fija la fecha, reserva el espacio y confirma al entrenador; después crea el programa y controla las inscripciones. Durante las semanas previas tendrás que resolver preferencias dietéticas, dudas y materiales. El día anterior se preparan las carpetas, acreditaciones, bebidas y equipos; el mismo día solo deberían quedar el montaje, la recepción y los últimos comprobantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la fecha del entrenamiento
- 2
Reservar el lugar
- 3
Confirmar al entrenador
- 4
Elaborar el programa de entrenamiento
2 personas
- 5
Elaborar la lista de participantes
- 6
Enviar invitaciones
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Responder preguntas de los participantes
- 10
Comprobar el material de entrenamiento
2 personas
- 11
Imprimir handouts
- 12
Preparar tarjetas de nombre
- 13
Probar la presentación
2 personas
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Imprimir la lista de participantes
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Abrir el espacio
- 18
Ventilar el espacio
- 19
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 20
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 21
Preparar el material de formación
2 personas
- 22
Montar el punto de café
2 personas
- 23
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
- 24
Montar la mesa de recepción
2 personas
Evento
- 25
Recepción de participantes
3 personas
- 26
Registrar la asistencia
2 personas
- 27
Presentar el programa
- 28
Coordinar las partes de la formación
2 personas
- 29
Organizar la pausa del café
2 personas
- 30
Rellenar las bebidas
- 31
Servir la cena
3 personas
- 32
Recoger la vajilla
2 personas
- 33
Moderar la ronda de preguntas
- 34
Gestionar el cierre
Seguimiento
- 35
Reunir el material de formación
2 personas
- 36
Apagar el equipo
2 personas
- 37
Recoger la basura
2 personas
- 38
Lavar la vajilla
3 personas
- 39
Limpiar el espacio
3 personas
- 40
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 41
Cerrar el recinto
- 42
Guardar la comida sobrante
2 personas
- 43
Devolver el material prestado
2 personas
- 44
Archivar la información de los participantes
- 45
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 35
- Mesa de recepción
- Mantelcant. 8
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cable alargadorcant. 3
- Regletacant. 3
- Clic de presentación
Material de formación
- Pizarra de hojascant. 2
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Rotuladorescant. 24
- Post-itscant. 12
- Bolígrafoscant. 40
- Bloc de notascant. 35
- Carpetas de formacióncant. 35
Material de oficina
- Tarjetas de nombrecant. 35
- Portabadgescant. 35
- Papel de impresióncant. 250
- Cinta adhesivacant. 3
- Tijerascant. 3
- Cinta de papelcant. 2
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Termocant. 4
- Nevera portátilcant. 2
Vajilla
- Tazascant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Cucharonescant. 6
Limpieza
- Palangana para lavarcant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Cubocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el entrenador antes de enviar invitaciones. Reserva al menos 4 semanas de margen para poder ajustar el programa y gestionar las inscripciones sin prisas.
- Envía las invitaciones con un plazo de respuesta claro y cierra la lista de participantes entre 7 y 10 días antes. Usa ese momento para confirmar preferencias dietéticas y preparar tarjetas de nombre e impresión suficiente.
- Prueba la presentación completa al menos 2 días antes, incluyendo portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargador, regleta y clic de presentación. Lleva el material de formación preparado en carpetas y deja una copia de respaldo.
- Haz la compra y enfría las bebidas el día anterior. Para una pausa de café y un almuerzo, calcula las cantidades según el número confirmado de participantes y coloca tazas, vasos, cafetera, hervidor y termo antes de abrir la sala.
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para ventilar, colocar mesas y sillas, conectar el equipo y montar recepción, café y buffet. Imprime una lista de participantes para marcar las llegadas y deja bolígrafos, blocs y tarjetas de nombre a mano.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un entrenamiento?
- Empieza al menos 4 semanas antes si necesitas reservar un lugar, confirmar a un entrenador y gestionar inscripciones. Cierra el número de participantes y las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes.
- ¿Cuándo se debe enviar la invitación al entrenamiento?
- Envíala cuando estén confirmados la fecha, el lugar y el entrenador, normalmente 3 o 4 semanas antes. Incluye una fecha límite de inscripción de unos 10 días antes del entrenamiento.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes del inicio para ventilar, colocar mesas y sillas, preparar la recepción, montar el café y conectar la presentación. Haz la prueba técnica completa como mínimo 2 días antes.
- ¿Cuándo hay que imprimir los materiales del entrenamiento?
- Imprime los handouts, la lista final de participantes y las tarjetas de nombre entre 2 y 3 días antes. Así todavía tienes tiempo para corregir cambios en nombres, inscripciones o el programa.
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