Organiser un défilé de Sinterklaas étape par étape

Un défilé de Sinterklaas se prépare d’abord comme un événement de circulation, puis comme une fête pour les enfants. Commencez par fixer la date, l’itinéraire et le lieu d’accueil avant de réserver les artistes, le son, les agents et les sanitaires. Les autorisations communales, la sécurité et le plan de repli en cas de pluie demandent souvent plus de temps que prévu. Ensuite, organisez les inscriptions, les cadeaux, les bénévoles et le programme d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu pour l’accueil
3
Vérifier le permis et la déclaration
4
Fixer Sinterklaas et les Pieten
2 personnes
5
Prévoir des musiciens ou de la musique
2 personnes
6
Coordonner l'itinéraire avec la commune
2 personnes
7
Réserver des agents de circulation
8
Réserver le son et l’électricité
9
Réserver les toilettes
10
Rédiger les invitations
2 personnes
11
Distribuer les invitations
3 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Préparer le briefing pour Sint et Pieten
17
Établir le programme et le planning
2 personnes
18
Rassembler les numéros d’urgence
19
Vérifier les prévisions météo
20
Préparer le plan de repli en cas de pluie
2 personnes
21
Créer les panneaux de parcours et la signalétique
3 personnes
22
Acheter les cadeaux de Sinterklaas
3 personnes
23
Trier les petits cadeaux
3 personnes
24
Imprimer les coloriages et le matériel de jeu
2 personnes
25
Vérifier la décoration
2 personnes
26
Tester le matériel sonore
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Emballer les cadeaux
4 personnes
30
Préparer le service traiteur
4 personnes
31
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
32
Briefer les régulateurs de trafic
3 personnes
33
Installer les stands et les tables
5 personnes
34
Installer les chaises et les barrières
5 personnes
35
Monter les tentes de réception
5 personnes
36
Raccorder la sonorisation
2 personnes
37
Sécuriser l’alimentation et les câbles
2 personnes
38
Suspendre la décoration
4 personnes
39
Aménager la table d'accueil
2 personnes
40
Aménager la table des cadeaux
3 personnes
41
Préparer la nourriture et les boissons
4 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Préparer la trousse de premiers secours
44
Aménager le point de retrouvailles
2 personnes

Événement

45
Accueillir les bénévoles
3 personnes
46
Briefer les bénévoles
3 personnes
47
Accueillir le public
6 personnes
48
Assurer l’ambiance musicale au départ
2 personnes
49
Encadrer la procession
8 personnes
50
Sécuriser la zone de dépose
6 personnes
51
Accueillir Sinterklaas
3 personnes
52
Accompagner les enfants vers la scène
6 personnes
53
Présenter le programme
2 personnes
54
Accompagner les chants de Sinterklaas
3 personnes
55
Distribuer les cadeaux
5 personnes
56
Distribuer des coloriages
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
4 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
59
Servir le café et le thé
3 personnes
60
Servir séparément les demandes alimentaires spécifiques
2 personnes
61
Vider les poubelles
2 personnes
62
Vérifier les toilettes
2 personnes
63
Aider les enfants au point de rassemblement
2 personnes
64
Animer le coin photo
2 personnes
65
Encadrer le programme du soir
4 personnes
66
Annoncer le dernier tour
67
Faire quitter le public en toute sécurité
6 personnes

Suivi

68
Rassembler les cadeaux et la décoration
4 personnes
69
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
70
Démonter les tentes de fête
5 personnes
71
Démonter le mobilier
5 personnes
72
Rassembler les déchets
4 personnes
73
Nettoyer le lieu
5 personnes
74
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
75
Rapporter le matériel
4 personnes
76
Rendre les articles empruntés
2 personnes
77
Ranger les provisions restantes
2 personnes
78
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Barrières de fouleqté 20
Paravents de vestiaireqté 2
Portants à vêtementsqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Catering

Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs de chantierqté 4

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 12
Guirlandes rouge et blancqté 10
Ballonsqté 150
Bonnets de Pietqté 100
Fond photo
Bâton décoré
Sacs cadeauxqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Bacs de rangementqté 12
Vaisselle isothermeqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 6
Passe-câblesqté 8

Organisation

Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Presse-papiersqté 8
Marqueursqté 12
Braceletsqté 250
Talkies-walkiesqté 10
Panneaux d’affichageqté 3

Matériel de jeu

Crayons de couleurqté 30
Tables à dessinqté 4
Boîtes à chaussuresqté 20

Courses

Courses

Conseils

Bloquez l’itinéraire et le lieu d’accueil au moins 8 à 12 semaines avant le défilé. Faites valider le parcours par la commune avant d’imprimer les invitations ou la signalétique.
Réservez rapidement les agents de circulation, les barrières, le son et l’électricité. Sans ces éléments, un parcours peut être prêt sur papier mais impossible à sécuriser le jour même.
Préparez un briefing d’une page pour Sinterklaas et les Pieten : horaires, ordre du cortège, points d’arrêt, accueil des enfants et personne à appeler en cas de problème.
Prévoyez les cadeaux par catégories avant leur livraison, puis faites le tri plusieurs jours à l’avance. Gardez une marge pour les inscriptions tardives et vérifiez les besoins alimentaires recueillis.
Organisez le plan pluie avant de diffuser les invitations : lieu couvert, horaires adaptés, rangement du matériel et message à envoyer aux familles. Vérifiez aussi les prévisions météo 48 heures puis 24 heures avant le défilé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de Sinterklaas ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de régler l’itinéraire, les autorisations, les réservations, les invitations et le plan de repli.
Quand faut-il demander l’autorisation pour un défilé de Sinterklaas ?: Contactez la commune dès que la date et l’itinéraire sont fixés, de préférence 8 à 12 semaines avant l’événement. Les délais exacts dépendent des règles locales et de l’ampleur du parcours.
Quand distribuer les invitations pour le défilé ?: Distribuez-les environ 3 à 4 semaines avant le défilé. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant afin de prévoir les cadeaux, les besoins alimentaires et l’accueil.
Que prévoir en cas de pluie pour un défilé de Sinterklaas ?: Décidez du plan de repli au plus tard une semaine avant et communiquez-le avec les invitations. Envoyez une confirmation finale 24 heures avant, après vérification des prévisions météo.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.