Einen Jahrmarkt organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Jahrmarkt entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen reibungslosen Ablauf. Beginne mit Genehmigung, Gelände und Betreibern, bevor du Attraktionen, Catering und Technik fest buchst. Danach folgen Sicherheits- und Verkehrsplanung, Versorgung sowie Helfereinteilung. Plane außerdem genügend Zeit für Strom, Toiletten, Müllentsorgung und wettergeschützte Bereiche ein – diese Punkte werden bei der Vorbereitung häufig zu spät geklärt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Genehmigung beantragen
2 Personen
2
Location festlegen
2 Personen
3
Jahrmarktsattraktionen reservieren
2 Personen
4
Kirmesbetreiber bestätigen
2 Personen
5
Catering reservieren
6
Musik organisieren
7
Sicherheit buchen
2 Personen
8
Stromversorgung reservieren
2 Personen
9
Müllentsorgung organisieren
10
Toiletten reservieren
11
Versicherung prüfen
12
Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
13
Evakuierungswege festlegen
2 Personen
14
Lageplan zeichnen
2 Personen
15
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
16
Erste-Hilfe-Station festlegen
2 Personen
17
Einladungen verschicken
3 Personen
18
Werbung platzieren
2 Personen
19
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
20
Ernährungswünsche erfassen
21
Freiwillige einteilen
2 Personen
22
Lieferanten informieren
2 Personen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Kassengeld abholen
2 Personen
26
Wettervorhersage prüfen
27
Gelände inspizieren
3 Personen
28
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
29
Attraktionen anliefern lassen
4 Personen
30
Attraktionen positionieren
6 Personen
31
Attraktionen abnehmen lassen
2 Personen
32
Strom anschließen
3 Personen
33
Kabel sicher abdecken
3 Personen
34
Zelte aufbauen
6 Personen
35
Tische aufstellen
4 Personen
36
Stühle aufstellen
4 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
39
Essensstand einrichten
4 Personen
40
Getränke kalt stellen
3 Personen
41
Snacks vorbereiten
4 Personen
42
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
43
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
44
Toiletten kontrollieren
2 Personen
45
Müllstationen aufstellen
3 Personen
46
Informationsstand einrichten
2 Personen
47
Kassen vorbereiten
2 Personen
48
Freiwillige einweisen
3 Personen
49
Sicherheitsrunde durchführen
4 Personen

Event

50
Türen öffnen
4 Personen
51
Besucher empfangen
4 Personen
52
Kartenverkauf organisieren
3 Personen
53
Attraktionen betreuen
8 Personen
54
Spielstände besetzen
5 Personen
55
Essen servieren
5 Personen
56
Getränke servieren
4 Personen
57
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
58
Getränke nachfüllen
3 Personen
59
Snacks nachfüllen
2 Personen
60
Abfall sammeln
3 Personen
61
Toiletten kontrollieren
2 Personen
62
Erste-Hilfe-Posten besetzen
2 Personen
63
Gelände überwachen
4 Personen
64
Musik bedienen
65
Durchsagen machen
66
Letzte Runde ankündigen
67
Attraktionen schließen
8 Personen
68
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

69
Kassen abschließen
3 Personen
70
Geld sicher aufbewahren
2 Personen
71
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Müllsäcke entsorgen
4 Personen
74
Gelände reinigen
6 Personen
75
Zelte abbauen
6 Personen
76
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
77
Dekoration entfernen
3 Personen
78
Beleuchtung abbauen
3 Personen
79
Attraktionen abfahren lassen
4 Personen
80
Materialien prüfen
3 Personen
81
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
82
Kühlmaterialien reinigen
2 Personen
83
Verkehrsabsperrungen entfernen
4 Personen
84
Fundgegenstände registrieren
85
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 6
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 60
BiertischeAnz. 8
HockerAnz. 20
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
KontaktgrillsAnz. 2
Fritteusen backenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 3
Soundanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 400
KaffeebecherAnz. 250
TellerAnz. 250
SchälchenAnz. 100
BestecksetsAnz. 250
ServierschalenAnz. 20
AusgießkannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 10
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
VorratsboxenAnz. 20
FlaschenöffnerAnz. 6

Catering

ServiettenAnz. 1000
SnackschalenAnz. 500
PommesschälchenAnz. 300
SatéspießeAnz. 500
StrohhalmeAnz. 300
KassenbonrollenAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 16
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 8
PreislisteAnz. 12

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 30
VerkehrskegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
AbfallcontainerAnz. 6
BesensetsAnz. 6
BodenabzieherAnz. 3
EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
ReinigungshandschuheAnz. 12

Informationen

KassenAnz. 3
WechselgeldkassenAnz. 3
FunkgeräteAnz. 10
ArmbänderAnz. 500
PläneAnz. 500
KlemmbretterAnz. 8

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Beantrage die Genehmigung, sobald Gelände und Termin feststehen. Kläre dabei auch Verkehrsführung, Fluchtwege und die Zufahrt für Lieferanten, damit der Lageplan nicht später komplett geändert werden muss.
Reserviere Attraktionen, Kirmesbetreiber und Catering erst nach der Standortprüfung. Für jeden Stand brauchst du im Lageplan einen festen Platz sowie eine erreichbare Strom- oder Versorgungsleitung.
Erstelle Sicherheits-, Evakuierungs- und Verkehrsplan gemeinsam mit den zuständigen Dienstleistern. Lege mindestens eine Erste-Hilfe-Station fest und teile Sicherheitsaufgaben nicht erst am Veranstaltungstag zu.
Prüfe die Stromversorgung für Soundanlage, Kühlschränke, Kaffeemaschinen, Beleuchtung und Verkaufsgeräte. Verlängerungskabel und Kabeltrommeln sollten vorab eingeplant werden; fehlende Anschlüsse lassen sich vor Ort nur schwer ersetzen.
Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche frühzeitig und teile danach die Freiwilligen ein. Informiere Lieferanten rechtzeitig über Anlieferzeiten, prüfe die Einkaufsliste und hole das Kassengeld vor dem Aufbau ab.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Jahrmarkt organisieren?: Beginne idealerweise mehrere Monate vor dem Termin mit Genehmigung, Gelände und Betreibern. Attraktionen, Catering, Sicherheit, Strom und Toiletten solltest du buchen, sobald der Termin verbindlich ist, da kurzfristig oft keine Kapazitäten verfügbar sind.
Welche Genehmigungen braucht man für einen Jahrmarkt?: Das hängt von Gemeinde, Gelände und Größe der Veranstaltung ab. Kläre mindestens die Veranstaltungsgenehmigung sowie Vorgaben zu Verkehr, Sicherheit, Fluchtwegen, Strom, Versicherung und Lebensmittelversorgung spätestens vor der verbindlichen Buchung der Dienstleister.
Wie plant man die Stromversorgung für einen Jahrmarkt?: Erstelle zuerst eine Liste aller Verbraucher, darunter Kühlung, Kaffeemaschinen, Fritteusen, Soundanlage und Beleuchtung. Plane die Anschlüsse im Lageplan und prüfe die benötigte Leistung mehrere Wochen vor dem Aufbau mit dem Stromdienstleister.
Wie viele Toiletten braucht ein Jahrmarkt?: Die erforderliche Anzahl richtet sich nach erwarteter Besucherzahl, Veranstaltungsdauer und örtlichen Vorgaben. Schätze die Besucherzahl frühzeitig, reserviere die Toiletten mit ausreichendem Vorlauf und plane ihre Standorte so, dass sie von allen Bereichen schnell erreichbar sind.

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