Organiser une formation à la communication sans rien laisser au hasard

Une formation à la communication se prépare d’abord par le contenu, puis par le déroulement concret de la journée. Réservez la salle et confirmez les formateurs avant d’inviter les participants, afin de communiquer un programme fiable. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les supports de travail doivent être finalisés assez tôt pour éviter les urgences. Le jour J, prévoyez un accueil séparé, une installation testée et des pauses déjà organisées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle d’entraînement
2
Fixer les entraîneurs
3
Établir la liste des participants
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer le programme aux participants
8
Vérifier le matériel de formation
2 personnes
9
Finaliser la présentation
10
Imprimer les feuilles de travail
11
Créer des badges nominatifs
12
Commander le catering
13
Faire les courses
2 personnes
14
Nettoyer l’espace
2 personnes
15
Tester la technique
2 personnes
16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Préparer le déjeuner
3 personnes
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Mettre en place la configuration d’entraînement
2 personnes
21
Préparer le matériel de présentation
2 personnes
22
Préparer les badges nominatifs
23
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

24
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
25
Enregistrer les participants
2 personnes
26
Servir le café et le thé
2 personnes
27
Ouvrir l'entraînement
28
Expliquer les objectifs d’apprentissage
29
Animer les présentations
2 personnes
30
Animer l’exercice d’écoute
2 personnes
31
Assurer la pause café
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
33
Animer l’exercice de feedback
2 personnes
34
Animer les jeux de rôle
3 personnes
35
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
36
Servir le dîner
3 personnes
37
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
39
S’entraîner aux techniques de présentation
2 personnes
40
Rédiger les actions personnelles
41
Animer la séance de questions-réponses
42
Clore la formation
43
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

44
Collecter les feuilles de travail
2 personnes
45
Faire la vaisselle
2 personnes
46
Emballer les restes
2 personnes
47
Rassembler les déchets
2 personnes
48
Nettoyer l’espace
3 personnes
49
Remettre le mobilier en place
3 personnes
50
Éteindre la technique
51
Ranger le matériel
2 personnes
52
Conserver les courses restantes
53
Envoyer le formulaire de feedback
54
Archiver la liste de présence
55
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
56
Évacuer les déchets résiduels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 30
Tabouretsqté 4
Table d'inscription

Vaisselle

Tasses à caféqté 35
Verres à boireqté 35
Assiettesqté 35
Couvertsqté 35
Plateaux de serviceqté 4
Carafeqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Micro sans fil
Enceinte Bluetooth
Glacièresqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 4

Matériel de formation

Chevaletsqté 2
Papier pour chevaletqté 3
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Blocs-notesqté 30
Stylos à billeqté 35
Badges nominatifsqté 35
Cliqueur de présentation

Décoration

Nappesqté 6
Panneau d’accueil

Nettoyage

Poubellesqté 3
Chiffons de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et les formateurs avant l’envoi des invitations. Gardez au moins 2 semaines pour recueillir les inscriptions, les contraintes alimentaires et les éventuels besoins particuliers.
Envoyez le programme aux participants plusieurs jours avant la formation. Indiquez les horaires, les pauses, le déjeuner et ce qu’ils doivent prévoir pour éviter les arrivées mal préparées.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le micro et les rallonges avant l’arrivée du groupe. Faites un essai complet avec la présentation utilisée, pas seulement un test d’allumage.
Préparez les badges, les feuilles de travail, les blocs-notes et les marqueurs avant l’ouverture de l’accueil. Une table d’inscription distincte permet d’enregistrer les participants sans interrompre l’installation de la salle.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant le début de la session. Pour une journée complète, prévoyez les tasses, verres, assiettes et couverts en même temps que le catering afin de ne pas devoir les chercher pendant une pause.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation à la communication ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les formateurs, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et commander le catering sans précipitation.
Quand envoyer les invitations à une formation ?: Envoyez-les au moins 2 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la formation pour finaliser les badges, les supports et les besoins alimentaires.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test 2 à 3 jours avant, puis une vérification sur place le jour même, au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Contrôlez notamment le câble HDMI, le son, le micro et les multiprises.
Que prévoir pour le déjeuner et les pauses d’une formation d’une journée ?: Organisez les pauses et le déjeuner avant le jour J, avec les boissons, les en-cas et la vaisselle nécessaires. Confirmez le nombre final de participants 5 à 7 jours à l’avance pour adapter les quantités et les régimes alimentaires.

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