Zo organiseer je een koffieproeverij
Begin met de datum, locatie en koffieleverancier; pas daarna kun je uitnodigingen versturen en aantallen bestellen. Verzamel dieetwensen en bevestig hoeveel deelnemers komen, zodat je genoeg proefglazen, koffiebonen en hapjes hebt. Werk vervolgens het programma en proefformulier uit en controleer alle apparatuur. Op de dag zelf richt je de proefstations in, zet je water en melk klaar en brief je het ontvangstteam voordat de eerste gasten binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie en datum bevestigen
- 2
Koffieleverancier vastleggen
- 3
Uitnodigingen versturen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Proefglazen reserveren
- 7
Koffiebonen bestellen
- 8
Programma en proefformulier maken
- 9
Deelnemerslijst bijwerken
- 10
Boodschappen doen
2 personen
- 11
Koffieapparatuur controleren
2 personen
- 12
Koffiebonen portioneren
2 personen
- 13
Proefformulieren printen
- 14
Locatie schoonmaken
2 personen
- 15
Tafels opstellen
3 personen
- 16
Stoelen plaatsen
2 personen
- 17
Tafels aankleden
2 personen
- 18
Proefstations inrichten
3 personen
- 19
Koffieapparatuur plaatsen
2 personen
- 20
Water en melk klaarzetten
2 personen
- 21
Hapjes klaarzetten
2 personen
- 22
Registratietafel inrichten
- 23
Ontvangstteam briefen
3 personen
Event
- 24
Gasten ontvangen
3 personen
- 25
Koffieproeverij uitleggen
- 26
Eerste koffieronde serveren
3 personen
- 27
Proefformulieren toelichten
- 28
Tweede koffieronde serveren
3 personen
- 29
Hapjes en water bijvullen
2 personen
- 30
Koffieapparatuur bijvullen
2 personen
- 31
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 32
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 33
Koffieapparatuur uitschakelen
2 personen
- 34
Servies afwassen
3 personen
- 35
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 36
Afval verzamelen
2 personen
- 37
Locatie schoonmaken
2 personen
- 38
Koffieapparatuur retourneren
2 personen
- 39
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 32
- Tafelkledenaantal 6
Servies
- Proefglazenaantal 150
- Waterglazenaantal 36
- Koffiekopjesaantal 36
- Schotelsaantal 36
- Theelepelsaantal 36
- Serveerlepelsaantal 8
Apparatuur
- Filterkoffiezetapparatenaantal 3
- Koffiemolensaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koffiethermometersaantal 3
- Keukenweegschalenaantal 3
- Koffietimersaantal 3
- Verlengkabelsaantal 4
Keuken
- Maatbekersaantal 4
- Schenkkanenaantal 6
- Waterkannenaantal 4
- Dienbladenaantal 6
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Opslagbakkenaantal 8
Decoratie
- Proefstationbordenaantal 6
- Tafelbordjesaantal 12
- Naamkaartjesaantal 36
- Pennenaantal 40
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
Verlichting
- Tafellampenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan per koffieronde één duidelijk proefstation en zet de bonen vooraf per ronde klaar. Portioneren met een keukenweegschaal voorkomt dat je tijdens de proeverij tijd verliest.
- Controleer de koffiezetapparaten, koffiemolens, waterkokers, timers en verlengkabels uiterlijk één dag vooraf. Test ook of er genoeg stopcontacten zijn op de plek waar de proefstations komen.
- Zet per deelnemer een proefglas, waterglas, pen en proefformulier klaar. Reserveer daarnaast minstens 10 procent extra proefglazen en formulieren voor breuk, morsen of onverwachte gasten.
- Zet water op elke tafel en plan minstens één waterpauze tussen twee koffierondes. Water helpt deelnemers hun smaak te neutraliseren; melk en koffie horen niet pas tijdens de uitleg te verschijnen.
- Richt de registratietafel minimaal 30 minuten voor aanvang in en brief het ontvangstteam over de deelnemerslijst en dieetwensen. Zo voorkom je dat gasten bij binnenkomst nog moeten wachten op naamkaartjes of informatie.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel koffie heb je nodig voor een koffieproeverij?
- Reken per deelnemer op ongeveer 10 tot 15 gram koffie per te proeven soort, afhankelijk van de bereidingsmethode. Voor vijf koffies en twintig deelnemers kom je daarmee uit op 1 tot 1,5 kilogram koffie, exclusief een kleine reserve.
- Hoeveel proefglazen heb je nodig voor een koffieproeverij?
- Gebruik minimaal één proefglas per deelnemer per gelijktijdige koffie. Organiseer je vier koffies naast elkaar voor twintig deelnemers, dan heb je 80 proefglazen nodig; bestel of reserveer daar ongeveer 10 procent extra bij.
- Hoe lang duurt een koffieproeverij?
- Plan voor een proeverij met vier tot vijf koffies ongeveer 90 tot 120 minuten. Trek daarnaast 30 tot 45 minuten uit voor het opbouwen van tafels, proefstations, apparatuur en de registratietafel.
- Wanneer moet je de koffiebonen bestellen?
- Bestel de bonen uiterlijk één tot twee weken voor de proeverij, zodra het verwachte deelnemersaantal redelijk vaststaat. Portioneren en het programma maken doe je bij voorkeur één dag vooraf, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te stellen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!