Organiser un marché annuel sans perdre le fil

Un marché annuel se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et dessiner l’implantation avant de contacter les exposants. Les réservations techniques, l’électricité, les sanitaires et l’évacuation des déchets doivent être confirmées plusieurs semaines à l’avance. La dernière semaine sert surtout à contrôler les listes, la météo, la signalétique et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander un permis d’événement
3
Souscrire une assurance
4
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
5
Contacter les exposants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer la location du stand
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Réserver les fournisseurs
11
Réserver les sanitaires
12
Réserver l’enlèvement des déchets
13
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
14
Définir les sorties de secours
2 personnes
15
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
16
Organiser la répartition de l’alimentation électrique
2 personnes
17
Établir le programme
2 personnes
18
Imprimer la liste des participants
19
Imprimer le plan
20
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
21
Créer les numéros de stand
2 personnes
22
Répartir les bénévoles
2 personnes
23
Confirmer les fournisseurs
24
Vérifier les prévisions météo
25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Rassembler le matériel
3 personnes
29
Préparer la caisse
2 personnes

Événement

30
Dégager le site
4 personnes
31
Décharger les stands
4 personnes
32
Monter les stands
6 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Brancher l’électricité
2 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Confirmer les numéros des stands
2 personnes
37
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
38
Installer les poubelles
2 personnes
39
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
40
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
41
Installer la caisse
2 personnes
42
Préparer le café et le thé
3 personnes
43
Préparer les en-cas
3 personnes
44
Remplir les glacières
2 personnes
45
Préparer la vaisselle
2 personnes
46
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
47
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
48
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes
49
Tenir le stand d’information
2 personnes
50
Accueillir les visiteurs
3 personnes
51
Soutenir les exposants
2 personnes
52
Servir le café et le thé
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Réapprovisionner les toilettes
57
Vérifier les interrupteurs d’éclairage
58
Allumer l’éclairage
2 personnes
59
Servir les dernières commandes
3 personnes
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
61
Clôturer la caisse
2 personnes
62
Clôturer le départ des exposants
2 personnes

Suivi

63
Couper l’électricité
2 personnes
64
Démonter les stands
6 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Nettoyer le site
4 personnes
68
Rapporter le matériel
3 personnes
69
Vider les glacières
2 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Faire enlever les déchets
73
Faire enlever les installations sanitaires
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 25
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 20
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 8
Tables pliantesqté 4
Pinces à nappeqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 150
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphonesqté 2
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 8
Arches de ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Draps de standqté 25

Catering

Plateaux de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Corbeilles à painqté 8
Porte-étiquettesqté 30
Étiquettes de prixqté 100
Gants jetablesqté 300
Plateaux de service en aluminiumqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 8

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Poubellesqté 12

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Trousse de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Ruban de balisageqté 6
Gants de premiers secoursqté 4

Informations

Panneaux d’informationqté 6
Plansqté 250
Brochures du programmeqté 250
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 300

Courses

Café

Conseils

Commencez par le plan du site : prévoyez les stands, les tentes, les sorties de secours et un chemin de circulation clairement dégagé avant d’envoyer les invitations aux exposants.
Contactez les exposants dès que la date et le lieu sont fixés. Demandez leurs besoins alimentaires, électriques et de mobilier, puis confirmez chaque emplacement et chaque location par écrit.
Réservez tôt les sanitaires, l’enlèvement des déchets et les fournisseurs. Une commande oubliée se remarque immédiatement le jour du marché, surtout pour les gobelets, les assiettes, les couverts et les thermos.
Traitez l’électricité comme un plan séparé : repérez les points d’alimentation, répartissez les rallonges et les multiprises et évitez de faire passer des câbles dans les zones de passage.
À J-7, imprimez la liste des participants, le plan, les numéros de stand et les panneaux de direction. Vérifiez aussi la météo, les piles de rechange, les lampes de poche et les moyens de communication des bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché annuel ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de demander le permis, souscrire l’assurance, réserver les sanitaires et les déchets, recruter les exposants et confirmer le matériel.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché annuel ?: Contactez-les dès que la date, le lieu et l’implantation provisoire sont définis, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le marché.
Que faut-il vérifier la semaine avant le marché ?: Contrôlez les prévisions météo, les fournisseurs, les inscriptions, le plan, les panneaux et les numéros de stand à J-7. Faites ensuite une dernière vérification à J-1 de l’électricité, des sanitaires, des déchets et du matériel livré.
Comment organiser la circulation sur un marché annuel ?: Dessinez un itinéraire continu avec des passages suffisamment larges entre les stands et gardez les sorties de secours libres en permanence. Diffusez le plan aux exposants et aux bénévoles au moins 7 jours avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.