Cómo organizar una feria sin perder el control

Organizar una feria requiere coordinar atracciones, feriantes, puestos de comida, música y servicios para el público. Empieza por la ubicación y los permisos, y deja cerrados pronto la electricidad, los aseos, la seguridad y la gestión de residuos. Después prepara el plano, las rutas de evacuación y el plan de tráfico antes de enviar invitaciones. Este orden evita contratar proveedores que luego no caben en el espacio o descubrir demasiado tarde que falta suministro eléctrico.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Solicitar permiso
2 personas
2
Fijar la ubicación
2 personas
3
Reservar atracciones de feria
2 personas
4
Confirmar a los feriantes
2 personas
5
Reservar el catering
6
Gestionar la música
7
Reservar seguridad
2 personas
8
Reservar el suministro eléctrico
2 personas
9
Organizar la recogida de residuos
10
Reservar los aseos
11
Comprobar el seguro
12
Elaborar un plan de seguridad
3 personas
13
Definir las rutas de evacuación
2 personas
14
Dibujar el plano
2 personas
15
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
16
Definir el puesto de primeros auxilios
2 personas
17
Enviar invitaciones
3 personas
18
Colocar publicidad
2 personas
19
Gestionar inscripciones
2 personas
20
Recoger preferencias dietéticas
21
Asignar voluntarios
2 personas
22
Informar a los proveedores
2 personas
23
Comprobar la lista de la compra
2 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Retirar el dinero de caja
2 personas
26
Comprobar el pronóstico del tiempo
27
Inspeccionar el recinto
3 personas
28
Colocar barreras de tráfico
4 personas
29
Hacer llegar las atracciones
4 personas
30
Colocar las atracciones
6 personas
31
Hacer inspeccionar las atracciones
2 personas
32
Conectar la corriente
3 personas
33
Cubrir los cables de forma segura
3 personas
34
Montar tiendas
6 personas
35
Montar mesas
4 personas
36
Colocar las sillas
4 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Colgar la iluminación
3 personas
39
Montar el puesto de comida
4 personas
40
Enfriar las bebidas
3 personas
41
Preparar aperitivos
4 personas
42
Montar el punto de café
2 personas
43
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
44
Comprobar los baños
2 personas
45
Colocar puntos de recogida de basura
3 personas
46
Montar el mostrador de información
2 personas
47
Preparar las cajas registradoras
2 personas
48
Instruir a los voluntarios
3 personas
49
Realizar una ronda de seguridad
4 personas

Evento

50
Abrir las puertas
4 personas
51
Recibir a los visitantes
4 personas
52
Gestionar la venta de entradas
3 personas
53
Gestionar las atracciones
8 personas
54
Atender los puntos de juego
5 personas
55
Servir la comida
5 personas
56
Servir las bebidas
4 personas
57
Servir café y té
2 personas
58
Rellenar las bebidas
3 personas
59
Reponer aperitivos
2 personas
60
Recoger la basura
3 personas
61
Comprobar los baños
2 personas
62
Atender el puesto de primeros auxilios
2 personas
63
Vigilar el recinto
4 personas
64
Controlar la música
65
Gestionar los avisos
66
Anunciar la última ronda
67
Cerrar las atracciones
8 personas
68
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas

Seguimiento

69
Cerrar las cajas
3 personas
70
Guardar el dinero de forma segura
2 personas
71
Recoger comida y bebida
4 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Retirar las bolsas de basura
4 personas
74
Limpiar el recinto
6 personas
75
Desmontar las tiendas
6 personas
76
Recoger mesas y sillas
4 personas
77
Retirar la decoración
3 personas
78
Desmontar la iluminación
3 personas
79
Hacer salir las atracciones
4 personas
80
Comprobar los materiales
3 personas
81
Devolver el material prestado
2 personas
82
Limpiar los materiales de refrigeración
2 personas
83
Retirar los cortes de tráfico
4 personas
84
Registrar objetos perdidos
85
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 6
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 8
Taburetescant. 20
Percheroscant. 2

Equipo

Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Parrillas de contactocant. 2
Sartenes para freírcant. 2
Terminales de pagocant. 3
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 4
Linternascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Tazas de cafécant. 250
Platoscant. 250
Cuencoscant. 100
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 20
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cucharonescant. 10
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Abrebotellascant. 6

Catering

Servilletascant. 1000
Bandejas para snackscant. 500
Recipientes para patatas fritascant. 300
Palillos para brochetascant. 500
Pajitascant. 300
Rollos de reciboscant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 300
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 16
Carteles direccionalescant. 12
Paneles informativoscant. 8
Listas de precioscant. 12

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 30
Conos de tráficocant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Extintorescant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 20
Guantes de trabajocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 20
Contenedores de basuracant. 6
Sets de escobacant. 6
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 6
Esponjascant. 12
Guantes de limpiezacant. 12

Información

Cajas registradorascant. 3
Cajas de cambiocant. 3
Walkie-talkiescant. 10
Pulserascant. 500
Planoscant. 500
Portapapelescant. 8

Compras

Compras

Consejos

Cierra la ubicación y el permiso antes de reservar atracciones o puestos. Necesitas conocer accesos, horarios de montaje y límites del recinto para dibujar un plano que los proveedores puedan cumplir.
Reserva con varias semanas de margen las atracciones, los feriantes, el catering, la música y la seguridad. Confirma por escrito horarios de llegada, necesidades eléctricas y quién aporta cada equipo.
Calcula la infraestructura por zonas: carpas y puestos para la actividad, mesas y sillas para comer, y neveras cerca del catering. Coloca el suministro eléctrico lejos de los recorridos del público y protege los cables con enrollacables.
Prepara el plan de seguridad antes de abrir las inscripciones. Marca al menos una ruta de evacuación despejada, un puesto de primeros auxilios visible y un responsable identificable durante toda la feria.
Haz una comprobación final 24 horas antes: proveedores informados, preferencias dietéticas recopiladas, voluntarios asignados, terminales de pago probados y compra revisada. El dinero de caja debe retirarse y guardarse según un procedimiento definido, no improvisado al cierre.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá atracciones, varios feriantes y servicios externos. Deja cerrados los permisos, la ubicación y los proveedores principales durante las primeras 3 o 4 semanas.
¿Qué se organiza primero en una feria?: Primero se fijan la ubicación, el permiso y el horario. Con esos datos puedes reservar atracciones y proveedores, dibujar el plano y calcular electricidad, aseos, seguridad y recogida de residuos.
¿Cuántos aseos hacen falta para una feria?: Como referencia inicial, calcula 1 aseo por cada 50 personas presentes, ajustando la cifra a la duración y a la normativa local. Reserva unidades accesibles y sitúalas en un punto señalizado, pero separado de la zona de comida.
¿Cuándo se prepara el plan de seguridad de una feria?: Prepáralo cuando el plano y el programa estén definidos, normalmente entre 2 y 4 semanas antes. Revísalo con seguridad, proveedores y voluntarios al menos 48 horas antes, incluyendo evacuación, primeros auxilios y contactos de emergencia.

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