Cómo organizar una formación en habilidades digitales
Una formación en habilidades digitales necesita más que un programa y un aula reservada. Primero se cierran los objetivos, los docentes y las inscripciones; después se preparan los equipos, los archivos de práctica y los materiales. La comprobación técnica debe hacerse antes del día del curso, no cuando llegan los participantes. Esta guía te ayuda a ordenar el trabajo para que la recepción, la parte práctica y las pausas funcionen sin interrupciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la fecha del entrenamiento
- 2
Reservar sala de formación
- 3
Confirmar a los docentes
- 4
Definir el programa y los objetivos de aprendizaje
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Cerrar la lista de participantes
- 9
Imprimir hojas de trabajo y manuales
2 personas
- 10
Preparar las presentaciones y los archivos de prueba
2 personas
- 11
Probar portátiles y cargadores
2 personas
- 12
Probar wifi e internet
- 13
Probar el sonido y la imagen
2 personas
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Enfriar bebidas
Evento
- 16
Abrir el aula
2 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 18
Dejar listos los portátiles y cargadores
2 personas
- 19
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 20
Montar la mesa de registro
- 21
Preparar café y té
2 personas
- 22
Gestionar la recepción y el registro
3 personas
- 23
Repartir el material de bienvenida
2 personas
- 24
Dar una introducción a las competencias digitales básicas
- 25
Guiar la práctica de uso del ordenador
3 personas
- 26
Servir las bebidas y los snacks del descanso
2 personas
- 27
Rellenar las bebidas
- 28
Demostrar la seguridad en línea
- 29
Guiar el ejercicio de seguridad en línea
3 personas
- 30
Montar el bufé de cena
3 personas
- 31
Servir la cena
3 personas
- 32
Reponer el buffet de cena
2 personas
- 33
Practicar la comunicación digital
- 34
Guiar la práctica de comunicación digital
3 personas
- 35
Moderar la ronda de preguntas
- 36
Repartir certificados y formularios de evaluación
2 personas
- 37
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 38
Apagar y empaquetar el equipo
2 personas
- 39
Lavar la vajilla
2 personas
- 40
Recoger y retirar la basura
2 personas
- 41
Limpiar el espacio
3 personas
- 42
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 43
Devolver el material prestado
- 44
Enviar el material para participantes digitalmente
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 36
- Mesa de registro
- Mantelescant. 8
Equipo
- Portátilescant. 30
- Cargadores de portátilcant. 30
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Ratones inalámbricoscant. 30
- Router wifi
- Altavoz portátil
- Clic de presentación
Vajilla
- Tazas de cafécant. 36
- Vasoscant. 36
- Platoscant. 36
- Cubiertoscant. 36
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 4
- Termoscant. 4
- Tijerascant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 36
- Carteles direccionalescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Soportes para bolsas de basuracant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y los objetivos antes de enviar las invitaciones. Indica qué competencias se practicarán y deja un plazo concreto para las inscripciones, de modo que puedas cerrar la lista de participantes con tiempo.
- Haz una prueba técnica completa al menos 48 horas antes: enciende cada portátil, conecta su cargador, prueba el wifi y abre los archivos de práctica. Comprueba también el proyector, la pantalla, el sonido, los cables HDMI y los adaptadores.
- Prepara un puesto de trabajo por participante y deja un cargador disponible para cada portátil. Los ratones inalámbricos suelen olvidarse, así que pruébalos junto con los equipos y no solo durante el montaje del aula.
- Imprime las hojas de trabajo y los manuales después de cerrar la lista. Prepara también las tarjetas de nombre, los carteles direccionales y una mesa de registro para que la recepción no interrumpa la introducción.
- Organiza café, té y bebidas antes de abrir el aula. Enfría las bebidas con antelación y calcula el tiempo de preparación de las máquinas de café, las teteras y los termos para que la primera pausa no coincida con el registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación en habilidades digitales?
- Empieza a confirmar la fecha, la sala y los docentes al menos 3 o 4 semanas antes. Deja los últimos 2 días para cerrar participantes, imprimir materiales y hacer la prueba técnica.
- ¿Cuándo hay que probar los portátiles y el wifi?
- Haz una prueba completa entre 48 y 24 horas antes de la formación. Comprueba cada portátil, cargador, archivo de práctica, conexión wifi, proyector, sonido y cable necesario.
- ¿Cuántos portátiles y cargadores se necesitan?
- Prepara un portátil y un cargador por participante, más al menos 1 equipo de reserva si el grupo supera las 10 personas. Así puedes sustituir rápidamente un equipo que falle durante la práctica.
- ¿Cuándo se cierra la lista de participantes?
- Cierra la lista entre 3 y 5 días antes del curso. Ese plazo permite imprimir los manuales, preparar las tarjetas de nombre y tener en cuenta las preferencias dietéticas.
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