Organiser une formation au leadership sans rien laisser au hasard

Une formation au leadership se prépare d’abord autour du programme, du nombre de participants et des besoins de la salle. Réservez l’espace avant d’envoyer les invitations, puis verrouillez les inscriptions et les informations alimentaires avant de commander le catering. Les supports, le matériel de présentation et les fiches de travail doivent être prêts plusieurs jours à l’avance. Le jour venu, prévoyez assez de temps pour installer les tables, tester les présentations et préparer l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle d’entraînement
2
Établir le programme d’entraînement
2 personnes
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Mettre à jour la liste des participants
7
Déterminer les quantités de catering
8
Commander le matériel d'entraînement
9
Créer des présentations et des fiches de travail
2 personnes
10
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
11
Remplir les étiquettes nominatives
12
Envoyer les informations aux participants
13
Vérifier la liste des courses
14
Faire les courses
2 personnes
15
Rassembler le matériel
2 personnes
16
Tester l'ordinateur portable et les présentations
2 personnes
17
Ouvrir la salle
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
20
Installer les paperboards
2 personnes
21
Distribuer les classeurs de travail
2 personnes
22
Préparer le café et le thé
2 personnes
23
Réfrigérer le déjeuner et le dîner
2 personnes
24
Aménager la table d'accueil

Événement

25
Accueillir les participants
3 personnes
26
Présenter le programme et les objectifs
27
Animer la mission de découverte
2 personnes
28
Présenter les styles de leadership
29
Servir les boissons de pause
2 personnes
30
Animer des études de cas pratiques
2 personnes
31
Animer l’activité de réflexion
2 personnes
32
Servir le dîner
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Animer les entretiens de feedback
3 personnes
35
Créer des plans d’action personnels
2 personnes
36
Discuter des plans d’action en séance plénière
37
Animer la séance de questions de clôture
38
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

39
Rassembler les déchets
3 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Éteindre l’équipement
2 personnes
42
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
43
Nettoyer l’espace
3 personnes
44
Emballer le matériel
2 personnes
45
Refroidir les restes
2 personnes
46
Rendre les articles empruntés
47
Envoyer le matériel aux participants par voie numérique
48
Archiver l'enregistrement des présences

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 25
Table d’accueil
Porte-manteau

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verres à eauqté 30
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30
Plateaux de serviceqté 4
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Horloge murale

Cuisine

Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Louchesqté 4
Pinces de serviceqté 3

Matériel de formation

Pieds de flipchartqté 2
Blocs de paperboardqté 4
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Carnetsqté 25
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 24
Post-itqté 12
Badges nominatifsqté 30
Dossiers de travailqté 25
Enveloppesqté 30
Ruban de masquageqté 3
Minuterieqté 2

Décoration

Nappesqté 6

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le programme et la capacité de la salle. Envoyez les invitations seulement quand les horaires, le lieu et les modalités d’inscription sont confirmés.
Arrêtez la liste des participants au moins 5 jours avant la formation. Vous pourrez alors calculer les quantités de repas, recueillir les besoins alimentaires et préparer les étiquettes nominatives.
Préparez les présentations, les classeurs et les fiches de travail au plus tard 2 jours avant. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute ou les documents abîmés.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le cliqueur et les rallonges la veille. Une présentation ouverte sur l’ordinateur ne garantit pas que l’affichage fonctionnera dans la salle.
Arrivez 60 à 90 minutes avant le début. Installez les tables et les chaises, les paperboards, la table d’accueil, le café et le thé, puis réfrigérez les repas avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation au leadership ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de commander le matériel et le catering.
Quand faut-il confirmer le nombre de participants ?: Fixez une date de clôture 5 jours avant la formation. Utilisez ensuite cette liste pour les repas, les classeurs de travail, les étiquettes nominatives et l’aménagement des tables.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test 2 jours avant, puis une vérification rapide la veille. Contrôlez l’ordinateur, les présentations, le vidéoprojecteur, l’écran, le cliqueur et les multiprises.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez 60 à 90 minutes avant l’accueil. L’installation comprend les tables et les chaises, les paperboards, le matériel de présentation, les documents, les boissons et la table d’accueil.

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