Cómo organizar una cata de café sin olvidar lo esencial

Una cata de café funciona mejor cuando la planificación sigue el orden de la experiencia: primero defines fecha, lugar y proveedor; después controlas las inscripciones y preparas el material de degustación. Reserva con tiempo los vasos, cafeteras y molinos, porque suelen ser lo que más cuesta conseguir a última hora. En los días previos, confirma las preferencias dietéticas, porciona los granos y deja listos el programa y los formularios. El día del evento, monta las estaciones antes de recibir a los invitados y asigna a una persona la mesa de registro.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar lugar y fecha
2
Fijar el proveedor de café
3
Enviar invitaciones
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Reservar vasos de degustación
7
Encargar granos de café
8
Preparar el programa y el formulario de prueba
9
Actualizar la lista de participantes
10
Hacer la compra
2 personas
11
Comprobar el equipo de café
2 personas
12
Porcionar los granos de café
2 personas
13
Imprimir formularios de degustación
14
Limpiar el lugar
2 personas
15
Montar mesas
3 personas
16
Colocar las sillas
2 personas
17
Preparar las mesas
2 personas
18
Montar estaciones de degustación
3 personas
19
Instalar el equipo de café
2 personas
20
Preparar agua y leche
2 personas
21
Preparar los aperitivos
2 personas
22
Montar la mesa de registro
23
Informar al equipo de recepción
3 personas

Evento

24
Recibir a los invitados
3 personas
25
Explicar la cata de café
26
Servir la primera ronda de café
3 personas
27
Explicar los formularios de prueba
28
Servir la segunda ronda de café
3 personas
29
Reponer aperitivos y agua
2 personas
30
Rellenar el equipo de café
2 personas
31
Recoger la vajilla usada
2 personas
32
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

33
Apagar el equipo de café
2 personas
34
Lavar la vajilla
3 personas
35
Recoger mesas y sillas
3 personas
36
Recoger la basura
2 personas
37
Limpiar el lugar
2 personas
38
Devolver el equipo de café
2 personas
39
Devolver el material alquilado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 32
Mantelescant. 6

Vajilla

Vasos de degustacióncant. 150
Vasos para aguacant. 36
Tazas de cafécant. 36
Bandejascant. 36
Cucharillascant. 36
Cucharones de servircant. 8

Equipo

Cafeteras de filtrocant. 3
Molinillos de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termómetros para cafécant. 3
Básculas de cocinacant. 3
Temporizadores de cafécant. 3
Cables alargadorescant. 4

Cocina

Jarras medidorascant. 4
Jarrascant. 6
Jarras de aguacant. 4
Bandejascant. 6
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cajas de almacenamientocant. 8

Decoración

Carteles para la estación de degustacióncant. 6
Carteles de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 36
Bolígrafoscant. 40

Limpieza

Papeleracant. 4

Iluminación

Lámparas de mesacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar, la fecha y el proveedor de café antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar el programa real y evitar cambios cuando ya haya inscripciones.
Pide las preferencias dietéticas al registrarse y actualiza la lista de participantes durante la semana anterior. Calcula las compras y los aperitivos con esa lista, no con el número inicial de invitados.
Reserva los vasos de degustación y comprueba todo el equipo al menos 7 días antes. Prueba cafeteras, molinos, básculas, termómetros, temporizadores y cables alargadores antes de llevarlos al lugar.
Prepara las estaciones con una mesa por cada punto de degustación y coloca carteles visibles. Deja los granos porcionados, los formularios impresos y los bolígrafos listos como mínimo 1 hora antes de la llegada.
Calcula tiempo para el registro y la explicación inicial: reserva 15 minutos para recibir a los invitados y otros 10 para explicar cómo rellenar el formulario. Coloca agua, leche, tazas y aperitivos antes de abrir la puerta.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una cata de café?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar el lugar, la fecha y el proveedor. Deja las reservas de vasos y equipos cerradas al menos 7 días antes y termina la preparación de formularios y granos durante las últimas 48 horas.
¿Cuánto café se necesita para una cata?: La cantidad depende del número de participantes y de las muestras, así que calcula las porciones según el formulario de degustación. Divide los granos con una báscula entre 24 y 48 horas antes para que todas las estaciones reciban la misma cantidad.
¿Qué equipo hace falta para una cata de café?: Como base necesitas cafeteras de filtro, molinos, básculas de cocina, termómetros y temporizadores, además de cables alargadores si no hay enchufes cerca. Comprueba el equipo 7 días antes y prepara una estación completa para cada café que se vaya a probar.
¿Cuánto dura una cata de café?: Reserva aproximadamente 90 minutos para la cata, más 15 minutos de registro y 10 minutos de explicación inicial. Monta las mesas y las estaciones con al menos 1 hora de margen para corregir faltas de material o problemas con el equipo.

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