Cómo organizar una formación en negociación
Una formación en negociación necesita más preparación que una reunión: combina contenido, práctica y una logística que no puede interrumpir el ritmo. Empieza cerrando la sala y la fecha, y después confirma participantes, preferencias dietéticas y programa. Mientras desarrollas los casos prácticos y las hojas de trabajo, deja resueltos el catering, la presentación y la técnica. El día del entrenamiento, reserva tiempo para montar las mesas, probar el proyector y preparar la recepción antes de que llegue el primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala
- 2
Confirmar la fecha del entrenamiento
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Comprobar la lista de participantes
- 7
Elaborar el programa de entrenamiento
- 8
Desarrollar casos prácticos
2 personas
- 9
Preparar hojas de trabajo
- 10
Finalizar la presentación
- 11
Pedir el catering
- 12
Probar la técnica
2 personas
- 13
Reunir los materiales
2 personas
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Recordar a los participantes
- 16
Comprobar el espacio
2 personas
- 17
Montar mesas
3 personas
- 18
Colocar las sillas
2 personas
- 19
Montar la pantalla de presentación
2 personas
- 20
Preparar el material de trabajo
2 personas
- 21
Montar el punto de café
2 personas
- 22
Enfriar las bebidas
2 personas
- 23
Preparar aperitivos
2 personas
- 24
Preparar la mesa de recepción
Evento
- 25
Recepción de participantes
3 personas
- 26
Registrar la asistencia
2 personas
- 27
Dar la introducción
- 28
Tratar modelos de negociación
- 29
Servir la pausa para el café
2 personas
- 30
Rellenar las bebidas
- 31
Coordinar juegos de rol
2 personas
- 32
Preparar el bufé de cena
3 personas
- 33
Servir la cena
3 personas
- 34
Guiar el módulo de la noche
- 35
Crear planes de acción personales
2 personas
- 36
Repartir certificados
- 37
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 38
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 39
Limpiar restos de comida
2 personas
- 40
Separar residuos
2 personas
- 41
Apagar el equipo
- 42
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 43
Lavar la vajilla
2 personas
- 44
Limpiar el espacio
2 personas
- 45
Comprobar los materiales
- 46
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 47
Enviar el material de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 35
- Mesa del bufécant. 2
- Mesa de recepción
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbrico
- Clic de presentación
- Altavoz Bluetooth
Material de formación
- Pizarra de hojascant. 2
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
- Cuadernos de trabajocant. 35
- Casos de prácticacant. 35
- Tarjetas del plan de accióncant. 35
- Tarjetas de nombrecant. 35
- Juego de bolígrafoscant. 35
- Post-itscant. 12
- Papel A4cant. 2
- Certificadoscant. 35
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasos para aguacant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Tijerascant. 2
- Pinzas de servircant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Cepillos para fregarcant. 3
- Paños de microfibracant. 10
- Soportes para bolsas de basuracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la sala y la fecha antes de enviar invitaciones. Así puedes comunicar una dirección, un horario y una capacidad definitivos, en lugar de corregir datos después.
- Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y revisa la lista de participantes una semana antes. Comunica el número final al catering con tiempo suficiente para ajustar las raciones.
- Prepara los casos prácticos, las hojas de trabajo y las tarjetas del plan de acción antes de finalizar la presentación. Comprueba que cada ejercicio tenga instrucciones claras y material para todos los participantes.
- Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargadores, regletas, micrófono y clic de presentación. Lleva una copia de la presentación en otro dispositivo.
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para comprobar el espacio, montar mesas y sillas, preparar el material de trabajo, enfriar las bebidas y organizar el punto de café y la mesa de recepción. Deja las tarjetas de nombre y los bolígrafos colocados antes de abrir la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación en negociación?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar la sala, confirmar la fecha, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Deja cerrados el programa, los casos prácticos y el catering al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que probar la técnica de una formación?
- Haz una prueba completa 24 horas antes y repítela al llegar, entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Comprueba especialmente el proyector, la pantalla, el HDMI, el micrófono y el audio.
- ¿Cuánto tiempo antes deben llegar los participantes?
- Abre la recepción unos 15 minutos antes de la hora de inicio. La organización debe estar lista entre 60 y 90 minutos antes para que ese margen no retrase la formación.
- ¿Cuándo se confirma el número de asistentes al catering?
- Confirma el número final y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Revisa la lista de participantes una última vez el día anterior para evitar raciones incorrectas.
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