Organiser une dégustation de thé, étape par étape

Commencez par fixer le nombre de participants et le format de la dégustation avant de choisir les thés. Réservez ensuite un lieu avec assez de tables, de chaises et d’espace pour les stands de dégustation. La sélection, l’ordre des essais et les cartes de dégustation doivent être finalisés avant les achats. Le jour venu, prévoyez du temps pour faire bouillir l’eau, doser les portions, installer l’accueil et guider chaque tour sans précipitation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Finaliser la liste des participants
5
Réserver le lieu
6
Composer la sélection de thés
2 personnes
7
Définir l’ordre des essais
2 personnes
8
Concevoir les cartes de dégustation
9
Imprimer les cartes de dégustation
10
Faire les courses
2 personnes
11
Vérifier le thé et la date de péremption
12
Préparer les en-cas
3 personnes
13
Laver et couper les fruits
2 personnes
14
Installer les tables
3 personnes
15
Installer les chaises
2 personnes
16
Installer les stands de dégustation
3 personnes
17
Préparer la vaisselle
2 personnes
18
Faire bouillir de l’eau
2 personnes
19
Doser les portions de thé
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
21
Installer la décoration
2 personnes
22
Installer le panneau d'information

Événement

23
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
24
Accueillir les participants
2 personnes
25
Encadrer le tour d’essai
2 personnes
26
Servir le thé
3 personnes
27
Expliquer les cartes de dégustation
28
Servir des amuse-bouches
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Rassembler la vaisselle
2 personnes
31
Maintenir les allergènes visibles
32
Servir le dernier tour
2 personnes
33
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

34
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
35
Faire la vaisselle
3 personnes
36
Nettoyer la cuisine
2 personnes
37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Nettoyer l’espace
3 personnes
39
Ranger le matériel
2 personnes
40
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 2

Vaisselle

Tasses à théqté 55
Plateauxqté 55
Cuillères à caféqté 60
Assiettes à dessertqté 55
Verres à eauqté 55
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Bouilloiresqté 4
Urne à eau chaudeqté 2
Thermosqté 8
Balances de cuisineqté 2
Minuteurs de cuisineqté 4
Rallongesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Filtres à théqté 8
Pinces à théqté 4
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Présentoirs de menuqté 8
Décoration de théièreqté 6
Porte-nomsqté 50

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires avant de finaliser la liste des participants. Prévoyez une date limite de réponse d’au moins 7 jours avant la dégustation.
Composez la sélection avant de concevoir les cartes : indiquez les thés dans l’ordre prévu et préparez une portion mesurée pour chaque essai. Vérifiez aussi la date de péremption du thé au moment des courses, pas seulement le jour de l’événement.
Organisez la salle en trois zones : accueil, dégustation et buffet. Comptez au moins une tasse, une cuillère et un verre d’eau par personne, puis ajoutez quelques pièces de rechange pour éviter les files d’attente.
Faites bouillir l’eau par séries plutôt que tout à la fois et utilisez des minuteurs pour garder un temps d’infusion régulier. Préparez les fruits et les en-cas avant l’arrivée des participants, car cette étape est souvent repoussée jusqu’au dernier moment.
Arrivez environ 90 minutes avant le début pour installer les tables, les stands, la vaisselle, le panneau d’information et les boissons au frais. Gardez les bouilloires, rallonges et thermos accessibles : ce sont les éléments les plus gênants à déplacer une fois les invités installés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une dégustation de thé ?: Prévoyez 2 à 3 semaines pour envoyer les invitations, traiter les inscriptions, réserver le lieu et choisir les thés. Gardez les 3 derniers jours pour les courses, l’impression des cartes et la préparation des en-cas.
Combien de thés prévoir pour une dégustation ?: Pour une séance de 60 à 90 minutes, prévoyez généralement 4 à 6 thés afin de laisser quelques minutes pour chaque infusion et les commentaires. Une sélection plus longue fatigue rapidement le palais et complique le service de l’eau chaude.
Quelle quantité de thé faut-il prévoir par personne ?: Dosez une portion pour chaque participant et chaque essai, puis ajoutez environ 10 % de marge. Par exemple, pour 20 personnes et 5 thés, préparez 110 portions plutôt que 100 pour couvrir les renversements et les essais supplémentaires.
Quand installer une dégustation de thé ?: Commencez l’installation 90 minutes avant l’accueil : tables, chaises, stands, vaisselle, eau chaude et cartes de dégustation. Faites bouillir l’eau au plus près du début, environ 15 à 20 minutes avant le premier tour, pour éviter qu’elle ne refroidisse.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.