Managementtraining organisieren: der richtige Ablauf
Bei einer Managementtraining-Veranstaltung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Trainingstag. Zuerst sicherst du Trainingsort und Trainer, danach stehen Programm, Einladungen und Anmeldungen im Mittelpunkt. Erst wenn die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche feststehen, bestellst du das Catering und planst Mengen. In den letzten Tagen prüfst du Präsentationen, Technik und Raumaufbau – diese Punkte werden besonders häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Trainingsort reservieren
- 2
Trainer bestätigen
- 3
Programm festlegen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Teilnehmerliste aktualisieren
- 8
Catering bestellen
- 9
Präsentationen sammeln
- 10
Arbeitsblätter ausdrucken
- 11
Namensschilder vorbereiten
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Technik testen
2 Personen
- 14
Raum kontrollieren
2 Personen
- 15
Tische aufstellen
2 Personen
- 16
Stühle aufstellen
2 Personen
- 17
Registrierungstisch einrichten
- 18
Trainingsmaterialien bereitlegen
2 Personen
- 19
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 20
Getränke kalt stellen
Event
- 21
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 22
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 23
Begrüßung und Einführung übernehmen
- 24
Trainingssession begleiten
2 Personen
- 25
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 26
Getränke nachfüllen
- 27
Interaktive Übung anleiten
2 Personen
- 28
Dinnerbuffet aufbauen
3 Personen
- 29
Abendbuffet servieren
3 Personen
- 30
Geschirr und Gläser sammeln
2 Personen
- 31
Vertiefungssession begleiten
2 Personen
- 32
Maßnahmenpunkte ausfüllen lassen
- 33
Abschluss organisieren
- 34
Letzte Getränke servieren
Nachbereitung
- 35
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 36
Abfall trennen
2 Personen
- 37
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 38
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 39
Raum reinigen
2 Personen
- 40
Technik einpacken
2 Personen
- 41
Reste kühlen und beschriften
- 42
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 43
Dankeschön an Teilnehmer versenden
- 44
Präsentationen digital teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 30
- Registrierungstisch
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Kabelloses Mikrofon
- Präsentationsklicker
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 30
- WassergläserAnz. 30
- Dinner-TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServierschalenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
- ServierbesteckAnz. 6
Training
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 40
- StifteAnz. 24
- NotizblöckeAnz. 30
- KugelschreiberAnz. 36
- ArbeitsblätterAnz. 30
- NamensschilderAnz. 30
- BadgehalterAnz. 30
- KlebezettelAnz. 12
- StimmkartenAnz. 60
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und Kehrblech
- DesinfektionstücherAnz. 2
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 2
Tipps
- Lege Trainingsort, Trainer und Programm zuerst fest. Verschicke die Einladungen erst, wenn Datum, Ablauf und Anmeldefrist verbindlich sind; plane mindestens 2 bis 3 Wochen für Rückmeldungen ein.
- Führe eine laufend aktualisierte Teilnehmerliste und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Training. Bestelle das Catering danach und rechne Getränke nicht nur für die Pausen, sondern für den gesamten Aufenthalt.
- Sammle Präsentationen und Arbeitsblätter spätestens 3 Werktage vorher. Drucke die Unterlagen erst nach der letzten Version aus und lege zusätzlich Notizblöcke, Stifte sowie Flipchart-Material bereit.
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofon und Präsentationsklicker mindestens am Vortag gemeinsam. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und Ersatzlösungen – ein fehlender Adapter verzögert den Start schnell um 15 Minuten.
- Plane den Raum am Veranstaltungstag mit ausreichend Vorlauf: Tische, Stühle und Registrierungstisch sollten mindestens 60 Minuten vor Beginn stehen. Richte Kaffee, Tee, Wasser und Namensschilder vor dem Eintreffen der ersten Teilnehmer ein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Managementtraining-Veranstaltung planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Trainingsort, Trainer und Programm. Für Einladungen, Anmeldungen und Catering solltest du mindestens 2 Wochen einplanen.
- Wann sollte man das Catering für ein Managementtraining bestellen?
- Bestelle das Catering, sobald die Anmeldefrist beendet ist und die Teilnehmerzahl feststeht, am besten 7 bis 10 Tage vor dem Training. Ernährungswünsche sollten dann bereits erfasst sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Trainingsraums?
- Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Technik und Materialien ein. Bei unbekannter Technik oder mehreren Präsentationsplätzen sind 90 Minuten sicherer.
- Wann sollte man die Technik für eine Schulung testen?
- Teste Beamer, Laptop, HDMI-Verbindung, Mikrofon und Klicker spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag reicht dann eine kurze Kontrolle von etwa 15 Minuten, statt die gesamte Verbindung unter Zeitdruck einzurichten.
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