Checklist pour organiser une fête foraine

Une fête foraine demande plus qu’une réservation d’attractions. Il faut coordonner le lieu, les forains, l’électricité, la restauration, la sécurité et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par les autorisations et le plan du site, puis confirme les prestataires et les besoins techniques. Les dernières semaines servent surtout à gérer les inscriptions, les bénévoles, les achats et les vérifications de sécurité. Cette checklist rassemble les 85 tâches et les 73 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation sans rien oublier.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander une autorisation
2 personnes
Réserver le lieu
2 personnes
Réserver les attractions de fête foraine
2 personnes
Confirmer les forains
2 personnes
Réserver le catering
Gérer la musique
Réserver la sécurité
2 personnes
Réserver l’alimentation électrique
2 personnes
Organiser l’enlèvement des déchets
Réserver les toilettes
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Déterminer les issues d’évacuation
2 personnes
Dessiner le plan
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Déterminer le poste de premiers secours
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Mettre en place la communication
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Informer les fournisseurs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Retirer la caisse
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le site
3 personnes
Mettre en place des barrières de circulation
4 personnes
Faire acheminer les attractions
4 personnes
Positionner les attractions
6 personnes
Faire contrôler les attractions
2 personnes
Brancher l’électricité
3 personnes
Recouvrir les câbles en toute sécurité
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer le stand de restauration
4 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Préparer les caisses
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
4 personnes

Événement

Ouvrir les portes
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Gérer la billetterie
3 personnes
Gérer les attractions
8 personnes
Gérer les stands de jeux
5 personnes
Servir les repas
5 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Assurer le poste de premiers secours
2 personnes
Surveiller le terrain
4 personnes
Gérer la musique
Gérer les annonces
Annoncer le dernier tour
Fermer les attractions
8 personnes
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

Fermer les caisses
3 personnes
Mettre l'argent en sécurité
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Évacuer les sacs poubelle
4 personnes
Nettoyer le site
6 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Faire partir les attractions
4 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer les éléments réfrigérants
2 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 6
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 8
Tabouretsqté 20
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Grills de contactqté 2
Poêles à frireqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Gobelets à caféqté 250
Assiettesqté 250
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Louchesqté 10
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de stockageqté 20
Tire-bouchonsqté 6

Catering

Serviettesqté 1000
Barquettes à snacksqté 500
Barquettes à fritesqté 300
Pics à brochettesqté 500
Paillesqté 300
Rouleaux de tickets de caisseqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 16
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Listes de prixqté 12

Sécurité

Barrières de fouleqté 30
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 6
Extincteursqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 6
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Gants de nettoyageqté 12

Informations

Caissesqté 3
Caisses de monnaieqté 3
Talkies-walkiesqté 10
Braceletsqté 500
Plansqté 500
Presse-papiersqté 8

Courses

Courses

Conseils

Demande l’autorisation et réserve le lieu plusieurs mois avant la fête : les attractions, les forains, la sécurité et les toilettes doivent ensuite être planifiés sur un site réellement disponible.
Dessine le plan avant de confirmer l’installation. Prévois les accès des attractions, les issues d’évacuation, le poste de premiers secours, les files d’attente et un plan de circulation séparant public et véhicules.
Ne traite pas l’électricité comme un détail de dernière minute. Fais valider la puissance nécessaire pour les attractions, la sonorisation, les réfrigérateurs et l’éclairage, puis prévois des rallonges adaptées et protégées.
Pour la restauration, recueille les besoins alimentaires au moment des inscriptions et confirme le catering au moins deux semaines avant. Vérifie aussi les quantités de gobelets, assiettes, couverts et boissons avant de faire les courses.
Répartis les bénévoles avec des horaires précis : accueil, circulation, caisse, aide aux forains, déchets et fermeture. Retire la caisse avant l’ouverture et garde une personne responsable du suivi des paiements pendant toute la fête.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une fête foraine ?: Commence idéalement 4 à 6 mois avant la date prévue. Les autorisations, le lieu, les attractions, les forains et l’alimentation électrique sont les éléments qui prennent généralement le plus de temps à confirmer.
Quand réserver les attractions d’une fête foraine ?: Réserve-les dès que la date et le lieu sont suffisamment avancés, de préférence 3 à 4 mois avant l’événement. Confirme ensuite les horaires d’arrivée, les besoins électriques et l’espace nécessaire pour chaque attraction.
Combien de temps avant faut-il préparer le plan de sécurité ?: Élabore le plan de sécurité au moins 4 semaines avant la fête, puis vérifie-le avec les prestataires et les responsables sur place. Les issues d’évacuation, le poste de premiers secours et le plan de circulation doivent être définis avant l’installation.
Quand faire les dernières courses pour une fête foraine ?: Vérifie la liste des courses 3 à 5 jours avant, puis achète les produits frais et les consommables suffisamment près de l’événement. Contrôle le jour J les boissons, la vaisselle réutilisable, les moyens de paiement, l’éclairage et le matériel de premiers besoins.

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