Comment organiser une dégustation de café
Une dégustation de café réussie repose sur un ordre simple : fixer le lieu et la date, choisir les cafés, puis organiser les inscriptions et le matériel. Prévoyez une station par café ou un parcours clairement indiqué, avec assez de verres, de tasses, d’eau et de cuillères. Le jour J, installez les tables avant de préparer les machines et répartissez les grains avec précision. Les fiches d’essai et un briefing court de l’équipe évitent la plupart des retards.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer le lieu et la date
- 2
Sélectionner le fournisseur de café
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Réserver des verres de dégustation
- 7
Commander des grains de café
- 8
Créer le programme et le formulaire d’essai
- 9
Mettre à jour la liste des participants
- 10
Faire les courses
2 personnes
- 11
Vérifier le matériel de café
2 personnes
- 12
Répartir les grains de café
2 personnes
- 13
Imprimer les fiches de dégustation
- 14
Nettoyer le lieu
2 personnes
- 15
Installer les tables
3 personnes
- 16
Installer les chaises
2 personnes
- 17
Dresser les tables
2 personnes
- 18
Installer les stands de dégustation
3 personnes
- 19
Installer les machines à café
2 personnes
- 20
Préparer l’eau et le lait
2 personnes
- 21
Préparer les en-cas
2 personnes
- 22
Installer la table d'inscription
- 23
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
- 24
Accueillir les invités
3 personnes
- 25
Expliquer la dégustation de café
- 26
Servir le premier tour de café
3 personnes
- 27
Expliquer les formulaires de test
- 28
Servir le deuxième café
3 personnes
- 29
Ravitaillement en en-cas et en eau
2 personnes
- 30
Réapprovisionner les machines à café
2 personnes
- 31
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
- 32
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
- 33
Éteindre la machine à café
2 personnes
- 34
Faire la vaisselle
3 personnes
- 35
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 36
Rassembler les déchets
2 personnes
- 37
Nettoyer le lieu
2 personnes
- 38
Retourner le matériel à café
2 personnes
- 39
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 32
- Nappesqté 6
Vaisselle
- Verres de dégustationqté 150
- Verres à eauqté 36
- Tasses à caféqté 36
- Plateauxqté 36
- Cuillères à caféqté 36
- Cuillères de serviceqté 8
Équipement
- Cafetière à filtreqté 3
- Moulins à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermomètres à caféqté 3
- Balances de cuisineqté 3
- Minuteurs à caféqté 3
- Rallongesqté 4
Cuisine
- Verres doseursqté 4
- Carafesqté 6
- Carafes d’eauqté 4
- Plateauxqté 6
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Bacs de rangementqté 8
Décoration
- Panneaux de station d'essaiqté 6
- Pancartes de tableqté 12
- Badges nominatifsqté 36
- Stylosqté 40
Nettoyage
- Poubellesqté 4
Éclairage
- Lampes de tableqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par confirmer le lieu et la date, puis sélectionnez le fournisseur de café avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour recevoir les inscriptions et commander les grains.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et mettez à jour la liste des participants chaque semaine. Cela permet d’adapter les en-cas et de prévoir les quantités sans improviser le jour même.
- Préparez le programme et les fiches d’essai avant l’installation. Pour chaque café, indiquez au minimum l’ordre de dégustation, l’origine ou le profil prévu, ainsi qu’un espace pour noter l’arôme, l’acidité et la préférence.
- Vérifiez le matériel la veille : machines, moulins, bouilloires, balances, minuteurs, thermomètres et rallonges. Testez chaque prise et prévoyez une solution de secours si une machine ne fonctionne pas.
- Installez d’abord les tables, chaises et stands, puis les machines, l’eau, le lait et les en-cas. Gardez la table d’inscription près de l’entrée et faites un briefing de 10 minutes à l’équipe avant l’arrivée des invités.
Questions fréquentes
- Combien de cafés prévoir pour une dégustation ?
- Prévoyez généralement 4 à 6 cafés différents pour une séance de 60 à 90 minutes. Répartissez les grains à l’avance et dosez chaque préparation avec une balance afin que les participants puissent comparer les cafés dans des conditions similaires.
- Combien de temps faut-il pour organiser une dégustation de café ?
- Commencez idéalement 3 semaines avant la date. Réservez le lieu et les verres dès le départ, puis envoyez les invitations, traitez les inscriptions et commandez les grains au plus tard 7 à 10 jours avant l’événement.
- Quel matériel faut-il pour une dégustation de café ?
- Prévoyez au minimum des verres de dégustation, des tasses, des cuillères, une cafetière, un moulin, une bouilloire, une balance, un minuteur et un thermomètre par station ou groupe de préparation. Ajoutez des carafes d’eau, des verres à eau et des rallonges si les prises sont éloignées.
- Dans quel ordre installer une dégustation de café ?
- Nettoyez d’abord le lieu, puis installez les tables et les chaises. Placez ensuite les stands, la vaisselle et les fiches, testez les machines, préparez l’eau et le lait, puis terminez par la table d’inscription et les en-cas environ 30 minutes avant l’accueil.
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