Zo organiseer je een communicatietraining

Een communicatietraining staat of valt met een strakke voorbereiding: eerst leg je de trainingsruimte, trainers en deelnemers vast, daarna werk je het programma en materiaal uit. Regel uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen ruim voordat je catering bestelt. In de laatste week controleer je presentatie, werkbladen en techniek; op de dag zelf draait alles om een duidelijke trainingsopstelling en een snelle ontvangst. Met deze volgorde voorkom je dat deelnemers wachten of dat een kabel, naamkaartje of lunch ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Trainingsruimte reserveren
2
Trainers bevestigen
3
Deelnemerslijst opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma naar deelnemers sturen
8
Trainingsmateriaal controleren
2 personen
9
Presentatie afronden
10
Werkbladen afdrukken
11
Naamkaartjes maken
12
Catering bestellen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Ruimte schoonmaken
2 personen
15
Techniek testen
2 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Lunch klaarzetten
3 personen
19
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
20
Trainingsopstelling maken
2 personen
21
Presentatiemateriaal klaarleggen
2 personen
22
Naamkaartjes klaarleggen
23
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

24
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
25
Deelnemers registreren
2 personen
26
Koffie en thee serveren
2 personen
27
Training openen
28
Leerdoelen toelichten
29
Kennismaking begeleiden
2 personen
30
Luisteroefening begeleiden
2 personen
31
Koffiepauze verzorgen
3 personen
32
Dranken bijvullen
33
Feedbackoefening begeleiden
2 personen
34
Rollenspellen begeleiden
3 personen
35
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
36
Diner serveren
3 personen
37
Servies afruimen
2 personen
38
Dranken bijvullen
39
Presentatievaardigheden oefenen
2 personen
40
Persoonlijke actiepunten maken
41
Vragenronde begeleiden
42
Training afsluiten
43
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Werkbladen inzamelen
2 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Restanten verpakken
2 personen
47
Afval verzamelen
2 personen
48
Ruimte schoonmaken
3 personen
49
Meubilair terugplaatsen
3 personen
50
Techniek uitschakelen
51
Materialen opbergen
2 personen
52
Overgebleven boodschappen bewaren
53
Feedbackformulier versturen
54
Aanwezigheidslijst archiveren
55
Geleende materialen retourneren
2 personen
56
Restafval wegbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Krukkenaantal 4
Registratietafel

Servies

Koffiekopjesaantal 35
Drinkglazenaantal 35
Bordenaantal 35
Besteksetsaantal 35
Serveerbladenaantal 4
Schenkkanaantal 3

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draadloze microfoon
Bluetoothspeaker
Koelboxenaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4

Trainingsmateriaal

Flip-oversaantal 2
Flip-overpapieraantal 3
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 12
Notitieblokkenaantal 30
Balpennenaantal 35
Naamkaartjesaantal 35
Presentatieklikker

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Welkomstbord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 4 tot 6 weken vooraf met het reserveren van de trainingsruimte en het bevestigen van de trainers. Controleer meteen of er genoeg tafels, stoelen en ruimte voor de gekozen trainingsopstelling zijn.
Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de training. Dan heb je tijd om de deelnemerslijst, dieetwensen, naamkaartjes en catering definitief te maken.
Plan de inhoudelijke afronding niet op de laatste avond: maak presentatie en werkbladen uiterlijk 3 werkdagen vooraf definitief. Druk daarna de werkbladen en bereid flip-overs, whiteboard en markers voor.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en stroomvoorziening 1 tot 2 dagen vooraf met dezelfde presentatie. Leg een verlengkabel en stekkerdoos klaar; die blijken vaak pas nodig wanneer de opstelling staat.
Richt de registratiebalie minimaal 30 minuten voor aanvang in en zet koffie, water en naamkaartjes klaar voordat de eerste deelnemer arriveert. Laat één persoon de ontvangst bemannen, zodat de trainer niet tegelijk hoeft te registreren en techniek te starten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een communicatietraining organiseren?: Start bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met ruimte, trainers en deelnemersplanning. Rond aanmeldingen, dieetwensen en catering uiterlijk 7 dagen voor de training af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een trainingsruimte klaar te zetten?: Reken op 60 tot 90 minuten voor schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, de trainingsopstelling maken en materialen klaarleggen. Test de techniek daarna nog 30 minuten met de definitieve presentatie.
Wanneer stuur je het programma van een communicatietraining?: Stuur het programma uiterlijk 5 werkdagen vooraf naar de deelnemers. Vermeld daarin de starttijd, locatie, praktische benodigdheden en eventuele lunch- of dieetkeuzes.
Hoe voorkom je technische problemen tijdens een training?: Test laptop, beamer, HDMI-kabel, microfoon en geluid minimaal 1 dag vooraf op locatie. Neem daarnaast een verlengkabel en stekkerdoos mee en controleer de verbinding nogmaals voordat de deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.