Marché annuel : la checklist pour tout organiser

Un marché annuel demande plus qu’une liste d’exposants et quelques stands. Il faut verrouiller la date, le lieu, les autorisations, l’assurance et la circulation suffisamment tôt, puis coordonner les fournisseurs, les branchements et les bénévoles. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux vérifications finales la veille. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : sanitaires, collecte des déchets, signalétique, moyens de paiement et matériel de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander un permis d’événement
Souscrire une assurance
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la location du stand
Envoyer les invitations
2 personnes
Réserver les fournisseurs
Réserver les sanitaires
Réserver l’enlèvement des déchets
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Définir les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Organiser la répartition de l’alimentation électrique
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer le plan
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Créer les numéros de stand
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer la caisse
2 personnes

Événement

Dégager le site
4 personnes
Décharger les stands
4 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Confirmer les numéros des stands
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Vérifier les interrupteurs d’éclairage
Allumer l’éclairage
2 personnes
Servir les dernières commandes
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Clôturer le départ des exposants
2 personnes

Suivi

Couper l’électricité
2 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Faire enlever les déchets
Faire enlever les installations sanitaires
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 25
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 20
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 8
Tables pliantesqté 4
Pinces à nappeqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 150
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphonesqté 2
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 8
Arches de ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Draps de standqté 25

Catering

Plateaux de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Corbeilles à painqté 8
Porte-étiquettesqté 30
Étiquettes de prixqté 100
Gants jetablesqté 300
Plateaux de service en aluminiumqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 8

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Poubellesqté 12

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Trousse de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Ruban de balisageqté 6
Gants de premiers secoursqté 4

Informations

Panneaux d’informationqté 6
Plansqté 250
Brochures du programmeqté 250
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 300

Courses

Café

Conseils

Commencez par la date, le lieu, le permis et l’assurance : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les autorisations et confirmer les conditions du site.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires, électriques et logistiques dès l’inscription. Regroupez ces informations dans un tableau avant de répartir les stands et les branchements.
Dessinez le plan de circulation avec les entrées, les sorties de secours, les sanitaires et les points d’alimentation électrique. Imprimez une version pour les équipes et une autre pour l’accueil.
Ne laissez pas la signalétique au dernier jour : préparez les numéros de stand, le plan, les panneaux directionnels et la liste des participants au moins 48 heures avant l’ouverture.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis contrôlez les tentes, les pinces à nappe, les rallonges, les multiprises, les terminaux de paiement et les piles de rechange lors du chargement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché annuel ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de demander le permis, souscrire l’assurance, recruter les exposants et réserver les sanitaires, les fournisseurs et l’enlèvement des déchets.
Quand contacter les exposants pour un marché annuel ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription. Demandez à chaque exposant ses besoins alimentaires, son emplacement souhaité et ses besoins en électricité.
Quand vérifier le matériel d’un marché annuel ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis un contrôle final la veille. Comptez notamment les stands, tables, chaises, tentes, gobelets réutilisables, rallonges, caisses et terminaux de paiement.
Que faut-il préparer la veille d’un marché annuel ?: Imprimez le plan, la liste des participants et les panneaux, attribuez les bénévoles et confirmez les fournisseurs. Vérifiez aussi la météo, les sorties de secours, les branchements électriques et la liste des courses.

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