Eine Trainerausbildung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Trainerausbildung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Lege zuerst Termin, Programm und Trainingsort fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Trainer, Verpflegung und die konkreten Schulungsunterlagen. In den letzten Tagen prüfst du Raum, Technik und Empfang separat – gerade Projektor, Mikrofon, Zertifikate und Namensschilder werden sonst schnell zu spät vorbereitet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Trainingsort bestätigen
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Teilnehmerliste führen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Trainer und Betreuer bestätigen
8
Programm an Teilnehmer senden
9
Catering bestellen
10
Materialien für Übungen vorbereiten
2 Personen
11
Präsentationen prüfen
2 Personen
12
Zertifikate vorbereiten
13
Namensschilder vorbereiten
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Raum und Schlüssel überprüfen
2 Personen
16
Geräte aufladen
17
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
18
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
19
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
20
Projektor und Leinwand testen
2 Personen
21
Mikrofon und Lautsprecher testen
2 Personen
22
Arbeitsmappen bereitlegen
2 Personen
23
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
24
Mittag- und Abendessen bereitstellen
2 Personen

Event

25
Empfangstheke besetzen
2 Personen
26
Teilnehmer registrieren
2 Personen
27
Namensschilder verteilen
28
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
29
Eröffnung und Sicherheitsanweisungen geben
30
Theorie-Trainingsblock betreuen
2 Personen
31
Pausensnacks servieren
2 Personen
32
Getränke nachfüllen
33
Praxisübungen begleiten
3 Personen
34
Mittagsbuffet servieren
3 Personen
35
Buffet und Tische abräumen
2 Personen
36
Trainingsblock Didaktik begleiten
2 Personen
37
Workshops vorführen
2 Personen
38
Abendessen servieren
3 Personen
39
Getränke und Kaffee auffüllen
40
Fragen und Praxisfälle behandeln
2 Personen
41
Zertifikate ausgeben
2 Personen
42
Abschluss- und Abreisehinweise geben

Nachbereitung

43
Geschirr und Küchenmaterial einsammeln
2 Personen
44
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
45
Raum reinigen
3 Personen
46
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
47
Geräte ausschalten und einpacken
2 Personen
48
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
49
Geschirr abwaschen
2 Personen
50
Materialien und Dokumente archivieren
51
Übrig gebliebenes Catering einlagern
52
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
53
Teilnehmerunterlagen versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Trainings-TischeAnz. 8
StühleAnz. 36
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
Kabelloses MikrofonAnz. 2
Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 40
GläserAnz. 40
TellerAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 4

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 4

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 36
TischläuferAnz. 8
InfotafelnAnz. 4

Training

FlipchartsAnz. 3
Flipchart-BlöckeAnz. 6
WhiteboardAnz. 2
WhiteboardmarkerAnz. 20
ArbeitsmappenAnz. 36
NotizblöckeAnz. 36
KugelschreiberAnz. 40
StifteAnz. 24
KlebezettelAnz. 12
ÜbungskartensetsAnz. 6
ZertifikatsmappenAnz. 36

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppsAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Programm und Trainingsort. Verschicke die Einladungen erst, wenn Dauer, Ort und Anmeldefrist feststehen.
Führe ab der ersten Anmeldung eine Teilnehmerliste und erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor Beginn. So kannst du Catering und Sitzordnung rechtzeitig anpassen.
Prüfe Präsentationen und Übungsmaterialien 3 bis 5 Tage vorher auf dem tatsächlichen Laptop. Teste dabei auch HDMI-Kabel, Präsentationsklicker und die geladenen Geräte.
Plane den Aufbau am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor dem Empfang. In dieser Zeit lassen sich Tische, Stühle, Arbeitsmappen, Namensschilder sowie Projektor, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher prüfen.
Bereite Empfang und Verpflegung getrennt vor: Besetze die Empfangstheke 30 Minuten vor Beginn und stelle Kaffee, Tee, Wasser sowie Mittag- und Abendessen so bereit, dass keine Warteschlange vor dem Trainingsraum entsteht.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Trainerausbildung organisieren?: Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Räume, Trainer und Programm sollten spätestens 4 Wochen vorher bestätigt sein; die Anmeldefrist endet am besten 10 bis 14 Tage vor Beginn.
Wann sollte man die Einladungen für eine Trainerausbildung verschicken?: Verschicke die Einladungen, sobald Termin, Trainingsort und Programm feststehen – meist 6 Wochen vorher. Setze eine klare Anmeldefrist von 10 bis 14 Tagen vor der Ausbildung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Trainerausbildung?: Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Technik und Empfang ein. Projektor, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass vollständig getestet sein.
Wann bestellt man das Catering für eine Trainerausbildung?: Bestelle das Catering etwa 10 bis 14 Tage vorher, sobald die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche weitgehend feststehen. Aktualisiere die Menge 3 bis 5 Tage vor Beginn anhand der finalen Teilnehmerliste.

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