Organiser une formation aux compétences numériques, étape par étape

Une formation numérique réussie se prépare dans un ordre précis : confirmer la date et la salle, cadrer les objectifs, puis gérer les inscriptions et le matériel. Les difficultés arrivent souvent juste avant l’accueil, quand le wifi, les chargeurs ou la projection n’ont pas été testés avec les ordinateurs utilisés. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour installer les tables, préparer les supports et accompagner les participants pendant leur premier exercice. Ce plan vous aide à passer de la préparation au démarrage du cours sans rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date de l’entraînement
2
Réserver la salle d’entraînement
3
Confirmer les enseignants
4
Établir le programme et les objectifs d'apprentissage
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Finaliser la liste des participants
9
Imprimer les fiches et les guides
2 personnes
10
Préparer les présentations et les fichiers d’exercice
2 personnes
11
Tester les ordinateurs portables et les chargeurs
2 personnes
12
Tester le wifi et Internet
13
Tester l'image et le son
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons

Événement

16
Ouvrir la salle de cours
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Préparer les ordinateurs portables et les chargeurs
2 personnes
19
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
20
Installer la table d'inscription
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Assurer l’accueil et l’enregistrement
3 personnes
23
Distribuer le matériel de bienvenue
2 personnes
24
Animer une introduction aux compétences numériques de base
25
Encadrer l’exercice d’utilisation de l’ordinateur
3 personnes
26
Servir les boissons et en-cas de la pause
2 personnes
27
Réapprovisionner les boissons
28
Faire une démonstration de la sécurité en ligne
29
Animer l’exercice de sécurité en ligne
3 personnes
30
Installer le buffet du dîner
3 personnes
31
Servir le dîner
3 personnes
32
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
33
S’entraîner à la communication numérique
34
Encadrer l’exercice de communication numérique
3 personnes
35
Animer la séance de questions-réponses
36
Distribuer les certificats et les formulaires d’évaluation
2 personnes
37
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

38
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
39
Faire la vaisselle
2 personnes
40
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
41
Nettoyer l’espace
3 personnes
42
Remettre le mobilier en place
3 personnes
43
Restituer le matériel emprunté
44
Envoyer le matériel aux participants par voie numérique

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Nappesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 30
Chargeurs d’ordinateur portableqté 30
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Souris sans filqté 30
Routeur wifi
Enceinte portable
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à boireqté 36
Assiettesqté 36
Couvertsqté 36

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Thermosqté 4
Ciseauxqté 3
Couteau de chefqté 2
Planches à découperqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 36
Panneaux indicateursqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Supports de sacs poubelleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer les objectifs d’apprentissage et le programme avant d’envoyer les invitations. Les participants doivent savoir ce qu’ils vont pratiquer, notamment pendant l’introduction aux compétences numériques de base et l’exercice sur ordinateur.
Clôturez les inscriptions au moins 3 jours avant la formation afin de finaliser la liste, les badges et les besoins alimentaires. Ce délai permet aussi d’imprimer le bon nombre de fiches et de guides.
Testez chaque ordinateur avec son chargeur, la connexion wifi, le projecteur, le son et les fichiers d’exercice au moins la veille. Un simple test de navigation ne suffit pas : ouvrez réellement les documents qui seront utilisés pendant le cours.
Prévoyez une installation d’au moins 60 minutes avant l’arrivée du groupe. Disposez les tables et les chaises, branchez les multiprises et les rallonges, puis préparez séparément la table d’inscription, les ordinateurs et le matériel de présentation.
Préparez le café, le thé et les boissons avant l’accueil, sans empiéter sur le temps de vérification technique. Gardez les câbles, adaptateurs HDMI, souris et chargeurs de rechange regroupés à un endroit connu de l’équipe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une formation aux compétences numériques ?: Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour confirmer la salle, les enseignants, le programme et les inscriptions. Réservez la dernière journée aux tests techniques, à l’impression des supports et à la préparation des ordinateurs.
Quand faut-il tester les ordinateurs et le wifi avant la formation ?: Faites un premier test 48 heures avant, puis une vérification finale le jour même, au moins 60 minutes avant l’accueil. Connectez chaque ordinateur, essayez les fichiers d’exercice et vérifiez que la projection et le son fonctionnent ensemble.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les idéalement 10 à 14 jours avant la formation. Fixez une date limite d’inscription environ 3 jours avant afin de connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires.
Que préparer dans la salle avant l’arrivée des participants ?: Installez les tables, les chaises, les ordinateurs, les chargeurs et le matériel de présentation au moins 60 minutes à l’avance. Ajoutez la table d’inscription, les badges, les supports imprimés, les boissons et les panneaux indicateurs avant l’ouverture de la salle.

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