Cómo organizar una formación en liderazgo sin imprevistos

Una formación en liderazgo necesita más que una sala y una presentación. Empieza definiendo el programa y el número de participantes; después organiza las inscripciones, las necesidades dietéticas, los materiales y el catering. En los últimos días, comprueba la tecnología, prepara las dinámicas y deja lista la recepción. Esta secuencia evita errores habituales, como pedir comida sin confirmar asistentes, olvidar identificadores o descubrir que el portátil y el proyector no son compatibles.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar sala de formación
2
Elaborar el programa de entrenamiento
2 personas
3
Enviar invitaciones
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Actualizar la lista de participantes
7
Determinar las cantidades del catering
8
Pedir materiales de entrenamiento
9
Preparar presentaciones y hojas de trabajo
2 personas
10
Preparar las dinámicas
2 personas
11
Rellenar las tarjetas identificativas
12
Enviar información a los participantes
13
Comprobar la lista de la compra
14
Hacer la compra
2 personas
15
Reunir los materiales
2 personas
16
Probar el portátil y las presentaciones
2 personas
17
Abrir el espacio
2 personas
18
Colocar mesas y sillas
3 personas
19
Conectar el equipo de presentación
2 personas
20
Preparar los rotafolios
2 personas
21
Repartir carpetas de trabajo
2 personas
22
Preparar café y té
2 personas
23
Refrigerar el almuerzo y la cena
2 personas
24
Montar la mesa de recepción

Evento

25
Recepción de participantes
3 personas
26
Explicar el programa y los objetivos
27
Guiar la actividad de presentación
2 personas
28
Presentar estilos de liderazgo
29
Servir bebidas del descanso
2 personas
30
Guiar los casos prácticos
2 personas
31
Guiar la actividad de reflexión
2 personas
32
Servir la cena
3 personas
33
Rellenar las bebidas
2 personas
34
Guiar las sesiones de feedback
3 personas
35
Crear planes de acción personales
2 personas
36
Debatir los planes de acción en plenario
37
Dirigir la ronda final de preguntas
38
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

39
Recoger la basura
3 personas
40
Lavar la vajilla
2 personas
41
Apagar el equipo
2 personas
42
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
43
Limpiar el espacio
3 personas
44
Empaquetar materiales
2 personas
45
Enfriar la comida sobrante
2 personas
46
Devolver los objetos prestados
47
Enviar el material para participantes digitalmente
48
Archivar el registro de asistencia

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 25
Mesa de recepción
Perchero

Vajilla

Tazas de cafécant. 30
Vasos para aguacant. 30
Platoscant. 30
Cubiertoscant. 30
Bandejas de serviciocant. 4
Jarras de aguacant. 6

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Clic de presentación
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Reloj de pared

Cocina

Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 2
Cucharonescant. 4
Pinzas de servircant. 3

Material de formación

Atriles para rotafolioscant. 2
Blocs de papel para rotafoliocant. 4
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Cuadernoscant. 25
Bolígrafoscant. 30
Rotuladorescant. 24
Post-itscant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Carpetas de trabajocant. 25
Sobrescant. 30
Cinta de carrocerocant. 3
Temporizadorcant. 2

Decoración

Mantelescant. 6

Limpieza

Cubo de limpiezacant. 2
Fregonascant. 2
Papelelerascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sala antes de abrir las inscripciones y comprueba que caben las mesas, las sillas, el espacio para dinámicas y la zona de recepción. Haz una visita o solicita un plano con al menos 2 semanas de antelación.
Cierra la lista de participantes entre 5 y 7 días antes. Usa ese número para calcular el catering y confirma las preferencias dietéticas; preparar comida para una cifra estimada suele provocar faltas o desperdicio.
Prepara las presentaciones, hojas de trabajo, cuadernos, bolígrafos y tarjetas identificativas como un único paquete por persona. Ten las carpetas listas el día anterior, no durante la recepción.
Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el clic de presentación, los cables y las regletas al menos 24 horas antes. Abre cada presentación y comprueba también que los rotafolios y la pizarra tienen rotuladores utilizables.
Llega entre 60 y 90 minutos antes para colocar mesas y sillas, conectar el equipo, preparar rotafolios, café y té, refrigerar el almuerzo y montar la recepción. Deja agua, vasos y materiales visibles antes de que llegue el primer participante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación en liderazgo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la sala, elaborar el programa y enviar las invitaciones. Cierra inscripciones y preferencias dietéticas 5-7 días antes, y deja la preparación física para el día anterior y la mañana del evento.
¿Cuándo hay que confirmar el catering de una formación?: Confírmalo cuando la lista de participantes esté cerrada, normalmente 5-7 días antes. Calcula las cantidades con el número confirmado y separa las raciones según las preferencias dietéticas recibidas.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar el proyector y las presentaciones?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el clic, los cables y las regletas, y vuelve a encenderlo todo 60-90 minutos antes de la recepción.
¿Qué se prepara primero el día de una formación en liderazgo?: Primero abre el espacio y coloca mesas y sillas; después conecta el equipo de presentación y prepara los rotafolios. A continuación organiza la recepción, las carpetas de trabajo, el café y el té, y deja refrigerado el almuerzo y la cena antes de recibir a los participantes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.