Zo organiseer je een trainersopleiding

Een trainersopleiding vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een trainer. Je regelt tegelijk een geschikte trainingslocatie, deelnemersadministratie, oefenmaterialen, presentatietechniek en catering. Begin met datum, programma en trainers, en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en de praktische inrichting. De laatste controle draait vooral om techniek, ontvangst en materialen: een lege batterij, ontbrekende certificaten of een niet-geteste projector merk je pas op als de deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Trainingslocatie bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Deelnemerslijst bijhouden
6
Dieetwensen verzamelen
7
Trainers en begeleiders bevestigen
8
Programma naar deelnemers sturen
9
Catering bestellen
10
Materialen voor oefeningen maken
2 personen
11
Presentaties controleren
2 personen
12
Certificaten voorbereiden
13
Naambadges voorbereiden
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Ruimte en sleutel controleren
2 personen
16
Apparatuur opladen
17
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
19
Presentatieruimte inrichten
2 personen
20
Projector en scherm testen
2 personen
21
Microfoon en speaker testen
2 personen
22
Werkmappen klaarleggen
2 personen
23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
24
Lunch en avondeten klaarzetten
2 personen

Event

25
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
26
Deelnemers registreren
2 personen
27
Naambadges uitdelen
28
Welkomstkoffie serveren
2 personen
29
Opening en veiligheidsinstructies geven
30
Trainingsblok theorie begeleiden
2 personen
31
Pauzehapjes serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Praktijkoefeningen begeleiden
3 personen
34
Lunchbuffet serveren
3 personen
35
Buffet en tafels afruimen
2 personen
36
Trainingsblok didactiek begeleiden
2 personen
37
Werkvormen demonstreren
2 personen
38
Avondmaaltijd serveren
3 personen
39
Dranken en koffie bijvullen
40
Vragen en praktijkcases behandelen
2 personen
41
Certificaten uitreiken
2 personen
42
Afsluiting en vertrekinstructies geven

Nazorg

43
Servies en keukenmateriaal verzamelen
2 personen
44
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
47
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
48
Locatie afsluiten
2 personen
49
Servies afwassen
2 personen
50
Materialen en documenten archiveren
51
Overgebleven catering opslaan
52
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
53
Deelnemersdocumentatie versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Trainings tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Luidspreker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 8
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 36
Tafellopersaantal 8
Informatiebordenaantal 4

Training

Flip-overbordenaantal 3
Flip-overblokkenaantal 6
Whiteboardaantal 2
Whiteboardstiftenaantal 20
Werkmappenaantal 36
Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
Stiftenaantal 24
Plakbriefjesaantal 12
Oefenkaartensetsaantal 6
Certificaatmappenaantal 36

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en trainers eerst vast. Verstuur de uitnodiging pas daarna, zodat deelnemers meteen weten welke onderdelen, tijden en praktische voorwaarden bij de trainersopleiding horen.
Houd aanmeldingen en dieetwensen bij in één deelnemerslijst. Controleer die lijst uiterlijk een week vooraf en geef het definitieve aantal door aan de catering; zo voorkom je te weinig lunch of een ontbrekende maaltijd.
Maak de trainingsruimte geschikt voor zowel uitleg als oefeningen. Zet trainings tafels en stoelen vooraf klaar, richt een aparte presentatieruimte in en leg werkmappen, materialen voor oefeningen en naambadges per deelnemer klaar.
Test laptop, projector, scherm, microfoon en speaker vóór de start van de opleiding. Laad apparatuur volledig op en leg HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen klaar; een reservekabel voorkomt vertraging bij de eerste presentatie.
Plan de ontvangst als een apart onderdeel van de dag. Zet de ontvangsttafel met deelnemerslijst, naambadgehouders en informatieborden klaar, wijs iemand aan voor de ontvangst en bereid certificaten vooraf voor zodat je aan het einde niemand hoeft na te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een trainersopleiding organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, locatie en trainers. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de deelnemerslijst ongeveer 1 week voor de opleiding, zodat catering en materialen definitief kunnen worden geregeld.
Hoeveel tijd heb je nodig om een trainingsruimte klaar te zetten?: Reserveer minstens 90 minuten voor tafels, stoelen, ontvangsttafel, presentatieopstelling en catering. Test projector, scherm, microfoon en speaker daarna nog 30 minuten met de laptop en de geplande presentatie.
Wanneer bestel je catering voor een trainersopleiding?: Bestel de catering zodra het programma en de verwachte groepsgrootte bekend zijn, bij voorkeur 1 tot 2 weken vooraf. Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor de opleidingsdag door.
Wanneer maak je certificaten en naambadges klaar?: Maak naambadges uiterlijk 2 werkdagen vooraf op basis van de gecontroleerde deelnemerslijst. Bereid certificaten vooraf voor en plan na afloop 15 minuten om ontbrekende namen of wijzigingen te controleren voordat je ze uitdeelt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.