Organiser une formation d’entraîneurs, étape par étape

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu d’entraînement avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, suivez les participants, leurs besoins alimentaires, les entraîneurs présents et les accompagnants. La préparation matérielle demande une vérification séparée : présentations, projecteur, écran, micro, enceinte, câbles et appareils rechargés. Le jour J, prévoyez un accueil installé à l’avance, des dossiers de travail et des repas organisés selon les effectifs confirmés.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer le lieu d'entraînement
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Tenir à jour la liste des participants
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les entraîneurs et les accompagnants
8
Envoyer le programme aux participants
9
Commander le catering
10
Préparer le matériel pour les exercices
2 personnes
11
Vérifier les présentations
2 personnes
12
Préparer les certificats
13
Préparer les badges nominatifs
14
Faire les courses
2 personnes
15
Vérifier la salle et la clé
2 personnes
16
Recharger les appareils
17
Installer la table d’accueil
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
20
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
21
Tester le micro et l'enceinte
2 personnes
22
Préparer les dossiers de travail
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Préparer le déjeuner et le dîner
2 personnes

Événement

25
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
26
Enregistrer les participants
2 personnes
27
Distribuer les badges nominatifs
28
Servir le café de bienvenue
2 personnes
29
Faire l’ouverture et donner les consignes de sécurité
30
Animer le bloc de formation théorique
2 personnes
31
Servir les en-cas de pause
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
33
Encadrer les exercices pratiques
3 personnes
34
Servir le buffet du déjeuner
3 personnes
35
Débarrasser le buffet et les tables
2 personnes
36
Animer le bloc de formation en didactique
2 personnes
37
Présenter les méthodes de travail
2 personnes
38
Servir le dîner
3 personnes
39
Réapprovisionner les boissons et le café
40
Aborder les questions et les cas pratiques
2 personnes
41
Remettre les certificats
2 personnes
42
Donner les consignes de clôture et de départ

Suivi

43
Rassembler la vaisselle et le matériel de cuisine
2 personnes
44
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
45
Nettoyer l’espace
3 personnes
46
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
47
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
48
Fermer le lieu
2 personnes
49
Faire la vaisselle
2 personnes
50
Archiver les matériaux et les documents
51
Stocker la restauration restante
52
Rendre le matériel loué
2 personnes
53
Envoyer la documentation aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de formationqté 8
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleur
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Petits bolsqté 8
Louchesqté 4

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 36
Chemins de tableqté 8
Panneaux d'informationqté 4

Formation

Chevalets de conférenceqté 3
Blocs pour chevaletqté 6
Tableau blancqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 20
Dossiers de travailqté 36
Blocs-notesqté 36
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 24
Post-itqté 12
Jeux de cartes d'entraînementqté 6
Classeurs de certificatsqté 36

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et la clé avant d’envoyer les invitations. Vérifiez aussi la disposition possible des tables de formation, des chaises et de l’espace de présentation, car un programme pratique nécessite souvent de dégager une zone pour les exercices.
Fixez une date limite d’inscription clairement indiquée dans l’invitation, puis mettez à jour la liste des participants au moins 48 heures avant la formation. C’est à ce moment qu’il faut confirmer les entraîneurs, les accompagnants et les besoins alimentaires.
Testez les présentations, le projecteur, l’écran, le micro et l’enceinte la veille, avec l’ordinateur portable et les câbles réellement utilisés. Prévoyez les rallonges, multiprises et un cliqueur au même endroit plutôt que de les chercher au début de la séance.
Préparez les badges nominatifs, les certificats et les dossiers de travail avant l’installation de la table d’accueil. Gardez quelques supports de badges vierges pour les inscriptions tardives ou les changements de dernière minute.
Commandez le catering uniquement après la clôture des inscriptions et prévoyez le café, le thé, le déjeuner et le dîner en fonction du nombre confirmé. Installez la vaisselle et les espaces buffet avant l’arrivée du groupe, puis gardez un thermos ou une machine à café opérationnelle pendant les pauses.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une formation d’entraîneurs ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse au moins 7 jours avant la formation afin de commander le catering et de préparer les dossiers, badges et certificats.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une formation d’entraîneurs ?: Prévoyez environ 90 minutes avant l’arrivée des participants pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet et l’espace de présentation. Ajoutez 30 minutes la veille pour tester le projecteur, l’écran, le micro, l’enceinte et les présentations.
Quand commander le catering pour une formation d’entraîneurs ?: Passez la commande après la clôture des inscriptions, généralement 5 à 7 jours avant l’événement. Vérifiez encore les quantités et les régimes alimentaires 48 heures avant, surtout si des accompagnants participent aussi.
Que faut-il vérifier le matin d’une formation d’entraîneurs ?: Contrôlez la salle, la clé, la disposition des places et l’alimentation des appareils au moins 60 minutes avant l’accueil. Faites ensuite un dernier test du son et de la projection, puis placez les badges, les dossiers et les certificats à l’entrée.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.