Organiser une formation : la checklist complète

Une formation réussie se prépare bien avant l’arrivée du formateur et des participants. Il faut confirmer la date, réserver la salle, construire le programme et suivre les inscriptions, puis préparer les supports et l’équipement. Le jour même, l’accueil, le café, le déjeuner et la disposition de la salle doivent être prêts avant le premier participant. Cette checklist de 45 tâches et 37 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date de l’entraînement
Réserver le lieu
Réserver le formateur
Établir le programme d’entraînement
2 personnes
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répondre aux questions des participants
Vérifier le matériel de formation
2 personnes
Imprimer les handouts
Préparer les badges nominatifs
Tester la présentation
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir la salle
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer les ateliers d’entraînement
2 personnes
Assurer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir le dîner
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Assurer la clôture

Suivi

Rassembler le matériel de formation
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Fermer le lieu
Ranger les restes de nourriture
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les informations des participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 35
Table d’accueil
Nappeqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallonge électriqueqté 3
Multipriseqté 3
Cliqueur de présentation

Matériel de formation

Paperboardqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 24
Post-itqté 12
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 35
Dossiers de formationqté 35

Papeterie

Badges nominatifsqté 35
Porte-badgesqté 35
Papier d’impressionqté 250
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 3
Ruban de papierqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Glacièreqté 2

Vaisselle

Tassesqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 6

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Seauqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et réservez la salle ainsi que le formateur dès que le programme est suffisamment défini. Gardez ensuite un délai d’au moins 7 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas encore répondu.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, plutôt que quelques jours avant la formation. Cela vous laisse le temps d’adapter le déjeuner et les boissons aux réponses reçues.
Testez la présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le cliqueur au moins la veille. Prévoyez aussi une rallonge et une multiprise : les prises disponibles sont rarement placées au bon endroit.
Imprimez les handouts, la liste des participants et les badges nominatifs avant le jour J. Préparez quelques exemplaires supplémentaires et gardez du papier, des stylos, des marqueurs et du ruban adhésif à portée de main.
Arrivez assez tôt pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, brancher l’équipement et préparer le café ainsi que le buffet. Visez une salle entièrement prête 30 minutes avant l’heure annoncée aux participants.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une formation ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu et le formateur, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Quand envoyer les invitations à une formation ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la formation, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi finaliser la liste des participants, les badges et les quantités du déjeuner.
Quand tester le vidéoprojecteur pour une formation ?: Faites un premier test la veille avec la présentation complète, puis vérifiez à nouveau les branchements 30 à 45 minutes avant l’accueil. Contrôlez notamment le câble HDMI, la rallonge, la multiprise et le cliqueur.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une salle de formation ?: Prévoyez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Il faut aérer la salle, placer les tables et les chaises, installer le matériel, préparer les supports, le point café, le buffet et la table d’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.