Führungstraining organisieren – der praktische Ablauf
Ein Führungstraining steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Zuerst sicherst du den Trainingsraum und legst Programm, Dauer und Gruppengröße fest. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Bestellung der Materialien. In den letzten Tagen prüfst du Catering, Arbeitsunterlagen und Technik. Am Veranstaltungstag zählen ein vorbereiteter Empfang, funktionierende Präsentationstechnik und ein Raum, in dem die Teilnehmenden sofort arbeiten können.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Trainingsraum reservieren
- 2
Trainingsprogramm erstellen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Teilnehmerliste aktualisieren
- 7
Cateringmengen festlegen
- 8
Trainingsmaterialien bestellen
- 9
Präsentationen und Arbeitsblätter erstellen
2 Personen
- 10
Arbeitsmethoden vorbereiten
2 Personen
- 11
Namensschilder ausfüllen
- 12
Teilnehmerinformationen versenden
- 13
Einkaufsliste prüfen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 16
Laptop und Präsentationen testen
2 Personen
- 17
Raum öffnen
2 Personen
- 18
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Präsentationsgeräte anschließen
2 Personen
- 20
Flipcharts aufstellen
2 Personen
- 21
Arbeitsmappen verteilen
2 Personen
- 22
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 23
Mittag- und Abendessen kühlen
2 Personen
- 24
Empfangstisch einrichten
Event
- 25
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 26
Programm und Ziele erläutern
- 27
Einführungsaufgabe begleiten
2 Personen
- 28
Führungsstile präsentieren
- 29
Pausengetränke servieren
2 Personen
- 30
Praxisfälle begleiten
2 Personen
- 31
Reflexionsaufgabe begleiten
2 Personen
- 32
Abendessen servieren
3 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Feedbackgespräche begleiten
3 Personen
- 35
Persönliche Aktionspläne erstellen
2 Personen
- 36
Aktionspläne im Plenum besprechen
- 37
Abschließende Fragerunde moderieren
- 38
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Abfall sammeln
3 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 41
Geräte ausschalten
2 Personen
- 42
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
- 43
Raum reinigen
3 Personen
- 44
Materialien einpacken
2 Personen
- 45
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
- 46
Geliehene Sachen zurückgeben
- 47
Teilnehmerunterlagen digital nachsenden
- 48
Anwesenheitsliste archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 25
- Empfangstisch
- Garderobenständer
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 30
- WassergläserAnz. 30
- TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServiertablettsAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Präsentationsklicker
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Wanduhr
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 4
- ServierzangenAnz. 3
Trainingsmaterial
- FlipchartständerAnz. 2
- FlipchartblöckeAnz. 4
- Whiteboard
- Whiteboard-MarkerAnz. 12
- NotizbücherAnz. 25
- KugelschreiberAnz. 30
- StifteAnz. 24
- Post-itsAnz. 12
- NamensschilderAnz. 30
- ArbeitsmappenAnz. 25
- UmschlägeAnz. 30
- AbklebebandAnz. 3
- TimerAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
Reinigung
- Reinigungs-EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- MülleimerAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Trainingsraum mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und prüfe dabei Tischform, Sitzplätze, Tageslicht, Stromanschlüsse und Platz für Flipcharts. So vermeidest du, dass die geplanten Arbeitsmethoden vor Ort nicht funktionieren.
- Verschicke die Einladung spätestens 3 Wochen vor dem Training und setze eine Anmeldefrist etwa 10 Tage vorher. Aktualisiere danach die Teilnehmerliste und frage Ernährungswünsche direkt ab, bevor du Cateringmengen festlegst.
- Erstelle Präsentationen, Arbeitsblätter und Arbeitsmappen spätestens 5 Tage vorher. Plane pro Person ein Notizbuch und mindestens einen Kugelschreiber ein; zusätzliche Stifte und Whiteboard-Marker gehören griffbereit an den Trainerplatz.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Präsentationsklicker am Vortag mit genau den Dateien, die du verwenden wirst. Lege Verlängerungskabel bereit und halte die Präsentation zusätzlich offline verfügbar.
- Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn. Stelle Tische und Stühle auf, verteile Arbeitsmappen, bereite Kaffee und Tee vor und kühle Mittag- und Abendessen rechtzeitig; der Empfangstisch sollte 30 Minuten vor dem Start besetzt sein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Führungstraining organisieren?
- Beginne idealerweise 6 Wochen vorher mit der Raumreservierung und dem Trainingsprogramm. Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch rechtzeitig verarbeitet werden können.
- Wann muss ich die Teilnehmerzahl für das Catering festlegen?
- Lege die Cateringmenge nach Ablauf der Anmeldefrist fest, meist 7 bis 10 Tage vor dem Training. Rechne dabei mit der bestätigten Teilnehmerzahl plus 5 bis 10 Prozent Reserve, sofern der Anbieter keine andere Vorgabe macht.
- Wann soll die Technik für ein Führungstraining getestet werden?
- Teste Laptop, Präsentationen, Beamer und Klicker spätestens am Vortag. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 30 Minuten für das Anschließen, die Bildausrichtung und einen kurzen Testlauf ein.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Führungstrainings?
- Plane mindestens 60 Minuten für Raum, Technik, Flipcharts, Arbeitsmappen und Getränke ein. Wenn Tische umgestellt oder mehrere Präsentationsgeräte angeschlossen werden müssen, sind 90 Minuten realistischer.
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