Zo organiseer je een mediationtraining

Een mediationtraining staat of valt met een strakke volgorde: eerst datum, locatie en trainers, daarna programma en deelnemers. Regel casussen, rollenspellen en trainingsmateriaal ruim voordat je werkbladen afdrukt en tafels klaarzet. Op de trainingsdag zelf draait het om een rustige ruimte, werkende presentatieapparatuur en materialen per tafel. Met dit plan houd je ook aanmeldingen, dieetwensen, catering en de praktische inrichting bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Trainingsdatum vastleggen
2
Trainingslocatie reserveren
3
Trainers bevestigen
4
Programma opstellen
2 personen
5
Deelnemerslijst aanmaken
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Aanmeldbevestigingen versturen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Cateringhoeveelheden berekenen
12
Trainingsmateriaal controleren
2 personen
13
Werkbladen afdrukken
14
Naamkaartjes voorbereiden
15
Casussen samenstellen
2 personen
16
Rollenspellen verdelen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
19
Locatie openen
2 personen
20
Ruimte ventileren
21
Tafels opstellen
2 personen
22
Stoelen in kring zetten
2 personen
23
Pauzetafels inrichten
24
Presentatie testen
2 personen
25
Materialen per tafel klaarleggen
2 personen
26
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

27
Deelnemers registreren
2 personen
28
Welkom en programma toelichten
29
Trainingsdoelen bespreken
30
Mediationmodel uitleggen
31
Oefening actief luisteren begeleiden
2 personen
32
Koffiepauze verzorgen
2 personen
33
Dranken bijvullen
34
Rollenspellen begeleiden
3 personen
35
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
36
Diner serveren
3 personen
37
Buffet en dranken aanvullen
2 personen
38
Verdiepende casus begeleiden
2 personen
39
Feedbackrondes begeleiden
2 personen
40
Vervolgafspraken vastleggen
41
Afsluiting verzorgen

Nazorg

42
Werkbladen en materialen verzamelen
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
45
Ruimte schoonmaken
2 personen
46
Tafels en stoelen terugzetten
2 personen
47
Apparatuur uitschakelen
48
Materialen opslaan
2 personen
49
Locatie afsluiten
2 personen
50
Deelnemersinformatie nasturen
51
Trainingsmateriaal archiveren
52
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Flip-overstandaard
Pauzetafelsaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabel
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draadloze presenter

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Waterglazenaantal 24
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkoker
Thermoskannenaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Koelboxenaantal 2

Trainingmateriaal

Flip-overblokkenaantal 2
Stiftenaantal 24
Post-itsaantal 6
Balpennenaantal 24
Notitieblokkenaantal 24
Naamkaartjesaantal 24
Casusmappenaantal 8
Werkmapjesaantal 24
Tafelnummersaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Naamkaarthoudersaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 6
Vuilniszakhouder

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de trainingsdatum, locatie en trainers eerst vast. Stel het programma pas definitief op wanneer de beschikbare ruimte en begeleiding duidelijk zijn, zodat onderdelen en pauzes realistisch ingepland kunnen worden.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en stuur deelnemersinformatie enkele dagen voor de training. Zo hoef je op de trainingsdag niet meer uit te zoeken wie aangepaste catering of extra informatie nodig heeft.
Maak casusmappen en verdeel de rollenspellen vóór je de werkbladen afdrukt. Controleer daarna of elke deelnemer een naamkaartje, balpen en notitieblok heeft en of elke tafel de benodigde materialen krijgt.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, presenter en stroomaansluitingen uiterlijk de dag ervoor. Neem ook verlengsnoeren en stekkerdozen mee; die worden vaak pas gemist wanneer de presentatie al moet starten.
Open de locatie op tijd om te ventileren en de ruimte in te richten. Zet tafels en stoelen in de gewenste opstelling, richt de pauzetafels in en koel dranken voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een mediationtraining?: Leg datum, locatie en trainers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en deelnemersinformatie nog tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet je de casussen en rollenspellen voorbereiden?: Werk casussen en rolverdelingen uiterlijk 1 tot 2 weken voor de training uit. Controleer daarna de casusmappen en druk de definitieve werkbladen pas af wanneer het programma niet meer verandert.
Hoeveel tijd heb je nodig om de trainingsruimte klaar te zetten?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten vóór de start voor openen, ventileren, tafels en stoelen opstellen, pauzetafels inrichten en materialen klaarleggen. Test de presentatieapparatuur binnen dat tijdsblok opnieuw.
Wanneer regel je catering voor een mediationtraining?: Bereken de catering zodra de deelnemerslijst grotendeels bekend is, bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf. Verwerk dieetwensen in dezelfde bestelling en koel dranken vóór de eerste deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.