Organiser une course de gravel, étape par étape

Une course de gravel se prépare d’abord sur le parcours, puis autour de la sécurité et de la logistique du jour J. Commence par fixer le format, la distance et le nombre de participants avant de demander les autorisations et de réserver le lieu de départ. Une reconnaissance complète permet ensuite de repérer les croisements, les zones techniques et les points de ravitaillement. Les dernières semaines servent surtout à fiabiliser les inscriptions, les bénévoles, le balisage et le chronométrage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Définir le parcours gravel
3 personnes
3
Demander les autorisations d’itinéraire
2 personnes
4
Réserver le lieu de départ
5
Gérer le suivi du temps
2 personnes
6
Vérifier l’assurance
7
Établir le règlement du concours
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Publier la carte du parcours
15
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
16
Concevoir les dossards
17
Effectuer la reconnaissance de l’itinéraire
3 personnes
18
Déterminer les points de circulation
2 personnes
19
Établir la liste de contacts médicaux
20
Vérifier les prévisions météo
21
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Trier les dossards
2 personnes
24
Préparer les flèches de direction
2 personnes
25
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Préparer le service traiteur
4 personnes
28
Préparer le briefing des bénévoles
29
Balisage du site
4 personnes
30
Monter les tentes
4 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
33
Installer les flèches de signalisation
4 personnes
34
Installer les panneaux d'avertissement
3 personnes
35
Tenir les postes de circulation
6 personnes
36
Installer le système de chronométrage
2 personnes
37
Raccorder la sonorisation
2 personnes
38
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
39
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
40
Installer les tables d'inscription
3 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Préparer les sandwichs et les fruits
3 personnes
43
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

44
Inscrire les participants
4 personnes
45
Distribuer les dossards
3 personnes
46
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
47
Accueillir les participants
3 personnes
48
Servir les boissons
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Faire le briefing de départ
2 personnes
52
Commencer l’encadrement
4 personnes
53
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
54
Enregistrer les temps de passage et de tour
2 personnes
55
Assurer l’assistance en cas de panne le long du parcours
2 personnes
56
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
57
Encadrer l’arrivée
4 personnes
58
Enregistrer les arrivants
2 personnes
59
Servir le repas
4 personnes
60
Vérifier les résultats
2 personnes
61
Assurer la remise des prix
3 personnes
62
Accueillir les derniers participants
3 personnes
63
Rassembler les objets perdus

Suivi

64
Récupérer les flèches de parcours
4 personnes
65
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
66
Clôturer le chronométrage
2 personnes
67
Collecter les déchets
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Démonter les tentes
4 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
73
Rendre le matériel loué
2 personnes
74
Faire le tour des déchets sur le parcours
3 personnes
75
Publier les résultats
76
Envoyer les photos des participants
77
Traiter les notes de frais
2 personnes
78
Annuler les autorisations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 6
Arche de départ
Barrières de sécuritéqté 20
Barrières de fouleqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Éléments de podiumqté 4
Caisses de rangementqté 12

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Panneaux d’orientationqté 30
Numéros de départqté 150
Porte-numérosqté 150
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Démonte-pneusqté 8
Chambres à airqté 20
Kits d’outils pour véloqté 4
Tapis de paddock pour vélosqté 4
Caisses de bidonsqté 8
Rubans de médailleqté 10
Médaillesqté 10
Coupes de prixqté 3

Équipement

Système de pointage
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 4
Talkies-walkiesqté 10
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Mégaphones manuelsqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
DAE
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 8
Couvertures de survieqté 15
Brancard
Extincteursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 100
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 100
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Pains de glaceqté 30

Décoration

Bannière de l'événementqté 2
Bannières fléchéesqté 6
Fond de scène

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Balais à mainqté 4

Courses

Courses

Conseils

Bloque le parcours au moins 8 à 12 semaines avant la course. Demande les autorisations d’itinéraire avant de publier les inscriptions, car une modification tardive entraîne souvent de nouveaux panneaux, des bénévoles supplémentaires et une communication à refaire.
Fais une reconnaissance à vélo sur l’intégralité du tracé 3 à 4 semaines avant l’épreuve, puis revérifie-le dans les 72 heures précédant le départ. Note chaque carrefour, passage privé, zone dangereuse et point où un signaleur ou une flèche sera nécessaire.
Prévois un responsable pour 10 à 15 bénévoles et donne à chacun un emplacement, une heure d’arrivée et un moyen de communication. Les talkies-walkies doivent être testés avant le briefing, surtout entre le départ, les points de circulation et l’arrivée.
Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant la course pour trier les dossards, vérifier les besoins alimentaires et établir les listes. Prépare aussi une version hors ligne des informations participants : carte du parcours, horaires, règlement et contacts médicaux.
Teste le système de chronométrage avec un départ fictif au moins 24 heures avant l’épreuve. Installe séparément la zone d’accueil, le retrait des dossards, le contrôle des vélos, le ravitaillement et le podium afin d’éviter les files qui se croisent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de gravel ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations d’itinéraire, de réserver le départ, de recruter les bénévoles et de communiquer le parcours sans devoir tout modifier dans les dernières semaines.
Quand faut-il faire la reconnaissance du parcours gravel ?: Fais une première reconnaissance 3 à 4 semaines avant la course, puis une seconde vérification dans les 72 heures avant le départ. Les conditions météo peuvent changer l’état des chemins et rendre un passage impraticable.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de gravel ?: Compte environ 1 bénévole pour 10 à 15 participants aux points de circulation et à l’accueil, puis ajoute une équipe dédiée au ravitaillement, au chronométrage et à l’assistance vélo. Le nombre exact dépend surtout du nombre de croisements et de la longueur du parcours.
Quand fermer les inscriptions à une course de gravel ?: Ferme-les 5 à 7 jours avant le départ si tu dois préparer les dossards, les listes et les besoins alimentaires. Garde une marge supplémentaire si les participants doivent recevoir un numéro personnalisé ou si le ravitaillement est commandé à l’avance.

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