Zo organiseer je een training zonder last-minute stress

Begin met de vaste onderdelen: bevestig de trainingsdatum, reserveer de locatie en leg de trainer vast. Werk daarna het programma uit, stel de deelnemerslijst samen en verstuur de uitnodigingen op tijd. Verzamel dieetwensen en vragen vóór je de lunch en dranken regelt. In de laatste week controleer je presentatie, trainingsmateriaal en hand-outs; op de dag zelf draait alles om een op tijd geopende, geventileerde ruimte en een geteste techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Trainingsdatum bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Trainer vastleggen
4
Trainingsprogramma opstellen
2 personen
5
Deelnemerslijst samenstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vragen van deelnemers beantwoorden
10
Trainingsmateriaal controleren
2 personen
11
Hand-outs printen
12
Naamkaartjes voorbereiden
13
Presentatie testen
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Dranken koelen
2 personen
17
Ruimte openen
18
Ruimte ventileren
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
21
Trainingsmateriaal klaarleggen
2 personen
22
Koffiepunt inrichten
2 personen
23
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Programma toelichten
28
Trainingsonderdelen begeleiden
2 personen
29
Koffiepauze verzorgen
2 personen
30
Dranken bijvullen
31
Avondmaaltijd serveren
3 personen
32
Servies verzamelen
2 personen
33
Vragenronde begeleiden
34
Afsluiting verzorgen

Nazorg

35
Trainingsmateriaal verzamelen
2 personen
36
Apparatuur uitschakelen
2 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Ruimte schoonmaken
3 personen
40
Meubilair terugplaatsen
3 personen
41
Locatie afsluiten
42
Overgebleven eten opbergen
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Deelnemersinformatie archiveren
45
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Ontvangsttafel
Tafelkleedaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelaantal 3
Stekkerdoosaantal 3
Presentatieklikker

Trainingsmateriaal

Flip-overaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Stiftenaantal 24
Post-itsaantal 12
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 35
Trainingsmappenaantal 35

Stationery

Naamkaartjesaantal 35
Badgehoudersaantal 35
Printpapieraantal 250
Plakbandaantal 3
Schaaraantal 3
Papieren tapeaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskanaantal 4
Koelboxaantal 2

Servies

Mokkenaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Emmeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de basis minstens 6 weken vooraf: datum, locatie, trainer en programma bepalen hoeveel deelnemers je kunt uitnodigen en welke materialen nodig zijn.
Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de training en sluit aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf. Zo kun je de deelnemerslijst, naamkaartjes en trainingsmappen op tijd afronden.
Reserveer de laatste week voor controlewerk: test laptop, beamer, HDMI-kabel en presentatie samen. Leg ook een verlengkabel, stekkerdoos en presentatieklikker klaar; juist die kleine techniekonderdelen ontbreken vaak.
Maak de ruimte 60 tot 90 minuten voor de start gereed. Ventileer, zet tafels en stoelen neer, sluit de presentatietechniek aan en leg flip-overblokken, stiften, post-its, pennen en notitieblokken per tafel klaar.
Regel eten en drinken op basis van het definitieve aantal deelnemers. Koel dranken vooraf, zet koffie en thee klaar en controleer of er genoeg mokken, glazen en een koelbox zijn voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een training organiseren?: Leg datum, locatie en trainer bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging ongeveer 3 weken voor de training en sluit de deelnemerslijst 7 dagen vooraf.
Wanneer maak je het trainingsprogramma?: Maak een eerste programma zodra de trainer en trainingsduur vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Controleer de definitieve tijden uiterlijk 1 week voor de training, zodat hand-outs, lunch en pauzes kloppen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een trainingsruimte klaar te zetten?: Plan 60 tot 90 minuten voor de start om de ruimte te openen, te ventileren en tafels en stoelen op te stellen. Trek extra tijd uit als je een beamer, flip-over en koffiepunt moet aansluiten.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een training?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer de lijst 7 dagen voor de training. Geef het definitieve aantal en de speciale wensen daarna door aan degene die lunch en dranken verzorgt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.