Kommunikationstraining organisieren: der praktische Ablauf
Ein Kommunikationstraining steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge. Zuerst sicherst du Trainingsraum und Trainer, danach kümmerst du dich um Teilnehmer, Programm und Materialien. In den letzten Tagen vor dem Termin werden Technik, Sitzordnung, Verpflegung und Registrierung geprüft. Plane außerdem Zeit für Ernährungswünsche, Ausdrucke und einen vollständigen Probelauf ein – diese Punkte werden bei Kommunikationstrainings besonders häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Trainingsraum reservieren
- 2
Trainer bestätigen
- 3
Teilnehmerliste erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Programm an Teilnehmer senden
- 8
Trainingsmaterial überprüfen
2 Personen
- 9
Präsentation abschließen
- 10
Arbeitsblätter ausdrucken
- 11
Namensschilder erstellen
- 12
Catering bestellen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Raum reinigen
2 Personen
- 15
Technik testen
2 Personen
- 16
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 17
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 18
Mittagessen bereitstellen
3 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Trainingsaufbau machen
2 Personen
- 21
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 22
Namensschilder bereitlegen
- 23
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Event
- 24
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 25
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 26
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 27
Training eröffnen
- 28
Lernziele erläutern
- 29
Kennenlernen begleiten
2 Personen
- 30
Hörübung anleiten
2 Personen
- 31
Kaffeepause organisieren
3 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
- 33
Feedbackübung anleiten
2 Personen
- 34
Rollenspiele begleiten
3 Personen
- 35
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
- 36
Abendessen servieren
3 Personen
- 37
Geschirr abräumen
2 Personen
- 38
Getränke nachfüllen
- 39
Präsentationsfähigkeiten üben
2 Personen
- 40
Persönliche To-dos erstellen
- 41
Fragerunde moderieren
- 42
Training abschließen
- 43
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 44
Arbeitsblätter einsammeln
2 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 46
Restbestände verpacken
2 Personen
- 47
Abfall sammeln
2 Personen
- 48
Raum reinigen
3 Personen
- 49
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 50
Technik ausschalten
- 51
Materialien verstauen
2 Personen
- 52
Übrig gebliebene Einkäufe aufbewahren
- 53
Feedbackformular versenden
- 54
Anwesenheitsliste archivieren
- 55
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 56
Restmüll wegbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 30
- HockerAnz. 4
- Registrierungstisch
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 35
- TrinkgläserAnz. 35
- TellerAnz. 35
- BestecksetsAnz. 35
- ServiertablettsAnz. 4
- KaraffeAnz. 3
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Kabelloses Mikrofon
- Bluetooth-Lautsprecher
- KühlboxenAnz. 2
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 4
Trainingsmaterial
- FlipchartsAnz. 2
- Flipchart-PapierAnz. 3
- Whiteboard
- Whiteboard-MarkerAnz. 12
- NotizblöckeAnz. 30
- KugelschreiberAnz. 35
- NamensschilderAnz. 35
- Präsentationsklicker
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- Willkommensschild
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- PutzlappenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Trainingsraum und bestätige den Trainer zuerst. Prüfe dabei, ob der Raum für die erwartete Teilnehmerzahl geeignet ist und ob Tische, Stühle oder Hocker flexibel aufgestellt werden können.
- Verschicke die Einladungen frühzeitig und bearbeite Anmeldungen laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit das Catering noch angepasst werden kann.
- Schließe die Präsentation und Arbeitsblätter mindestens 2 Tage vorher ab. Drucke die Unterlagen nicht erst am Morgen aus und lege Namensschilder, Notizblöcke sowie Flipchart-Material getrennt für die einzelnen Arbeitsphasen bereit.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Mikrofon spätestens am Vortag gemeinsam. Ein kurzer Test mit der tatsächlichen Präsentation zeigt sofort, ob Bild, Ton und Stromversorgung funktionieren.
- Plane den Aufbau mindestens 90 Minuten vor Beginn ein. Richte Registrierungstisch und Empfang ein, stelle Getränke kalt und bereite Kaffee, Snacks und Mittagessen so vor, dass die Registrierung nicht durch Catering-Arbeiten verzögert wird.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Kommunikationstraining organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raum, Trainer und Teilnehmerliste. Die Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte man die Technik für ein Kommunikationstraining testen?
- Teste die komplette Technik am Vortag und wiederhole einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag. Plane dafür mindestens 30 Minuten ein, besonders wenn Beamer, Mikrofon oder Lautsprecher verwendet werden.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Kommunikationstraining?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten für Sitzordnung, Trainingsmaterial, Präsentation, Registrierung und Catering. Bei einem neuen Raum oder unbekannter Technik sind 2 Stunden realistischer.
- Wann muss das Catering für ein Kommunikationstraining bestellt werden?
- Bestelle das Catering etwa 7 bis 10 Tage vorher und schließe die Teilnehmerzahl spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin ab. Ernährungswünsche solltest du schon bei der Anmeldung erfassen.
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