Checklist pour organiser une formation à la communication

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Réservez la salle et confirmez les entraîneurs plusieurs semaines avant la date prévue. Vérifiez aussi que la configuration permet de passer facilement d’un travail en groupe à une présentation.
• Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur au plus tard quelques jours avant la formation. Prévoyez une marge pour les inscriptions tardives.
• Envoyez le programme aux participants avant la session, avec l’horaire d’accueil et les informations pratiques. Les participants arrivent ainsi préparés et la table d’inscription reste fluide.
• Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le microphone et les rallonges avant l’arrivée du groupe. Un test de 30 minutes évite de découvrir un problème technique au début de la présentation.
• Préparez les badges, les feuilles de travail, les blocs-notes et les marqueurs la veille. Le matin même, installez les tables, les chaises, la configuration d’entraînement et les boissons avant d’ouvrir l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une formation à la communication ?

Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver la salle, fixer les entraîneurs, ouvrir les inscriptions et commander le catering avec le nombre de participants confirmé.

Quand envoyer les invitations à une formation à la communication ?

Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la formation. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement afin de finaliser les badges, le programme, les repas et le matériel.

Que vérifier la veille d’une formation à la communication ?

Contrôlez la présentation, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, le microphone et les multiprises. Préparez aussi les badges, les feuilles de travail, les boissons et la salle au moins la veille pour garder 30 minutes de marge le matin.

Combien de temps prévoir pour l’accueil des participants ?

Prévoyez 30 à 45 minutes avant le début de la formation pour installer la table d’inscription et enregistrer les participants. Cette marge permet de gérer les arrivées groupées, les badges manquants et les dernières questions sans retarder la session.

Des plans du même genre

• Checklist pour organiser une formation aux techniques d’étude
• Checklist pour organiser une formation à la prévention des nuisibles
• Checklist pour organiser une journée de réanimation
• Organiser une formation à la communication sans rien laisser au hasard