Organiser une formation à la négociation, étape par étape

Une formation à la négociation repose sur une préparation structurée : le contenu doit être prêt avant de régler les détails logistiques. Commencez par réserver la salle et confirmer la date, puis traitez les inscriptions et les besoins alimentaires. Préparez ensuite le programme, les cas pratiques et les supports de travail. La veille, testez la technique et vérifiez l’espace ; le jour J, installez les tables, le matériel et l’accueil avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Confirmer la date de l’entraînement
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier la liste des participants
7
Établir le programme d’entraînement
8
Élaborer des cas pratiques
2 personnes
9
Préparer les feuilles de travail
10
Finaliser la présentation
11
Commander le catering
12
Tester la technique
2 personnes
13
Rassembler le matériel
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Rappeler les participants
16
Vérifier l’espace
2 personnes
17
Installer les tables
3 personnes
18
Installer les chaises
2 personnes
19
Installer l'écran de présentation
2 personnes
20
Préparer le matériel de travail
2 personnes
21
Mettre en place le point café
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer les en-cas
2 personnes
24
Installer la table d’accueil

Événement

25
Accueillir les participants
3 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Faire l’introduction
28
Aborder les modèles de négociation
29
Servir la pause-café
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Animer les jeux de rôle
2 personnes
32
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
33
Servir le dîner
3 personnes
34
Encadrer le module du soir
35
Créer des plans d’action personnels
2 personnes
36
Remettre les certificats
37
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

38
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
39
Ramasser les restes de nourriture
2 personnes
40
Trier les déchets
2 personnes
41
Éteindre l’équipement
42
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Nettoyer l’espace
2 personnes
45
Vérifier le matériel
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
47
Renvoyer le matériel aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 35
Table de buffetqté 2
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Cliqueur de présentation
Enceinte Bluetooth

Matériel de formation

Paperboardqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Cahiers d’exercicesqté 35
Cas pratiques d’entraînementqté 35
Cartes du plan d'actionqté 35
Badges nominatifsqté 35
Sets de stylosqté 35
Post-itqté 12
Papier A4qté 2
Certificatsqté 35

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verres à eauqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 2
Pinces de serviceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Chiffons microfibresqté 10
Porte-sacs-poubelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et la date au moins 4 semaines à l’avance. Gardez assez de temps pour organiser les tables, l’écran de projection et les espaces de travail.
Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant la formation. Vous pourrez alors vérifier la liste des participants et recueillir les besoins alimentaires avant de commander le catering.
Finalisez le programme, les cas pratiques et les feuilles de travail au plus tard 5 jours avant. Préparez un exemplaire par participant, avec quelques copies supplémentaires.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises la veille. Un essai de 30 minutes permet de repérer une incompatibilité ou un câble manquant avant l’ouverture de la salle.
Prévoyez 60 à 90 minutes d’installation le matin. Mettez en place les badges, les cahiers d’exercices, les stylos, le paperboard, le point café et les boissons avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation à la négociation ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour une formation bien préparée. Réservez la salle et confirmez la date au début, puis gardez les 10 derniers jours pour les inscriptions, le catering et les vérifications.
Quand faut-il envoyer les invitations à une formation à la négociation ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant afin de finaliser les participants et les besoins alimentaires.
Quand préparer les cas pratiques et les supports de formation ?: Préparez une première version au moins 2 semaines avant la formation. Finalisez les cas pratiques, les feuilles de travail et la présentation 5 jours avant, puis relisez-les une dernière fois la veille.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai couvre l’installation des tables et des chaises, le test de la projection, la préparation du matériel et la mise en place de l’accueil.

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