Cómo organizar una formación en comunicación

Una formación en comunicación necesita más que una sala y una presentación preparada. Empieza cerrando el espacio y los entrenadores, y después organiza las inscripciones, el programa y las necesidades dietéticas. En la última semana, comprueba el material de entrenamiento, la presentación y toda la tecnología. El día del evento, deja lista la recepción, el montaje de mesas y sillas, las bebidas y el almuerzo antes de que llegue el primer participante.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar sala de formación
2
Confirmar a los entrenadores
3
Elaborar la lista de participantes
4
Enviar invitaciones
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Enviar el programa a los participantes
8
Comprobar el material de entrenamiento
2 personas
9
Finalizar la presentación
10
Imprimir hojas de trabajo
11
Hacer tarjetas con nombres
12
Pedir el catering
13
Hacer la compra
2 personas
14
Limpiar el espacio
2 personas
15
Probar la técnica
2 personas
16
Enfriar las bebidas
2 personas
17
Preparar aperitivos
3 personas
18
Preparar el almuerzo
3 personas
19
Colocar mesas y sillas
3 personas
20
Preparar el montaje del entrenamiento
2 personas
21
Preparar el material de presentación
2 personas
22
Preparar tarjetas con nombres
23
Montar la mesa de registro
2 personas

Evento

24
Atender la recepción
2 personas
25
Registrar a los participantes
2 personas
26
Servir café y té
2 personas
27
Abrir el entrenamiento
28
Explicar los objetivos de aprendizaje
29
Coordinar la presentación
2 personas
30
Acompañar el ejercicio de escucha
2 personas
31
Organizar la pausa del café
3 personas
32
Rellenar las bebidas
33
Guiar el ejercicio de feedback
2 personas
34
Coordinar juegos de rol
3 personas
35
Preparar el bufé de cena
3 personas
36
Servir la cena
3 personas
37
Recoger la vajilla
2 personas
38
Rellenar las bebidas
39
Practicar las habilidades de presentación
2 personas
40
Crear puntos de acción personales
41
Moderar la ronda de preguntas
42
Cerrar el entrenamiento
43
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

44
Recoger las mesas de trabajo
2 personas
45
Lavar la vajilla
2 personas
46
Empacar lo sobrante
2 personas
47
Recoger la basura
2 personas
48
Limpiar el espacio
3 personas
49
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
50
Apagar la técnica
51
Guardar los materiales
2 personas
52
Guardar las compras restantes
53
Enviar formulario de comentarios
54
Archivar la lista de asistencia
55
Devolver el material prestado
2 personas
56
Llevar los residuos a la basura

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 30
Taburetescant. 4
Mesa de registro

Vajilla

Tazas de cafécant. 35
Vasoscant. 35
Platoscant. 35
Cubiertoscant. 35
Bandejas de serviciocant. 4
Jarracant. 3

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Micrófono inalámbrico
Altavoz Bluetooth
Neveras portátilescant. 2

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de cocinacant. 3
Pinzas de servircant. 4

Material de formación

Pizarras de hojascant. 2
Papel para rotafoliocant. 3
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Bloc de notascant. 30
Bolígrafoscant. 35
Tarjetas de nombrecant. 35
Clic de presentación

Decoración

Mantelescant. 6
Cartel de bienvenida

Limpieza

Papeleracant. 3
Paños de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sala y confirma a los entrenadores antes de enviar las invitaciones. Así podrás indicar horarios, capacidad y programa sin tener que corregir la información después.
Envía el programa definitivo varios días antes y pide las preferencias dietéticas con las inscripciones. No dejes esta recopilación para la víspera: el catering necesita margen para adaptar el almuerzo.
Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los alargadores y las regletas en la misma sala al menos un día antes. Comprueba también el micrófono inalámbrico y el altavoz si habrá intervenciones para todo el grupo.
Prepara las hojas de trabajo, las tarjetas con nombres y el material de presentación con antelación. Cuenta una copia y una tarjeta por participante, más algunas unidades de reserva para evitar interrupciones durante la recepción.
Planifica la llegada por separado del inicio de la formación: coloca la mesa de registro, enfría las bebidas y prepara café, aperitivos y almuerzo antes de abrir la recepción. Reserva al menos 30 minutos para montar mesas, sillas y materiales sin hacerlo mientras llegan los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una formación en comunicación?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la sesión para disponer de tiempo para las inscripciones y las preferencias dietéticas. Envía el programa definitivo varios días antes, cuando los horarios y los entrenadores estén confirmados.
¿Cuándo se debe probar la tecnología de una formación?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela al preparar la sala. Usa el portátil, el proyector, la pantalla, el HDMI, los alargadores y el micrófono en la configuración real, no solo una comprobación visual.
¿Cuánto tiempo se necesita para preparar la sala antes de una formación?: Reserva como mínimo 30 minutos para colocar mesas y sillas, montar el material de entrenamiento y preparar la mesa de registro. Añade tiempo extra si también vas a preparar café, bebidas, aperitivos o almuerzo en el mismo espacio.
¿Cuándo hay que pedir el catering para una formación?: Pídelo después de cerrar las inscripciones y recopilar las preferencias dietéticas, preferiblemente con varios días de margen. Así puedes confirmar el número de almuerzos y evitar cambios de última hora.

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