Checklist pour organiser une course de gravel

Une course de gravel demande plus que la réservation d’un départ et l’envoi des dossards. Il faut verrouiller le parcours, les autorisations, le chronométrage et la sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à coordonner les bénévoles, préparer le balisage et transmettre des consignes claires aux participants. Cette checklist regroupe les 78 tâches et 71 équipements du plan, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Définir le parcours gravel
3 personnes
Demander les autorisations d’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Gérer le suivi du temps
2 personnes
Vérifier l’assurance
Établir le règlement du concours
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Publier la carte du parcours
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Concevoir les dossards
Effectuer la reconnaissance de l’itinéraire
3 personnes
Déterminer les points de circulation
2 personnes
Établir la liste de contacts médicaux
Vérifier les prévisions météo
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Balisage du site
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les flèches de signalisation
4 personnes
Installer les panneaux d'avertissement
3 personnes
Tenir les postes de circulation
6 personnes
Installer le système de chronométrage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les sandwichs et les fruits
3 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Commencer l’encadrement
4 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Enregistrer les temps de passage et de tour
2 personnes
Assurer l’assistance en cas de panne le long du parcours
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Encadrer l’arrivée
4 personnes
Enregistrer les arrivants
2 personnes
Servir le repas
4 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Accueillir les derniers participants
3 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Récupérer les flèches de parcours
4 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Clôturer le chronométrage
2 personnes
Collecter les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Faire le tour des déchets sur le parcours
3 personnes
Publier les résultats
Envoyer les photos des participants
Traiter les notes de frais
2 personnes
Annuler les autorisations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 6
Arche de départ
Barrières de sécuritéqté 20
Barrières de fouleqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Éléments de podiumqté 4
Caisses de rangementqté 12

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Panneaux d’orientationqté 30
Numéros de départqté 150
Porte-numérosqté 150
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Démonte-pneusqté 8
Chambres à airqté 20
Kits d’outils pour véloqté 4
Tapis de paddock pour vélosqté 4
Caisses de bidonsqté 8
Rubans de médailleqté 10
Médaillesqté 10
Coupes de prixqté 3

Équipement

Système de pointage
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 4
Talkies-walkiesqté 10
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Mégaphones manuelsqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
DAE
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 8
Couvertures de survieqté 15
Brancard
Extincteursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 100
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 100
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Pains de glaceqté 30

Décoration

Bannière de l'événementqté 2
Bannières fléchéesqté 6
Fond de scène

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Balais à mainqté 4

Courses

Courses

Conseils

Commence par le format, la distance et le parcours, puis demande les autorisations d’itinéraire avant de publier le formulaire d’inscription. Une modification tardive du tracé oblige souvent à refaire la carte, les informations participants et le balisage.
Planifie une reconnaissance complète du parcours avant la course, puis une seconde vérification dans les derniers jours. Contrôle notamment les croisements, les portions privées, les changements de revêtement et les endroits où une flèche ou un panneau peut être déplacé.
Prévois un responsable du chronométrage et un système de secours avant le jour J. Les ordinateurs portables, tablettes et talkies-walkies doivent être testés avec les zones où le réseau est faible, au moins 24 heures avant le départ.
Répartis les bénévoles par missions précises : départ, intersections, ravitaillement, arrivée, assistance vélo et suivi des participants. Envoie leurs horaires, leur point de rendez-vous et la liste des contacts médicaux au plus tard 3 jours avant la course.
Prépare le matériel de dépannage pour les crevaisons et les réglages rapides : pompes, démonte-pneus, chambres à air et kits d’outils. Installe aussi le balisage, les barrières et les cônes selon un plan écrit, puis vérifie chaque section avant l’ouverture du départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de gravel ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour définir le parcours, obtenir les autorisations, réserver le lieu de départ et ouvrir les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour la météo, la reconnaissance finale, le tri des dossards et la coordination des bénévoles.
Quand publier le parcours d’une course de gravel ?: Publie la carte après validation des autorisations et une première reconnaissance complète, idéalement 3 à 4 semaines avant la course. Vérifie encore l’itinéraire 48 à 72 heures avant le départ, car des travaux ou une fermeture peuvent imposer une modification.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de gravel ?: Le nombre dépend du parcours et des intersections, mais prévois au moins 1 bénévole par point de circulation à surveiller, plus une équipe distincte pour le départ, l’arrivée et l’assistance vélo. Confirme les affectations et les horaires au moins 3 jours à l’avance.
Que prévoir pour les crevaisons pendant une course de gravel ?: Prépare au minimum une pompe, des démonte-pneus, plusieurs chambres à air et un kit d’outils par poste d’assistance vélo. Place ces postes avant le départ et vérifie leur contenu le jour même, au moins 1 heure avant l’ouverture de la zone de départ.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.