Cómo organizar una formación para directivos sin dejar cabos sueltos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la ubicación y el formador antes de enviar las invitaciones. Necesitas confirmar también la duración del programa, la distribución de las mesas y si la sala permite montar una mesa de registro y una zona de catering.
• Envía la invitación con un plazo de inscripción claro y pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Actualiza la lista de participantes al menos una vez por semana y vuelve a comprobarla antes de pedir el catering.
• Recopila las presentaciones y prepara las hojas de trabajo con varios días de margen. Lleva copias impresas, blocs de notas, rotuladores y hojas de rotafolio; depender únicamente del portátil puede retrasar una dinámica de grupo.
• Prueba el proyector, la pantalla, el portátil, el cable HDMI, el micrófono inalámbrico y el clic de presentación en la sala real. Hazlo como mínimo el día anterior y deja preparados cables alargadores y regletas para evitar conexiones improvisadas.
• Prepara el café, el té, el agua y las bebidas antes de que lleguen los participantes, y calcula aproximadamente dos bebidas por persona para la primera hora. Sirve los aperitivos durante la pausa y revisa que haya tazas, vasos, platos, cubiertos y utensilios de servicio suficientes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación para directivos?

Reserva la ubicación y confirma al formador con al menos 4 semanas de antelación. Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes, y cierra participantes, dietas y catering como mínimo 5 días antes.

¿Cuándo hay que probar la técnica de una formación?

Haz una prueba completa el día anterior, usando el portátil, el proyector, la pantalla, el HDMI, el micrófono y el clic de presentación que se utilizarán. Comprueba también la ubicación de los enchufes y deja preparados cables alargadores y regletas.

¿Cuándo se debe pedir el catering para una formación?

Pide el catering cuando la lista de participantes esté suficientemente estable, normalmente entre 5 y 7 días antes. Confirma el número final y las preferencias dietéticas 48 horas antes para evitar raciones incorrectas.

¿Qué hay que preparar el mismo día de la formación?

Monta las mesas y sillas, la mesa de registro, los materiales, el café y el té antes de la llegada, dejando al menos 60 minutos para imprevistos. Registra a los participantes, da la bienvenida y comprueba de nuevo la técnica antes de iniciar la sesión.

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