Comment organiser une fête foraine sans rien oublier

Une fête foraine se prépare d’abord sur plan, puis avec des réservations fermes. Commencez par l’autorisation, le lieu et les attractions avant de confirmer le traiteur, la sécurité, les toilettes et l’alimentation électrique. Ensuite, dessinez la circulation, les issues d’évacuation et l’emplacement des premiers secours. Les dernières semaines servent surtout à gérer les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles et les fournisseurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander une autorisation
2 personnes
2
Réserver le lieu
2 personnes
3
Réserver les attractions de fête foraine
2 personnes
4
Confirmer les forains
2 personnes
5
Réserver le catering
6
Gérer la musique
7
Réserver la sécurité
2 personnes
8
Réserver l’alimentation électrique
2 personnes
9
Organiser l’enlèvement des déchets
10
Réserver les toilettes
11
Vérifier l’assurance
12
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
13
Déterminer les issues d’évacuation
2 personnes
14
Dessiner le plan
2 personnes
15
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
16
Déterminer le poste de premiers secours
2 personnes
17
Envoyer les invitations
3 personnes
18
Mettre en place la communication
2 personnes
19
Traiter les inscriptions
2 personnes
20
Recueillir les besoins alimentaires
21
Répartir les bénévoles
2 personnes
22
Informer les fournisseurs
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Retirer la caisse
2 personnes
26
Vérifier les prévisions météo
27
Inspecter le site
3 personnes
28
Mettre en place des barrières de circulation
4 personnes
29
Faire acheminer les attractions
4 personnes
30
Positionner les attractions
6 personnes
31
Faire contrôler les attractions
2 personnes
32
Brancher l’électricité
3 personnes
33
Recouvrir les câbles en toute sécurité
3 personnes
34
Monter les tentes
6 personnes
35
Installer les tables
4 personnes
36
Installer les chaises
4 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Installer l'éclairage
3 personnes
39
Installer le stand de restauration
4 personnes
40
Mettre les boissons au frais
3 personnes
41
Préparer les en-cas
4 personnes
42
Mettre en place le point café
2 personnes
43
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
44
Vérifier les toilettes
2 personnes
45
Installer des points de collecte des déchets
3 personnes
46
Installer le comptoir d'information
2 personnes
47
Préparer les caisses
2 personnes
48
Briefer les bénévoles
3 personnes
49
Effectuer la ronde de sécurité
4 personnes

Événement

50
Ouvrir les portes
4 personnes
51
Accueillir les visiteurs
4 personnes
52
Gérer la billetterie
3 personnes
53
Gérer les attractions
8 personnes
54
Gérer les stands de jeux
5 personnes
55
Servir les repas
5 personnes
56
Servir les boissons
4 personnes
57
Servir le café et le thé
2 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
59
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Vérifier les toilettes
2 personnes
62
Assurer le poste de premiers secours
2 personnes
63
Surveiller le terrain
4 personnes
64
Gérer la musique
65
Gérer les annonces
66
Annoncer le dernier tour
67
Fermer les attractions
8 personnes
68
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

69
Fermer les caisses
3 personnes
70
Mettre l'argent en sécurité
2 personnes
71
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Évacuer les sacs poubelle
4 personnes
74
Nettoyer le site
6 personnes
75
Démonter les tentes
6 personnes
76
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
77
Retirer la décoration
3 personnes
78
Démonter l’éclairage
3 personnes
79
Faire partir les attractions
4 personnes
80
Vérifier le matériel
3 personnes
81
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
82
Nettoyer les éléments réfrigérants
2 personnes
83
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
84
Enregistrer les objets trouvés
85
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 6
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 8
Tabouretsqté 20
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Grills de contactqté 2
Poêles à frireqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Gobelets à caféqté 250
Assiettesqté 250
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Louchesqté 10
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de stockageqté 20
Tire-bouchonsqté 6

Catering

Serviettesqté 1000
Barquettes à snacksqté 500
Barquettes à fritesqté 300
Pics à brochettesqté 500
Paillesqté 300
Rouleaux de tickets de caisseqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 16
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Listes de prixqté 12

Sécurité

Barrières de fouleqté 30
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 6
Extincteursqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 6
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Gants de nettoyageqté 12

Informations

Caissesqté 3
Caisses de monnaieqté 3
Talkies-walkiesqté 10
Braceletsqté 500
Plansqté 500
Presse-papiersqté 8

Courses

Courses

Conseils

Lancez les démarches administratives et réservez le lieu au moins 3 à 6 mois avant la date : les attractions, les forains et les prestataires techniques peuvent être déjà pris.
Dessinez le plan avant de commander le matériel. Prévoyez des passages dégagés entre les tentes, les stands, les attractions et les sorties, puis vérifiez que les câbles ne traversent pas les zones de circulation.
Traitez l’électricité comme un poste à part : confirmez la puissance disponible, les rallonges et les points de branchement au moins 4 semaines avant l’événement, notamment pour le son, l’éclairage et le catering.
Pour les inscriptions, fixez une date limite 10 à 14 jours avant la fête. Demandez en même temps les allergies et régimes alimentaires afin d’éviter des achats de dernière minute.
Préparez l’accueil et la caisse le jour J avec une personne responsable des terminaux de paiement, des espèces et des invitations. Faites un briefing des bénévoles 60 à 90 minutes avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête foraine ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Ce délai permet d’obtenir l’autorisation, de réserver le lieu et les attractions, puis de finaliser la sécurité, l’électricité, les toilettes et le catering.
Quand réserver les attractions d’une fête foraine ?: Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, généralement 3 à 6 mois à l’avance. Confirmez ensuite les forains et les besoins techniques au moins 4 semaines avant l’événement.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une fête foraine ?: Préparez le plan de sécurité au moins 4 semaines avant la fête, avec les issues d’évacuation, la circulation et le poste de premiers secours. Vérifiez aussi l’assurance et réservez la sécurité selon la capacité attendue.
Quand envoyer les invitations pour une fête foraine ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date, puis clôturez les inscriptions 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps d’ajuster les quantités, les bénévoles, les places assises et les besoins alimentaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.