Organiser une course de rallye sans rien oublier

Une course de rallye demande plus qu’un itinéraire et quelques énigmes. Il faut coordonner les inscriptions, les horaires de départ, les postes, le balisage, la sécurité et le matériel de réponse. Cette checklist de 69 tâches et 58 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix du parcours au briefing final. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent réglés trop tard, comme les autorisations, l’assurance, la météo et les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier les autorisations et les déclarations
Gérer l’assurance et la responsabilité
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Rédiger le règlement du rallye
2 personnes
Définir la répartition des points
2 personnes
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Élaborer le descriptif de l'itinéraire
2 personnes
Créer les cartes de rallye
2 personnes
Créer les formulaires de réponse
Attribuer les numéros des participants
Répartir les heures de départ
Organiser les bénévoles pour les postes
2 personnes
Rédiger les consignes des postes
Commander le catering
Commander les prix et médailles
Vérifier les prévisions météo
Envoyer le dernier briefing aux participants
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel de rallye
2 personnes
Trier les packs de parcours
2 personnes
Balisage du point de départ
3 personnes
Balisage du site d’arrivée
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l’arche de départ et la signalétique
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Distribuer le matériel postal par courrier
3 personnes
Instruire l’équipe de poste
2 personnes
Tester la technique et les talkies-walkies
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Inscrire les participants
3 personnes
Distribuer les packs du rallye
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Annoncer l'ordre de départ
2 personnes
Faire partir les équipes
3 personnes
Tenir les postes de rallye
8 personnes
Enregistrer les scores intermédiaires
2 personnes
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Enregistrer les équipes arrivant à l’arrivée
3 personnes
Récupérer les formulaires de réponse
2 personnes
Vérifier les scores
3 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix et les médailles
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux et les rubans du rallye
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Ranger les boissons restantes
2 personnes
Inventorier le matériel de rallye
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Archiver la liste de score numériquement
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 20
Tables de bièreqté 4
Poubellesqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Talkies-walkiesqté 10
Chargeurs mobilesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable

Matériel de rallye

Numéros de départqté 35
Cartes de rallyeqté 35
Formulaires de réponseqté 40
Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 20
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 60
Marqueursqté 12
Chronomètresqté 6
Calculatricesqté 3
Enveloppesqté 40
Bacs à documents en plastiqueqté 10
Supports de cartes de parcoursqté 35
Drapeaux de départqté 2
Mégaphonesqté 2
Table des prix
Trophées pour les gagnantsqté 3
Médaillesqté 12
Certificatsqté 40

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Extincteursqté 2
Couvertures de survieqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 8
Bouilloiresqté 2
Filtres à caféqté 100

Nettoyage

Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Balais à mainqté 2
Boîtes de conserveqté 2
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Repérez l’itinéraire à l’avance et prévoyez une solution pour chaque portion difficile à lire ou à sécuriser. Vérifiez notamment les croisements, les zones de stationnement et les emplacements des postes.
Attribuez les numéros et les heures de départ avant l’envoi du dernier briefing. Un départ échelonné réduit les files d’attente et permet aux bénévoles de savoir quelle équipe attendre.
Préparez les cartes, formulaires et enveloppes avec une marge d’au moins 10 % par rapport au nombre d’inscrits. Ajoutez quelques stylos, marqueurs et presse-papiers de secours à chaque poste.
Ne limitez pas le contrôle météo au jour précédent : regardez les prévisions plusieurs jours avant, puis faites une dernière vérification la veille. Décidez à l’avance qui informe les participants en cas de changement.
Réservez suffisamment tôt le catering, les prix, les tentes et le matériel de signalisation. Les éléments faciles à oublier sont souvent les rallonges, multiprises, chargeurs, poubelles et supports pour les cartes de parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de rallye ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour fixer le parcours, obtenir les autorisations, gérer les inscriptions et commander le matériel. Gardez les 7 derniers jours pour le briefing, la météo et les vérifications sur place.
Quand faut-il repérer le parcours d’une course de rallye ?: Faites un premier repérage au moins 4 semaines avant l’événement, puis un contrôle final 3 à 7 jours avant. Vérifiez à chaque fois la sécurité, le balisage, l’accessibilité et les éventuels changements sur la route.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de rallye ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévoyez au minimum une personne par poste et 2 à 3 personnes pour le départ et l’arrivée. Ajoutez une personne coordinatrice joignable pendant toute la durée du rallye.
Quand envoyer le dernier briefing aux participants ?: Envoyez-le 3 à 5 jours avant le départ. Indiquez l’heure attribuée, le lieu, les règles, les consignes de sécurité, les besoins à prévoir et un contact joignable le jour de la course.

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