Eine Kaffeeverkostung Schritt für Schritt organisieren
Beginne mit Ort, Datum und dem Kaffeeanbieter, bevor du Einladungen verschickst. Sobald die Anmeldungen eingehen, erfasst du Ernährungswünsche und planst Gläser, Bohnen und Stationen nach der tatsächlichen Teilnehmerzahl. In den letzten Tagen prüfst du die Kaffeeausrüstung, portionierst die Bohnen und druckst Bewertungsformulare. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Zeitplan, vorbereitete Probierstationen und ein kurzer Empfangsablauf.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Datum bestätigen
- 2
Kaffeeanbieter festlegen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Verkostungsgläser reservieren
- 7
Kaffeebohnen bestellen
- 8
Programm und Protokollformular erstellen
- 9
Teilnehmerliste aktualisieren
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Kaffeeausrüstung prüfen
2 Personen
- 12
Kaffeebohnen portionieren
2 Personen
- 13
Bewertungsformulare drucken
- 14
Location reinigen
2 Personen
- 15
Tische aufstellen
3 Personen
- 16
Stühle aufstellen
2 Personen
- 17
Tische eindecken
2 Personen
- 18
Probierstationen einrichten
3 Personen
- 19
Kaffeemaschinen aufstellen
2 Personen
- 20
Wasser und Milch bereitstellen
2 Personen
- 21
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 22
Registrierungstisch einrichten
- 23
Empfangsteam briefen
3 Personen
Event
- 24
Gäste empfangen
3 Personen
- 25
Kaffeeverkostung erklären
- 26
Erste Kaffeerunde servieren
3 Personen
- 27
Testformulare erläutern
- 28
Zweite Kaffeerunde servieren
3 Personen
- 29
Snacks und Wasser nachfüllen
2 Personen
- 30
Kaffeemaschine auffüllen
2 Personen
- 31
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 32
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 33
Kaffeemaschinen ausschalten
2 Personen
- 34
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 35
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 36
Abfall sammeln
2 Personen
- 37
Location reinigen
2 Personen
- 38
Kaffeeausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 39
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 32
- TischdeckenAnz. 6
Geschirr
- ProbiergläserAnz. 150
- WassergläserAnz. 36
- KaffeetassenAnz. 36
- ServierplattenAnz. 36
- TeelöffelAnz. 36
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- KaffeefiltergeräteAnz. 3
- KaffeemühlenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- Kaffee-ThermometerAnz. 3
- KüchenwaagenAnz. 3
- KaffeetimerAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
Küche
- MessbecherAnz. 4
- KaraffenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 4
- TablettsAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 8
Dekoration
- Versuchsstation-SchilderAnz. 6
- TischschilderAnz. 12
- NamensschilderAnz. 36
- StifteAnz. 40
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Teilnehmerzahl spätestens eine Woche vorher fest. Bestelle die Kaffeebohnen erst danach und portioniere jede Sorte in beschriftete Portionen, damit beim Mahlen keine Verwechslung entsteht.
- Lege für jede Probierstation dieselbe Ausstattung bereit: Gläser, Teelöffel, Wasser und ein Bewertungsformular. Prüfe mindestens einen Tag vorher, ob Kaffeemühlen, Filtergeräte, Wasserkocher und Timer funktionieren.
- Rechne pro Person mit einem Probierglas je Kaffee und einem Wasserglas. Reserviere zusätzlich etwa 10 Prozent Ersatzgläser, weil Gläser beim Wechsel zwischen den Sorten schnell knapp werden.
- Stelle Tische, Stühle und Stationenschilder mindestens zwei Stunden vor Beginn auf. Teste dabei auch Verlängerungskabel, Wasserkocher und Tischlampen, statt technische Probleme erst beim Eintreffen der Gäste zu bemerken.
- Briefe das Empfangsteam 30 Minuten vor dem Start. Die Teilnehmerliste, Namensschilder und Ernährungswünsche sollten am Registrierungstisch liegen; Snacks und Milch gehören getrennt von den Kaffeestationen bereit.
Häufige Fragen
- Wie viele Kaffeebohnen braucht man für eine Kaffeeverkostung?
- Plane für jede Verkostungsprobe etwa 10 bis 12 Gramm Kaffee pro Person ein. Bei 20 Gästen und fünf Sorten sind das 1 bis 1,2 Kilogramm, zuzüglich rund 10 Prozent Reserve.
- Wie lange dauert eine Kaffeeverkostung?
- Für vier bis fünf Kaffeesorten solltest du etwa zwei Stunden einplanen. Rechne zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Aufbau, Geräteprüfung und das Portionieren der Bohnen ein.
- Wann sollte man die Einladungen zur Kaffeeverkostung verschicken?
- Verschicke die Einladungen mindestens drei Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist etwa sieben Tage vorher, damit du Bohnen, Gläser und Ernährungswünsche zuverlässig planen kannst.
- Wie viele Gläser braucht man für eine Kaffeeverkostung?
- Plane pro Person und Sorte ein Probierglas ein und halte etwa 10 Prozent Ersatz bereit. Bei 20 Gästen und fünf Sorten brauchst du also mindestens 100 Gläser, besser 110.
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