Schotterrennen organisieren – von der Strecke bis zum Zieleinlauf

Bei einem Schotterrennen entscheidet nicht nur die Route über einen reibungslosen Tag. Du brauchst früh Klarheit über Wettkampfformat, Genehmigungen, Zeitmessung und die Aufgaben der Helfer. Plane zuerst Strecke und Startort, danach Anmeldung, Sicherheitsablauf und Ausstattung. Kurz vor dem Rennen kommen Streckenprüfung, Wettercheck, Startnummern und die Kontrolle von Fahrrädern und Werkzeug dazu.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
2
Gravelroute ausarbeiten
3 Personen
3
Routen-Genehmigungen beantragen
2 Personen
4
Startort reservieren
5
Zeiterfassung organisieren
2 Personen
6
Versicherung prüfen
7
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
8
Anmeldeformular veröffentlichen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Streckenkarte veröffentlichen
15
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
16
Startnummern entwerfen
17
Streckenbesichtigung durchführen
3 Personen
18
Verkehrspunkte festlegen
2 Personen
19
Medizinische Kontaktliste erstellen
20
Wettervorhersage prüfen
21
Route erneut prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Startnummern sortieren
2 Personen
24
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
25
Fahrräder und Werkzeug prüfen
2 Personen
26
Kühlboxen füllen
2 Personen
27
Catering vorbereiten
4 Personen
28
Briefing für Freiwillige vorbereiten
29
Gelände absperren
4 Personen
30
Zelte aufbauen
4 Personen
31
Tische aufstellen
3 Personen
32
Start- und Zielbogen aufstellen
4 Personen
33
Wegweiser aufstellen
4 Personen
34
Warnschilder aufstellen
3 Personen
35
Verkehrsposten besetzen
6 Personen
36
Zeiterfassung installieren
2 Personen
37
Musikanlage anschließen
2 Personen
38
Stromversorgung testen
2 Personen
39
Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen
2 Personen
40
Anmeldetische einrichten
3 Personen
41
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
42
Brötchen und Obst bereitstellen
3 Personen
43
Volunteer-Briefing geben
2 Personen

Event

44
Teilnehmer anmelden
4 Personen
45
Startnummern ausgeben
3 Personen
46
Fahrradkontrolle durchführen
2 Personen
47
Teilnehmende empfangen
3 Personen
48
Getränke servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
2 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Startbriefing geben
2 Personen
52
Start begleiten
4 Personen
53
Streckenposten besetzen
8 Personen
54
Runden- und Durchgangszeiten erfassen
2 Personen
55
Pannenhilfe entlang der Route leisten
2 Personen
56
Erste Hilfe leisten
2 Personen
57
Zum Ziel begleiten
4 Personen
58
Zieleinläufe erfassen
2 Personen
59
Mahlzeit servieren
4 Personen
60
Ergebnis prüfen
2 Personen
61
Preisverleihung durchführen
3 Personen
62
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
3 Personen
63
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

64
Routenpfeile abholen
4 Personen
65
Verkehrsschilder entfernen
3 Personen
66
Zeitmessung abschließen
2 Personen
67
Müll einsammeln
4 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Zelte abbauen
4 Personen
71
Gelände reinigen
4 Personen
72
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
73
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Streckenabfall kontrollieren
3 Personen
75
Ergebnisse veröffentlichen
76
Teilnehmerfotos versenden
77
Abrechnungen bearbeiten
2 Personen
78
Genehmigungen abmelden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 30
BiertischeAnz. 6
Startbogen
AbsperrgitterAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
BühnenelementeAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Sportmaterial

WegweiserAnz. 80
WegweiserAnz. 30
StartnummernAnz. 150
NummernhalterAnz. 150
AbsperrbandAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 30
Ersatz-FahrradpumpenAnz. 4
ReifenheberAnz. 8
SchläucheAnz. 20
FahrradreparatursetsAnz. 4
Fahrrad-PaddockmattenAnz. 4
TrinkkastenkistenAnz. 8
MedaillenbänderAnz. 10
MedaillenAnz. 10
PokalpreiseAnz. 3

Ausstattung

Zeitmesssystem
LaptopsAnz. 2
TabletsAnz. 4
FunkgeräteAnz. 10
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
LadestationenAnz. 2
HandmegafoneAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
AED
SicherheitswestenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 12
TaschenlampenAnz. 8
NotfalldeckenAnz. 15
Trage
FeuerlöscherAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 180
Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
BestecksetsAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
SchälchenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlelementeAnz. 30

Dekoration

EventbannerAnz. 2
PfeilbannerAnz. 6
Bühnenrückwand

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
HandfegerAnz. 4

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege das Wettkampfformat fest, bevor du die Anmeldung veröffentlichst. Teilnehmer müssen Distanz, Startmodus, Zeitwertung und wichtige Regeln kennen; Änderungen in der letzten Woche führen sonst zu Rückfragen und falschen Erwartungen.
Beantrage Routengenehmigungen frühzeitig und prüfe die Verkehrspunkte bei einer Streckenbesichtigung. Markiere Kreuzungen, Engstellen und Gefahrenstellen spätestens am Vortag mit Wegweisern, Absperrband oder Verkehrskegeln.
Plane die Zeitmessung mit Reserve. Teste Zeitmesssystem, Laptops oder Tablets mindestens 24 Stunden vorher und bestimme eine Person, die Ergebnisse unabhängig von der Moderation kontrolliert.
Teile Helfer nicht nur nach Einsatzort, sondern auch nach Uhrzeit ein. Für Start, Strecke, Verpflegung, Reparaturen und Ziel brauchst du klare Übergaben, damit Funkgeräte und medizinische Kontaktlisten nicht bei einer einzigen Person liegen.
Rechne bei der Materialkontrolle mit kleinen Defekten: Prüfe Fahrräder und Werkzeug, lege Ersatzpumpen, Reifenheber, Schläuche und Reparatursets bereit und kontrolliere die Route am Renntag noch einmal nach dem Wettercheck.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Schotterrennen organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Format, Strecke, Startort und Genehmigungen. Anmeldung, Helferplanung und Teilnehmerinformationen sollten danach mit mehreren Wochen Vorlauf folgen.
Was muss man für ein Schotterrennen anmelden?: Veröffentliche ein Anmeldeformular mit Kontaktdaten, Distanz, Notfallkontakt und Ernährungswünschen. Schließe die Anmeldung idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Rennen, damit Startnummern und Einteilung rechtzeitig vorbereitet werden können.
Wie viele Helfer braucht ein Schotterrennen?: Für ein kleines Rennen solltest du mindestens 1 Person für die Zeitmessung, 2 bis 4 Personen im Start- und Zielbereich sowie Helfer an jedem kritischen Verkehrspunkt einplanen. Bei längeren oder verzweigten Routen steigt der Bedarf entsprechend der Zahl der Kontrollstellen.
Was prüft man am Tag vor dem Schotterrennen?: Kontrolliere Route, Absperrungen, Wegweiser, Startnummern, Zeitmessung, Funkgeräte und Reparaturmaterial spätestens 24 Stunden vorher. Am Renntag selbst folgt zusätzlich ein Wettercheck und eine letzte Prüfung der Strecke.

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