Organiser une formation à la médiation, étape par étape
Une formation à la médiation demande plus qu’une salle et un programme. Il faut coordonner les formateurs, les inscriptions, les besoins alimentaires et les exercices de rôle suffisamment tôt. La préparation matérielle joue aussi sur le rythme : chaque table doit disposer des dossiers, feuilles, stylos et supports nécessaires avant l’arrivée du groupe. Commencez par verrouiller la date et le lieu, puis avancez vers le contenu, les participants et la logistique finale.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date de l’entraînement
- 2
Réserver le lieu de formation
- 3
Fixer les entraîneurs
- 4
Élaborer le programme
2 personnes
- 5
Créer la liste des participants
- 6
Envoyer les invitations
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Envoyer les confirmations d'inscription
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Envoyer les informations aux participants
- 11
Calculer les quantités de catering
- 12
Vérifier le matériel de formation
2 personnes
- 13
Imprimer les feuilles de travail
- 14
Préparer les badges nominatifs
- 15
Constituer les cas pratiques
2 personnes
- 16
Répartir les jeux de rôle
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Refroidir les boissons
- 19
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 20
Aérer la salle
- 21
Installer les tables
2 personnes
- 22
Disposer les chaises en cercle
2 personnes
- 23
Installer les tables de pause
- 24
Tester la présentation
2 personnes
- 25
Préparer le matériel par table
2 personnes
- 26
Installer la table d’accueil
Événement
- 27
Enregistrer les participants
2 personnes
- 28
Accueil et présentation du programme
- 29
Discuter des objectifs de la formation
- 30
Expliquer le modèle de médiation
- 31
Animer l’exercice d’écoute active
2 personnes
- 32
Assurer la pause café
2 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
- 34
Animer les jeux de rôle
3 personnes
- 35
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
- 36
Servir le dîner
3 personnes
- 37
Ravitailler le buffet et les boissons
2 personnes
- 38
Animer l’étude de cas approfondie
2 personnes
- 39
Animer les tours de retour d’expérience
2 personnes
- 40
Planifier les rendez-vous de suivi
- 41
Assurer la clôture
Suivi
- 42
Rassembler les fiches de travail et le matériel
2 personnes
- 43
Faire la vaisselle
2 personnes
- 44
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
- 45
Nettoyer l’espace
2 personnes
- 46
Remettre les tables et les chaises en place
2 personnes
- 47
Éteindre l’équipement
- 48
Stocker le matériel
2 personnes
- 49
Fermer le lieu
2 personnes
- 50
Renvoyer les informations aux participants
- 51
Archiver le matériel d’entraînement
- 52
Rendre les articles empruntés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 24
- Chevalet de conférence
- Tables de pauseqté 2
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMI
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Présentateur sans fil
Vaisselle
- Tasses à caféqté 24
- Verres à eauqté 24
- Assiettesqté 24
- Couvertsqté 24
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloire
- Thermosqté 3
- Plateaux de serviceqté 4
- Louchesqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
- Glacièresqté 2
Matériel de formation
- Blocs pour chevaletqté 2
- Marqueursqté 24
- Post-itqté 6
- Stylos à billeqté 24
- Blocs-notesqté 24
- Badges nominatifsqté 24
- Dossiers de casqté 8
- Chemises de travailqté 24
- Numéros de tableqté 6
Décoration
- Nappesqté 6
- Porte-nomsqté 24
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Brosses à vaisselleqté 2
- Chiffons microfibresqté 6
- Porte-sac-poubelle
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date, le lieu et les formateurs avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez ensuite un délai d’au moins 10 jours pour traiter les réponses et confirmer chaque participant.
- Construisez le programme autour de cas pratiques et de jeux de rôle répartis à l’avance. Préparez un dossier par cas et vérifiez que chaque groupe sait quand il intervient.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis calculez le traiteur sur le nombre confirmé. Une relance 7 jours avant la formation évite de prévoir les mauvaises quantités.
- Testez la présentation avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le présentateur sans fil au moins la veille. Prévoyez aussi des rallonges et multiprises accessibles, plutôt que de les chercher à l’ouverture.
- Préparez la salle le jour même avec les tables, les chaises en cercle et le matériel par table. Aérez, refroidissez les boissons et installez les badges au moins 60 minutes avant l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une formation à la médiation ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, fixer les formateurs, construire les cas pratiques, gérer les inscriptions et confirmer le catering.
- Quand envoyer les invitations à une formation à la médiation ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription à 10 jours de la formation afin d’avoir le temps d’envoyer les confirmations et d’organiser les groupes.
- Quand préparer le matériel d’une formation à la médiation ?
- Imprimez les feuilles de travail, préparez les badges et constituez les dossiers de cas la veille. Le jour même, installez le matériel par table et testez la présentation au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Réservez au minimum 1 heure avant le début. Il faut aérer la salle, disposer les chaises en cercle, installer les tables de pause, préparer le café et vérifier tout le matériel audiovisuel.
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